Вопрос: Как правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) при приёме на работу генерального директора, который будет работать по совместительству?

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ):

• Ст. 66 – трудовая книжка обязана вестись у всех работающих граждан.
• Ст. 66.1 – работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки: бумажную или электронную.
• Ст. 67 – в трудовой книжке вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда.
• Ст. 68 – запись делается в течение трех дней с момента соответствующего события.

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в базе данных СФР. При этом работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности в форму ЕФС‑1.

Особенности приёма генерального директора по совместительству

Генеральный директор (ГД) может быть одновременно учредителем, членом совета директоров и исполнителем обязанностей по совместительству. При этом:

1. Трудовой договор заключается в письменной форме, в котором указывается:
   • должность – «генеральный директор (по совместительству)»;
   • основные трудовые функции;
   • условия оплаты труда (оклад, премии, вознаграждения за совмещение);
   • режим рабочего времени (обычно неполный рабочий день или гибкий график);
   • срок действия договора (если он срочный) и порядок его продления.
2. Если у ГД уже есть собственная (бумажная) трудовая книжка, запись вносится в неё. Если же работник предпочёл электронный вариант – запись делается в ЭТК через портал Госуслуги или через сервис СФР.
3. Для совместительства важно указать, что должность «генеральный директор» является должностью по совместительству, а не основной.

Как выглядит запись в бумажной трудовой книжке

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (страница 2–3). Пример оформления:

 г. – принято на работу в ООО «Ромашка» в должности
 «генеральный директор (по совместительству)» с окладом 250 000 руб.
 (условия труда – неполный рабочий день, 20 часов в месяц).
 Трудовой договор № 12/2026 от г.
 

Элементы записи:

• Дата приёма – в формате ДД.MM.ГГГГ;
• Наименование организации – полное официальное название;
• Должность – с указанием «по совместительству»;
• Условия оплаты – оклад, премии, дополнительные выплаты;
• Режим работы – количество часов, график;
• Основание – номер и дата трудового договора.

Как выглядит запись в электронной трудовой книжке

ЭТК заполняется автоматически системой СФР на основании данных, предоставленных работодателем в форме ЕФС‑1. Для записи необходимо:

1. Внести сведения о приёме в регистрационную форму ЕФС‑1 (раздел «Трудовая деятельность»).
2. Указать должность с пометкой по совместительству (в поле «Должность» – «Генеральный директор (по совместительству)»).
3. Задать параметры оплаты и графика работы.
4. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица (директор по персоналу, главный бухгалтер).

После подтверждения запись появляется в личном кабинете работника в течение 24 часов.

Пошаговая инструкция для кадровика

Подготовительный этап

• Убедиться, что у кандидата есть действующая трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Подготовить трудовой договор, в котором чётко прописана форма совместительства.
• Согласовать с бухгалтерией порядок расчёта заработной платы (оклад + надбавки за совмещение).

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Заполнить запись в соответствии с образцом (см. пункт 3).
2. Подписать запись уполномоченным лицом (начальник отдела кадров) и поставить печать организации.
3. Вручить работнику первую страницу (ьный лист) с подписью и печатью.
4. Сделать копию записи для внутреннего архива.

Оформление электронной трудовой книжки

1. Войти в Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги.
2. Выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности» → «ЕФС‑1».
3. Заполнить поля:
   • Дата приёма;
   • Наименование организации;
   • Должность (с указанием «по совместительству»);
   • Условия оплаты и график;
   • Номер и дата трудового договора.
4. Подписать форму электронной подписью (ЭЦП) руководителя отдела кадров.
5. Отправить форму в СФР. После подтверждения система сформирует запись в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

Да. Работник может иметь обе формы, но запись должна быть сделана в обеих книжках одновременно, чтобы избежать разногласий.

Что делать, если у генерального директора уже есть запись о предыдущем месте работы в той же организации?

В случае смены статуса (например, из «директор» в «генеральный директор по совместительству») вносят новую запись о приёме с указанием новой должности и условий.

Нужна ли отдельная запись при изменении условий совместительства (например, увеличение часов)?

Да. Любое изменение условий труда (оклад, график, статус совместительства) фиксируется в разделе «Записи о изменении условий труда».

Кто отвечает за правильность записи?

За правильность записи отвечает лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек (начальник отдела кадров, главный бухгалтер). Его подпись и печать подтверждают достоверность данных.

Ошибки, которых следует избегать

• Не указывать «по совместительству» – запись будет считаться полной занятостью, что может привести к неверному расчёту налогов и страховых взносов.
• Опускать номер и дату трудового договора – без этих данных запись считается неполной.
• Записывать дату приёма позже установленного трёхдневного срока – может стать основанием для штрафа в рамках трудового контроля.
• Не ставить подпись и печать (в бумажной книжке) – запись считается недействительной.
• Не отправлять форму ЕФС‑1 в СФР (для ЭТК) – запись не появится в электронном реестре.

Пример полного пакета документов

Для приёма генерального директора по совместительству обычно собирается следующий пакет:

1. Трудовой договор (с указанием совместительства).
2. Приказ о приёме на работу (подписан руководителем организации).
3. Запись в трудовой книжке (бумажной) – оригинал + копия.
4. Электронная форма ЕФС‑1 (скриншот подтверждения отправки).
5. Согласие работника на обработку персональных данных.
6. Копия паспорта и ИНН (для заполнения реквизитов в договоре).

Запись в трудовой книжке при приёме генерального директора по совместительству – процесс, требующий точного соблюдения требований ТК РФ и нормативных актов о ведении электронных трудовых книжек. Правильное оформление гарантирует:

• Корректный расчёт налогов и страховых взносов;
• Отсутствие конфликтов с инспекцией по труду;
• Защиту прав работника и работодателя.

Следуйте пошаговой инструкции, проверяйте каждую запись на полноту и достоверность, и ваш кадровый процесс будет безупречным.

Дата публикации: