Несмотря на повсеместный переход на электронный документооборот и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажные трудовые книжки продолжают существовать и использоваться. В 2026 году работодатели по-прежнему сталкиваются с ситуациями‚ когда новый сотрудник приносит с собой традиционный бумажный документ. В этой статье мы разберем пошагово‚ как правильно оформить прием такого сотрудника‚ чтобы избежать штрафов и ошибок в кадровом учете.

Основные правила работы с бумажной трудовой книжкой

Важно понимать главный принцип современного кадрового учета: даже если сотрудник выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки‚ работодатель в любом случае ведет данные в электронном виде (через подачу отчетов в СФР). Бумажная книжка в данном случае становится дополнительным документом‚ который хранится в организации.

Если сотрудник при приеме на работу предоставляет бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан:

• Принять документ на хранение.
• Внести в него запись о приеме на работу.
• Вести ее в соответствии с установленными правилами (Приказ Минтруда № 320н).
• Обеспечить ее сохранность в личном деле сотрудника.

Пошаговый алгоритм действий при приеме

Шаг 1: Проверка документов

При приеме на работу запросите у кандидата стандартный пакет документов:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• Бумажную трудовую книжку (если она есть).

Шаг 2: Внесение записи о приеме

В бумажную трудовую книжку вносится запись о приеме на работу. Обратите внимание на следующие нюансы:

• Сроки: Запись должна быть внесена своевременно. Существует мнение‚ что запись вносится после того‚ как сотрудник отработал определенный срок (например‚ 5 дней)‚ однако общая рекомендация — оформлять документы в день выхода на работу или в первые рабочие дни.
• Правила заполнения: Используйте актуальные бланки и соблюдайте требования Приказа Минтруда № 320н по оформлению записей.

Шаг 3: Подача сведений в СФР (ЕФС-1)

Параллельно с записью в бумажную книжку‚ работодатель обязан актуализировать данные в Социальном фонде России (СФР). Сведения о приеме сотрудника передаются через отчет ЕФС-1. Именно эти данные формируют электронную версию стажа работника‚ которую он может получить в виде справки СТД-СФР.

Особые ситуации

Если сотрудник хочет перейти на ЭТК при приеме

Если работник приносит бумажную книжку‚ но в процессе оформления решает перейти на электронный формат‚ порядок действий будет следующим:

1. Сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК.
2. Работодатель вносит в бумажную книжку запись о приеме на работу.
3. Следом вносится запись о том‚ что работник перешел на электронный формат ведения трудовой книжки.
4. Бумажная книжка возвращается сотруднику на руки.

Если трудовая книжка утрачена

Если сотрудник потерял документ‚ оформление «с нуля» возможно только в виде дубликата. У работодателя есть два варианта:

• Использовать старые чистые бланки (приобретенные до 2024 года).
• Оформить дубликат на бланке нового образца.

Резюме для кадровика (чек-лист)

Чтобы прием сотрудника с бумажной трудовой книжкой прошел без ошибок‚ проверьте себя по этому списку:

Помните: С 2025-2026 годов электронный учет является базовым для всех. Бумажная книжка, это право работника на сохранение традиционного документа‚ но она не освобождает компанию от обязанности подавать электронную отчетность.