В 2026 году процесс оформления трудовых отношений претерпел ряд изменений, однако бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важным документом для миллионов россиян. Работодатель обязан знать актуальные правила ведения этого документа, чтобы избежать штрафов и проблем с проверками. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием сотрудника, какие документы запросить и как вносить записи в соответствии с последними нормативными актами (включая Приказ Минтруда № 320н).

Статус бумажной и электронной трудовой книжки в 2026 году

На текущий момент (май 2026 года) в России действует двойная система учета стажа:
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат для тех, кто начал работать после 1 января 2021 года или написал заявление о переходе на ЭТК.
Бумажная трудовая книжка — сохраняется для работников, которые не отказались от ее ведения.

Важно помнить: Если сотрудник не подавал заявления об отказе от бумажной трудовой книжки и у него нет закрывающей записи о переходе на электронный формат, работодатель обязан принять бумажный документ, вести его по прежним правилам и хранить в организации.

Для работников, перешедших на ЭТК, вместо бумажной книжки запрашиваются формы СТД-Р (выданная предыдущим работодателем) или СТД-СФР (полученная через Социальный фонд России).

Какие документы запросить при приеме на работу

Перед внесением записей необходимо убедится в наличии полного пакета документов. Стандартный перечень включает:

• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС.
• Трудовая книжка (бумажная) ИЛИ справка СТД-Р/СТД-СФР (для тех, кто ведет только электронную версию).

> Обратите внимание: С 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются для сотрудников, трудоустраивающихся впервые. Для них ведется только электронный учет.

Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме на работу

Заполнение раздела «Сведения о работе» требует высокой точности. Все записи вносятся на основании приказа о приеме на работу.

Основные правила заполнения (согласно Приказу № 320н):

Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
Графа 3: Сведения о приеме. Здесь указывается:

• Наименование структурного подразделения (отдела), только если оно указано в трудовом договоре.
• Должность, специальность, профессия с указанием квалификации.
• Пример формулировки: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».

Графа 4: Реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (номер и дата).

> Важный нюанс: С 22 ноября 2021 года издание отдельного приказа о приеме на работу стало необязательным, если условия труда прописаны в трудовом договоре. Однако, если приказ издается, именно его реквизиты вносятся в графу 4. Если приказа нет, в графу 4 вносятся реквизиты трудового договора.

Особенности оформления в специфических ситуациях

Прием на декретную ставку (срочный трудовой договор)

Эксперты Роструда напоминают: при приеме сотрудника на время отсутствия основного работника (например, по уходу за ребенком) запись в трудовую книжку вносится обязательно.

• В графе 3 указывается, что работник принят на условиях срочного трудового договора.
• Можно указать причину: «Принят на должность бухгалтера на время исполнения обязанностей основного работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком».
• Основанием служит срочный трудовой договор.

Реорганизация компании

Если компания реорганизуется путем выделения нового юридического лица, порядок оформления зависит от типа реорганизации. Как правило, запись о переводе в новую организацию вносится в трудовую книжку, если трудовые отношения продолжаются без разрыва стажа. Необходимо внимательно следить за разъяснениями Онлайнинспекции по конкретному случаю реорганизации;

Передача данных в Социальный фонд России (СФР)

Независимо от того, ведет ли сотрудник бумажную трудовую или только электронную, работодатель обязан передавать сведения о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) в СФР.

• Данные передаются в электронном виде.
• Срок подачи отчетности строго регламентирован (обычно до 25 числа месяца, следующего за отчетным, или в специальные сроки при приеме/увольнении — необходимо сверяться с актуальным графиком сдачи отчетности в 2026 году).

Ответственность работодателя

Правильное ведение трудовых книжек — это не просто бюрократия, а защита интересов обеих сторон:

• Для работника это гарантия подтверждения стажа для пенсии и получения кредитов.
• Для работодателя отсутствие записей или ошибки в них могут привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ, а также к судебным искам о восстановлении стажа и компенсации морального вреда.

Чек-лист для кадровика при приеме сотрудника

Чтобы ничего не упустить, используйте следующий алгоритм:
Запросить паспорт, СНИЛС и документ о стаже (трудовая книжка или СТД-Р/СТД-СФР).
Проверить, не является ли соискатель впервые трудоустраивающимся (с 2021 года им бумажную не заводим).
Убедиться, что в бумажной трудовой нет записей о переходе на ЭТК.
Издать приказ о приеме (или опереться на трудовой договор).
Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется), соблюдая правила заполнения граф 1–4.
Передать сведения о приеме в СФР для обновления электронной трудовой книжки.
Выдать сотруднику копию записи (по его заявлению) или ознакомить с записью под роспись в личной карточке.

Соблюдение этих правил в 2026 году позволит вашей компании maintain безупречную кадровую дисциплину и избежать юридических рисков.