Оформление записи в трудовой книжке — одна из ключевых обязанностей кадровой службы и бухгалтерии. Несмотря на кажущуюся простоту, многие работники и даже специалисты допускают ошибки при выборе формы глагола: «принят» или «принята». Эта тонкость имеет не только грамматическое, но и юридическое значение. Неправильное написание может привести к отказу в оформлении пенсии, трудоустройстве в другой организации или проверке со стороны Роструда.
Правило: род глагола зависит от пола сотрудника
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому Постановлением Правительства РФ от № 225, все записи в трудовой книжке должны быть сделаны точно в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя и с соблюдением норм русского языка.
Главное правило: если работник — мужчина, пишется «принят»; если женщина, «принята». То же касается и других глаголов в прошедшем времени: «назначен» / «назначена», «уволен» / «уволена».
- Пример для мужчины: «Принят на должность инженера-технолога»
- Пример для женщины: «Принята на должность инженера-технолога»
Это требование не является формальностью. Роструд в своих разъяснениях (например, письмо от № 1922-6-1) подчеркивает, что записи должны быть грамматически корректными, чтобы избежать недоразумений при проверке документов.
Как правильно оформить запись о приеме на работу?
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Согласно стандарту, она должна содержать следующие элементы:
- Графа 1 — порядковый номер записи (начиная с 1).
- Графа 2, дата приема на работу (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — содержание записи: «Принят (принята) на работу в [наименование структурного подразделения] на должность [название должности]».
- Графа 4, основание для записи: «Приказ (распоряжение) № [номер] от [дата]».
Примеры корректных записей
Пример 1: Мужчина, должность — бухгалтер
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в бухгалтерию на должность бухгалтера по заработной плате
Графа 4: Приказ № 45-к от
Пример 2: Женщина, должность — менеджер по продажам
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принята на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам
Графа 4: Приказ № 67-к от
Пример 3: Работник принят по профессии (не по должности)
Если работник принимается на работу по профессии, указанной в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (ЕТКС), то в записи указывается именно профессия, а не должность:
Графа 3: Принята на работу в цех №3 по профессии токаря-расточника 5-го разряда
Особые случаи
Перевод из другой организации
Если работник переводится из другой компании, в графе 3 указывается:
«Принят (принята) на работу в порядке перевода из [наименование прежней организации]»
При этом указывается новая должность и подразделение, а не прежняя.
Изменение наименования должности или подразделения
Если в организации произошло переименование должности или структурного подразделения, необходимо внести дополнительную запись о смене наименования. Например:
Графа 1: 2
Графа 2:
Графа 3: Наименование должности изменено с «ведущего специалиста» на «старшего специалиста»
Графа 4: Приказ № 112-к от
Это важно для сохранения исторической точности и соответствия другим кадровым документам.
Работники на удалёнке
Дистанционные сотрудники также имеют право на внесение записи в трудовую книжку. Для этого они должны предоставить её работодателю. Запись оформляется по тем же правилам, с указанием наименования должности и подразделения. В графе 4 указывается приказ о приёме на работу, даже если трудовой договор заключён в электронной форме.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Использование мужского рода для женщины — «принят» вместо «принята». Это грубая ошибка, которая может быть расценена как нарушение трудового законодательства.
- Ошибка 2: Копирование текста приказа без адаптации. Например, в приказе написано: «Назначить Иванову И.И. на должность менеджера», а в трудовой книжке: «Назначен на должность менеджера». Нужно менять форму глагола на женский род!
- Ошибка 3: Не указывается подразделение, если оно предусмотрено трудовым договором. Если в договоре указано «отдел маркетинга», то и в трудовой книжке это должно быть отражено.
- Ошибка 4: Пропуск номера и даты приказа в графе 4. Без этого запись считается неполной и может быть признана недействительной.
Запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Это официальный юридический документ, подтверждающий трудовую деятельность человека на протяжении всей жизни. Неправильное написание слова «принят» или «принята» может привести к:
- отказу в назначении пенсии;
- проблемам при трудоустройстве;
- штрафам со стороны Государственной инспекции труда;
- спорам с работником и даже судебным разбирательствам.
Важно помнить: в трудовой книжке не пишут «принят» для женщин и «принята» для мужчин — это нарушение норм русского языка и требований законодательства. Каждая запись должна быть грамматически точной, юридически корректной и соответствовать приказу работодателя.
Рекомендуем всем кадровым работникам и бухгалтерам регулярно проходить обучение по ведению трудовых книжек и использовать образцы, утверждённые Рострудом. Лучше перепроверить запись дважды, чем потом исправлять ошибку через суд или дополнительную запись с заверением нотариуса.
Помните: в трудовой книжке каждое слово имеет значение — и «принят» или «принята» — это не просто глагол, а часть истории жизни человека.