В практике кадрового делопроизводства часто возникает ситуация, когда работник временно переведён на другую должность или в другое подразделение — например, на время отпуска основного сотрудника, при временной необходимости в кадрах или в связи с производственной необходимостью. Однако со временем такой перевод может стать постоянным. В этом случае обязательно необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку, иначе работодатель нарушает требования трудового законодательства РФ.
Почему временный перевод не фиксируется в трудовой книжке?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 72, ст. 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовую книжку вносятся только о постоянных переводах на другую работу. Временный перевод — это временная смена должности, структурного подразделения или места работы без изменения трудового договора. Он оформляется приказом, но в трудовую книжку не вносится.
Информация о временном переводе фиксируется исключительно в:
- личной карточке сотрудника (форма Т-2), раздел III — «Сведения о переводах»;
- приказе работодателя (форма № Т-5 или Т-5а);
- документах кадрового учёта (например, в журнале учёта приказов по личному составу).
Что происходит, когда временный перевод становится постоянным?
Если по истечении срока временного перевода работник продолжает выполнять обязанности на новой должности, а работодатель принимает решение закрепить его за этой позицией на постоянной основе, это уже не временный, а постоянный перевод. В такой ситуации:
- Работодатель обязан издать новый приказ о постоянном переводе на другую работу (с указанием основания, например, «в связи с признанием временного перевода постоянным»);
- На основании этого приказа в трудовую книжку вносится запись о постоянном переводе;
- Запись о временном переводе не удаляется и не упоминается, она осталась в личной карточке, а в трудовой книжке фиксируется только итоговый результат — постоянное назначение.
Важно! Нельзя вносить в трудовую книжку запись о временном переводе, даже если он стал постоянным.
Закон не допускает дублирования информации. В трудовой книжке должна быть только одна запись — о постоянном переводе. Указание на то, что перевод был сначала временным, — необязательно и даже не рекомендуется, поскольку это может привести к нарушению формы и содержания записи, предусмотренной законом.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись о постоянном переводе вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки по следующей схеме:
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (следующий по очереди после предыдущей) |
| 2 | Дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности — это дата, с которой работник начал выполнять обязанности на новом месте, даже если формально перевод был оформлен позже. Важно: не дата приказа о временном переводе, а дата, когда он фактически начал работать на новой должности! |
| 3 | Наименование структурного подразделения (например, «отдел маркетинга») и должность (например, «ведущий специалист по маркетингу») |
| 4 | Реквизиты приказа о постоянном переводе: номер и дата. Например: «Приказ № 45 от » |
Пример записи в трудовой книжке:
- 12
- Переведён на должность ведущего специалиста отдела маркетинга
- Приказ № 45 от
Важно: В графе 3 запись формулируется в соответствии с формулировкой приказа о постоянном переводе. Не нужно писать: «Временный перевод признан постоянным» — это не соответствует требованиям к формулировкам в трудовой книжке.
Что делать, если приказ о временном переводе уже был издан?
Даже если ранее был издан приказ о временном переводе (например, № 20 от ), в трудовую книжку вносится только запись на основании приказа о постоянном переводе (например, № 45 от ). Приказ о временном переводе остаётся в архиве кадрового дела, но не упоминается в трудовой книжке.
Это соответствует позиции Роструда и судебной практике: в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных изменениях условий труда, а временные — фиксируются во внутренних документах организации.
Чем грозит отсутствие записи?
Если работодатель не внесёт запись о постоянном переводе в трудовую книжку, это может повлечь:
- нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ, административная ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек);
- проблемы при оформлении пенсии — Пенсионный фонд может не принять период работы на новой должности, если он не подтверждён записью в трудовой книжке;
- споры с работником при увольнении — особенно если работник претендует на стаж на новой должности;
- отказ в выдаче трудовой книжки при увольнении — это нарушение ст. 84.1 ТК РФ.
Дополнительно: СЗВ-ТД
Помимо трудовой книжки, при постоянном переводе работодатель обязан в течение одного рабочего дня с даты издания приказа направить в Пенсионный фонд РФ сведения по форме СЗВ-ТД. В этой форме указывается дата и основание перевода, и здесь уже можно указать, что перевод стал постоянным, включив ссылку на приказ.
Переход от временного перевода к постоянному — это не просто продолжение работы на новой должности, а юридически значимое изменение условий трудового договора. Работодатель обязан:
- издать приказ о постоянном переводе;
- внести запись в трудовую книжку на основании этого приказа;
- не упоминать в трудовой книжке факт временного перевода;
- направить СЗВ-ТД в ПФР.
Соблюдение этих требований защищает как работника — от потери стажа и прав на пенсию, — так и работодателя — от штрафов и судебных споров. Помните: в трудовой книжке — только факты постоянного характера. Временные изменения — это внутренний документооборот, а не основание для записи в трудовой книжке.
Важно! Если вы работаете в организации, где ещё используются бумажные трудовые книжки — не забывайте о требованиях к оформлению записей. С 2021 года в России активно развивается электронная трудовая книжка, но правила внесения записей остаются теми же: только постоянные переводы — в трудовую книжку.