Современное трудовое законодательство Российской Федерации регулирует порядок оформления приема на работу, ведения трудовых книжек и учета сведений о трудовой деятельности сотрудников․ С 2021 года вступили в силу значительные изменения, связанные с цифровизацией кадрового учета, однако бумажные трудовые книжки по-прежнему остаются актуальными для определённых категорий работников․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления приема на работу, ведения трудовой книжки и передачи сведений в электронном виде․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В неё вносятся сведения о:
- принятии на работу;
- переводе на другую работу;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях;
- направлениях на обучение;
- иных существенных изменениях в трудовой деятельности․
Этот документ является основанием для назначения пенсии, подтверждения стажа и других социальных гарантий․ Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66), работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, заключивших трудовой договор․
Порядок оформления приема на работу с трудовой книжкой
Прием на работу с использованием бумажной трудовой книжки осуществляется в следующем порядке:
- Предоставление документа, работник представляет трудовую книжку (если есть) и паспорт․ Если трудовая книжка отсутствует, работодатель обязан выдать новую․
- Издание приказа о приеме на работу — приказ оформляется по унифицированной форме № Т-1 (или по форме организации)․ В приказе должны быть указаны:
- ФИО работника;
- должность;
- дата начала работы;
- основание (трудовой договор);
- подпись руководителя и работника․
- Внесение записи в трудовую книжку — в течение 5 рабочих дней с даты приема работодатель вносит запись о приеме на работу․ Запись должна содержать:
- дату приема;
- наименование организации;
- должность;
- основание (номер и дата приказа)․
- Ознакомление работника — работник подписывает запись в трудовой книжке, подтверждая ознакомление с содержанием․
- Передача документа — трудовая книжка возвращается работнику под расписку․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): с 2021 года
С 1 января 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ, вводящие понятие электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
Как оформить переход на ЭТК?
Работник имеет право выбрать:
- остаться с бумажной трудовой книжкой;
- перейти на электронную форму․
Для перехода на ЭТК работник должен подать заявление в письменной форме работодателю․ На основании заявления работодатель:
- вносит запись в бумажную трудовую книжку: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме»;
- передает сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД — ежемесячный отчет, содержащий информацию о приеме, переводе, увольнении․
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
Если при приеме на работу гражданин не имеет бумажной трудовой книжки (например, иностранный гражданин, впервые устраивающийся на работу в РФ), работодатель обязан:
- оформить новую бумажную трудовую книжку или
- начать вести электронную трудовую книжку, если работник подал заявление на переход на ЭТК․
В случае выбора ЭТК — бумажная книжка не выдается, все сведения передаются в ПФР через СЗВ-ТД․
Обязанности работодателя по ведению сведений о трудовой деятельности
Работодатель обязан:
- в течение 5 рабочих дней с даты приема/увольнения/перевода внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную);
- ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направлять в ПФР форму СЗВ-ТД, даже если не было изменений;
- хранить бумажные трудовые книжки в течение 75 лет после увольнения работника;
- обеспечить доступ к электронным данным работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- при увольнении выдать работнику бумажную трудовую книжку с последней записью или сформировать и передать электронный архив сведений․
Особенности для иностранных граждан и лиц без трудовой книжки
Для граждан стран СНГ и иностранных граждан, не имеющих трудовой книжки:
- работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве в РФ;
- если работник подает заявление на ЭТК — бумажная книжка не выдается, сведения сразу вносятся в электронную базу ПФР;
- в случае отсутствия документа, подтверждающего трудовой стаж, работодатель вносит сведения только на основании трудового договора и приказа․
Практические рекомендации для кадровых служб
- Создайте внутреннюю инструкцию по ведению трудовых книжек и СЗВ-ТД — это снизит риски ошибок и проверок․
- Обучите сотрудников кадровой службы работе с электронными системами ПФР и формами СЗВ-ТД․
- Ведите журнал учета трудовых книжек — фиксируйте выдачу, возврат, внесение записей․
- Не забывайте о сроках — пропуск 5-дневного срока внесения записи — нарушение, влекущее штрафы от Роструда․
- Проводите ежеквартальные аудиты — сверяйте бумажные книжки с данными в ПФР․
Частые ошибки и как их избежать
- Не вносят запись в трудовую книжку — штраф до 50 000 руб․ для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Отправляют СЗВ-ТД с опозданием — штраф до 20 000 руб․ за каждый непредоставленный отчет․
- Записи ведутся неразборчиво или без подписей — документ признается недействительным․
- Не учитывают выбор работника — если работник не подал заявление на ЭТК, бумажная книжка должна вестись․
Оформление приема на работу с ведением трудовой книжки, это не просто формальность, а важнейший элемент правового регулирования трудовых отношений․ С 2021 года Россия перешла на гибридную систему: бумажные трудовые книжки остаются для тех, кто не хочет переходить на цифровой формат, а электронные трудовые книжки становятся стандартом для новых сотрудников и тех, кто добровольно выбрал цифровизацию․
Работодатель обязан соблюдать как требования Трудового кодекса, так и нормы ПФР․ Правильное ведение трудовых книжек и своевременная передача данных в ПФР — залог легитимности кадрового учета, защиты прав работников и избежания штрафов со стороны контролирующих органов․
Важно помнить: трудовая книжка — это не просто бумага, а история профессиональной жизни человека․ Её ведение — это ответственность, а не формальность․
Для получения актуальных форм и образцов документов обращайтесь на официальный сайт Пенсионного фонда РФ или портал Госуслуги․