Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Правильное ведение этого документа является строгой обязанностью работодателя. Ошибки‚ помарки и неточности в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить прием на работу в трудовой книжке в соответствии с актуальными требованиями законодательства.

Нормативная база

Прежде чем приступить к заполнению‚ кадровому специалисту необходимо знать‚ какими документами регулируется этот процесс. На сегодняшний день основным нормативным актом является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он пришел на смену старым правилам и Инструкции‚ утвержденной Постановлением Минтруда от № 69.

Также частично продолжают действовать Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225 (с учетом всех изменений и дополнений‚ включая Постановление Правительства РФ от № 132).

Оформление ьного листа (при первичном трудоустройстве)

Если работник устраивается на работу впервые‚ работодателю необходимо заполнить ьный лист трудовой книжки. От правильности внесения данных на первую страницу зависит действительность всего документа.

Основные правила заполнения ьного листа:

• Фамилия‚ имя и отчество работника указываются полностью‚ без сокращений‚ на основании паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность.
• Дата рождения записывается арабскими цифрами: число и год — цифрами‚ а месяц — прописью (например: 14 мая 1998 года).
• Образование‚ профессия и специальность указываются на основании документов об образовании (аттестат‚ диплом).

Подписи и печать на ьном листе

Особое внимание следует уделить заверению ьного листа. Согласно актуальным правилам:

1. После указания даты заполнения трудовой книжки‚ работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений.
2. Первую страницу (ьный лист) трудовой книжки подписывает также лицо‚ ответственное за выдачу трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров или руководитель);
3. После подписей ставится печать организации (или печать кадровой службы)‚ если организация имеет печать (при наличии печати)‚ в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Заполнение сведений о приеме на работу (раздел «Сведения о работе»)

При приеме на работу записи вносятся в графы раздела «Сведения о работе» (с 1 по 4). В виде заголовка (без номера и даты) в графе 3 указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.

Пошаговое заполнение граф:

• Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в разделе).
• Графа 2 (Дата) — указывается дата приема на работу арабскими цифрами (например: 15 05 2026).
• Графа 3 (Сведения о приеме), вносится сама запись. Указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности‚ профессии с указанием квалификации‚ разряда‚ категории]». Если работник принимается по совместительству‚ это обязательно нужно указать (например: «Принят на работу по совместительству на должность…»).
• Графа 4 (Основание) — указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ по которому работник принят на работу.

Важно: после внесения записи о приеме на работу расписываться и ставить печать под этой записью не нужно. Подпись работника и печать организации ставятся только при увольнении работника (прекращении трудового договора) в знак ознакомления со всеми записями‚ внесенными в его трудовую книжку.

Особенности оформления при переводе

Если прием на работу осуществляется в связи с переводом работника на постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)‚ существуют свои особенности заполнения. В графе 3 обязательно указывается‚ что работник принят в порядке перевода‚ а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ (распоряжение) нового работодателя.

Внешнее совместительство

Заполнение трудовой книжки информацией о внешнем совместительстве имеет свои нюансы. По общему правилу‚ записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы. Для этого работник должен предоставить справку или копию приказа от работодателя по совместительству.

В графе 3 в этом случае будет указано: «Принят на работу по совместительству в [наименование организации] на должность [наименование должности]»‚ а в графе 4 — «Копия приказа (справки) от [дата] № [номер]».

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например‚ «Сведения о работе»)‚ оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку между ее последним листом и правой обложкой. На ьном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Вкладыш нумеруется продолжением нумерации трудовой книжки.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. В соответствии с Приказом Минтруда № 320н‚ в организации должны вестись специальные книги учета:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Обе книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Это обеспечивает строгий контроль за движением как чистых бланков‚ так и заполненных документов сотрудников.

Сотрудник‚ назначенный ответственным за ведение этих важных документов‚ обязан знать‚ как правильно заполнить трудовую книжку. Неукоснительное соблюдение Приказа Минтруда № 320н и Правил ведения трудовых книжек позволит избежать штрафных санкций со стороны трудовой инспекции и обеспечит работникам беспроблемное подтверждение их трудового стажа в будущем.