С 2024 года в России активно внедряется система электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Приём нового сотрудника, который уже имеет ЭТК, требует от работодателя особого подхода к оформлению документов․ В статье подробно рассмотрим, какие бумаги обязаны собрать кадровики, какие формы заполняются в электронных реестрах и какие нюансы следует учитывать, чтобы процесс трудоустройства прошёл без ошибок․

Правовая база, регулирующая ЭТК

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‑71) – определяет порядок ведения трудовой книжки, в т․ч․ её электронного варианта․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Положения об электронных трудовых книжках»․
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует согласие работника на обработку его данных в электронных реестрах․
• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» – определяет порядок подачи сведений в СФР (Система Фондового Регистратора)․

Эти нормативные акты определяют, какие документы необходимо собрать и какие электронные формы заполнять․

Обязательные документы при приёме на работу (общий список)

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
3. ИНН (при наличии)․
4. Военный билет (для мужчин, подлежащих воинскому учёту)․
5. Документ об образовании (диплом, сертификат и т․п․)․
6. Медицинская справка (форма 086/у) – если характер работы требует медосмотра․
7. Трудовой договор (с подписью сторон)․
8. Приказ о приёме на работу (оформляется работодателем)․
9. Заявление работника о выборе формы трудовой книжки (бумажная/электронная)․
10. Согласие работника на обработку персональных данных․

Специфические документы, связанные с электронной трудовой книжкой

Если кандидат уже имеет ЭТК, в набор обязательных бумаг добавляются следующие позиции:

• Справка из СФР (Система Фондового Регистратора) – подтверждает наличие и актуальное состояние ЭТК․ Запрашивается через портал Госуслуги или через личный кабинет работодателя в СФР․
• Форма СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности – Работник) или СТД‑СФР – официальные формы, в которые вносятся данные о приёме, переводе, увольнении и т․д․ Заполняются в электронном виде и передаются в СФР․
• Электронная подпись (ЭП) руководителя и/или уполномоченного лица – требуется для подписания приказа и формы СТД‑Р в системе․
• Запрос в СФР о закрывающей записи – проверка, что в ЭТК нет открытой записи о предыдущем месте работы (закрывающая запись)․

Пошаговый алгоритм оформления приёма на работу с ЭТК

Шаг 1․ Сбор базовых документов

Получите у кандидата паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет, диплом, медицинскую справку и заявление о выборе формы трудовой книжки․

Шаг 2․ Проверка состояния ЭТК

1. Попросите сотрудника предоставить выписку из СФР (можно получить через Госуслуги или Личный кабинет работодателя)․
2. Убедитесь, что в ЭТК нет открытой записи о предыдущем месте работы․ При наличии открытой записи необходимо потребовать её закрытия у прежнего работодателя․

Шаг 3․ Оформление приказа и трудового договора

• Составьте приказ о приёме на работу (включите ФИО, должность, дату начала работы, подразделение)․
• Подпишите приказ электронной подписью руководителя․
• Подготовьте трудовой договор и подпишите его обеими сторонами (можно в электронном виде через сервисы ДМС)․

Шаг 4․ Заполнение и передача формы СТД‑Р

1. Войдите в Личный кабинет работодателя в СФР․
2. Создайте запись «Приём на работу» в форме СТД‑Р, указав:
   • ФИО работника;
   • СНИЛС;
   • Дата и номер приказа;
   • Должность и подразделение;
   • Основание (трудовой договор)․
3. Подпишите форму электронной подписью и отправьте в СФР․

Шаг 5․ Регистрация в ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис)

Согласно пункту 1․1 формы ЕФС‑1, сведения о приёме на работу необходимо передать в Фонд социального страхования не позднее следующего рабочего дня после даты приказа․

Шаг 6․ Формирование личного дела сотрудника

В личное дело включите:

• Копию паспорта и СНИЛС;
• Копию диплома;
• Медицинскую справку (если требуется);
• Трудовой договор и приказ о приёме;
• Согласие на обработку персональных данных;
• Справку из СФР о состоянии ЭТК․

Дополнительные документы (по желанию работодателя)

• Соглашение о конфиденциальности․
• Договор о неразглашении коммерческой тайны․
• Согласие на использование биометрических данных (если предусмотрено внутренними регламентами)․
• Справка о наличии судимости (только для отдельных категорий должностей)․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, а ЭТК не открыта?

В этом случае работодатель оформляет запись о приёме в ЭТК сразу после подписания приказа․ Система автоматически создаёт электронную запись, и работнику не требуется предъявлять бумажный документ;

Вопрос 2: Можно ли отказать в приёме из‑за отсутствия ЭТК?

Отказать нельзя, если у работника есть право на трудовую книжку (бумажную или электронную)․ При отсутствии ЭТК работодатель обязан оформить её в течение 5 рабочих дней после приёма․

Вопрос 3: Как быстро появляется запись в ЭТК после подачи формы СТД‑Р?

Система СФР обрабатывает запрос в течение 24 часов․ После подтверждения запись становится доступной в личном кабинете работника на портале Госуслуги․

Практические рекомендации от экспертов

• Софья Повзикова советует заранее проверять статус ЭТК в СФР, чтобы избежать задержек при приёме․
• Екатерина Агаева рекомендует использовать универсальный шаблон приказа, в который уже включены поля для указания номера и даты приказа, что упрощает автоматическую генерацию формы СТД‑Р․
• Храните электронные копии всех документов в системе управления персоналом (HR‑IS) – это ускорит проверку при последующих переводах и увольнениях․

Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта трудового стажа, но требует от работодателя соблюдения новых процедур: запрос справки из СФР, заполнение формы СТД‑Р, подпись электронных документов․ Соблюдая перечисленные шаги и используя готовые шаблоны приказов, вы сможете быстро и без ошибок оформить приём нового сотрудника, который уже работает с ЭТК․

Помните: правильное оформление документов – залог корректного расчёта страховых взносов, выплаты пособий и избежания штрафов со стороны инспекций Трудовой инспекции․

Дата публикации: