Оформление трудовой книжки — одна из важнейших функций отдела кадров и бухгалтерии․ Ошибки в записях могут привести к сложностям при подтверждении стажа работника или вызвать претензии со стороны контролирующих органов․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием на работу в соответствии с актуальными требованиями законодательства․

Когда необходимо вносить запись о при приеме на работу?

Согласно правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан внести запись о приеме на работу не каждого сотрудника, а только тех, кто соответствует определенным критериям:

• Срок работы: Запись вносится только в том случае, если работник проработал в организации свыше пяти дней․
• Тип занятости: Работа в данной организации должна быть для сотрудника основной․

Важный нюанс: Если специалист проработал в компании 5 дней или меньше и решил уволиться, трудовая книжка возвращается ему без каких-либо записей․ Если же запись была внесена до того, как сотрудник сообщил об уходе, работодатель обязан в общем порядке добавить запись о расторжении трудового договора․

Сроки внесения записи

Запись о приеме на работу должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу или соответствующего решения работодателя․

Пошаговая инструкция по заполнению граф

Трудовая книжка имеет строго определенную структуру․ При приеме на работу заполняются следующие графы раздела «Сведения о работе»:

1. Графа 1 (Порядковый номер): Проставляется очередной порядковый номер записи․
2. Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа о приеме на работу или дата начала работы (согласно приказу)․
3. Графа 3 (Сведения о приеме):
   • Сначала указывается полное наименование организации․
   • Затем формулируется запись о приеме: «Принят в [наименование подразделения] на должность [наименование должности]»․
   • Если работник принят в порядке перевода, это обязательно указывается в данной графе․
   • Если работа осуществляется вахтовым методом, данная особенность также фиксируется в графе 3․
4. Графа 4 (Документ-основание): Вносятся реквизиты документа, на основании которого сделана запись:
   • Наименование документа (например, «Приказ» или «Распоряжение»)․
   • Дата документа․
   • Номер документа․

Что делать, если приказ о приеме не издавался?

В современных условиях некоторые компании отказываются от издания отдельных приказов о приеме․ В таком случае, по мнению Минтруда, в графу 4 трудовой книжки могут быть внесены реквизиты трудового договора․

Общие требования и рекомендации

Чтобы избежать ошибок и необходимости исправлений, придерживайтесь следующих правил:

• Отсутствие сокращений: В записях трудовой книжки не допускается использование сокращений․ Все наименования должностей и подразделений пишутся полностью․
• Способ заполнения: Допускается использование штампов или машинной печати, что снижает риск опечаток и делает текст более читабельным․
• Электронные трудовые книжки (ЭТК): Важно помнить, что переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности не освобождает работодателя от ответственности за правильное ведение и хранение бумажного документа, если он остался у сотрудника․

Краткая памятка для кадровика: