С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс был введён для упрощения учёта трудового стажа, снижения рисков потери документов и повышения прозрачности данных о трудовой деятельности граждан. Сегодня, в 2026 году, электронная трудовая книжка — это не просто альтернатива, а полноценный и часто предпочтительный формат ведения трудового стажа. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить на работу сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, даты приёма и увольнения, переводы, награды и другие важные данные. Информация о трудовой деятельности ведётся работодателем и передаётся в Пенсионный фонд России (ПФР) в формате отчёта ЕФС-1.
Все данные хранятся в защищённой базе ПФР и доступны работнику через:
- Личный кабинет на сайте ПФР: es.pfrf.ru
- Портал Госуслуги
- Мобильное приложение «ПФР»
Работник может в любой момент заказать выписку о своей трудовой деятельности — это и есть электронная трудовая книжка.
Какие документы нужны при приёме на работу сотрудника с ЭТК?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при приёме на работу работник обязан предоставить следующие документы:
- Паспорт, для идентификации личности.
- СНИЛС — для привязки данных к индивидуальному лицевому счёту в ПФР.
- Документ, подтверждающий наличие электронной трудовой книжки, это:
- СТД-Р — справка о трудовой деятельности, выданная предыдущим работодателем (если работник переходил с бумажной книжки на ЭТК);
- СТД-СФР — выписка из Пенсионного фонда, полученная через Личный кабинет на сайте ПФР или в офисе ПФР.
Важно! Если работник никогда не имел бумажной трудовой книжки (например, он устраивается на первую работу), то ему не нужно ничего предоставлять, кроме паспорта и СНИЛС, работодатель сам заводит ему электронную трудовую книжку.
Как оформить приём на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?
Шаг 1: Определите, есть ли у работника бумажная трудовая книжка
Перед оформлением уточните у соискателя:
- Перешёл ли он на электронную трудовую книжку?
- Есть ли у него бумажная трудовая книжка?
Если работник имеет бумажную трудовую книжку и решил перейти на ЭТК:
- Внесите запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку (как это делалось раньше).
- Затем внесите ту же запись в электронную трудовую книжку через систему ЕФС-1.
- Выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки — она остаётся у него как архивный документ.
Если у работника только электронная трудовая книжка (бумажной не было никогда или он её сдал в ПФР):
- Не вносите запись в бумажную книжку — её нет.
- Сразу оформляйте приём на работу через систему ЕФС-1.
- Заполните приказ о приёме на работу (форма № Т-1).
- Зарегистрируйте факт приёма в учётной системе компании.
Шаг 2: Заполните приказ о приёме на работу
Приказ о приёме на работу оформляется по форме № Т-1 (или по внутренней форме компании). В нём должны быть указаны:
- ФИО работника
- Должность
- Дата начала работы
- Основание: договор (статья 57 ТК РФ)
- Реквизиты документа, подтверждающего право на работу (паспорт, СНИЛС)
Приказ подписывается руководителем и работником. Копия выдаётся работнику, оригинал хранится в делах организации.
Шаг 3: Подайте информацию в ПФР (форма ЕФС-1)
Каждый работодатель обязан:
- Назначить ответственного сотрудника за ведение ЭТК и сдачу отчётов.
- В течение одного рабочего дня после приёма на работу подать в ПФР сведения о приёме в форме ЕФС-1.
Отчёт ЕФС-1 передаётся через:
- Электронный документооборот (ЭДО) с использованием ЭЦП;
- Специализированные программы (например, Контур.Экстерн, 1С, СБИС и др.);
- Личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
В отчёте указываются:
- ФИО работника
- СНИЛС
- Дата приёма
- Наименование организации
- Должность
- Реквизиты приказа
Шаг 4: Ознакомьте работника с внутренними документами
После оформления приёма работнику необходимо:
- Ознакомить с локальными нормативными актами (ПТР, ПВТР, должностной инструкцией и т.д.).
- Подписать акт ознакомления.
Это обязательное требование по ТК РФ (статья 68).
Что делать, если работник не знает, есть ли у него ЭТК?
Если сотрудник не уверен, есть ли у него электронная трудовая книжка, рекомендуем:
- Предложить ему зайти на сайт ПФР: es.pfrf.ru
- Войти в Личный кабинет (через Госуслуги или учётную запись ПФР).
- Выбрать услугу: «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Если выписка доступна — значит, ЭТК уже оформлена.
- Если выписка не доступна — значит, у него пока только бумажная трудовая книжка (или её нет).
Если бумажной книжки нет, и выписка не доступна — это означает, что работник устраивается на первую работу. В этом случае работодатель обязан создать ему электронную трудовую книжку;
Как работать с работниками, которые отказались от ЭТК?
С 2020 года каждый работник имеет право:
- Оставить бумажную трудовую книжку;
- Перейти на электронную трудовую книжку;
- Оставить бумажную книжку и одновременно иметь ЭТК.
Если работник отказался от ЭТК, то:
- Вы оформляете ему бумажную трудовую книжку;
- Вносите в неё все записи (приём, увольнение, перевод и т.д.) в соответствии с Приказом Минтруда № 320н;
- Не подаёте сведения о нём в ПФР в форме ЕФС-1 (если только он не изменит решение).
Важно: отказ от ЭТК оформляется письменно — работник подаёт заявление в произвольной форме. Без заявления работодатель обязан вести ЭТК.
Ответственность работодателя
Работодатель несёт ответственность за:
- Своевременную подачу данных в ПФР (в течение 1 рабочего дня после приёма/увольнения);
- Точность и полноту информации в форме ЕФС-1;
- Хранение бумажных трудовых книжек (если они есть);
- Соблюдение сроков и правил заполнения записей.
Нарушения могут повлечь штрафы по статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридических лиц.
Частые вопросы
Можно ли иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?
Да, можно. Если работник ранее имел бумажную книжку и подал заявление на переход на ЭТК, то бумажная книжка остаётся у него как архив. Все новые записи ведутся только в электронном виде.
Что делать, если работник потерял СТД-Р или СТД-СФР?
Работник может заказать новую выписку через Личный кабинет ПФР или обратиться в любой офис Пенсионного фонда. Срок выдачи, до 5 рабочих дней.
Нужно ли печатать электронную трудовую книжку?
Нет. ЭТК — это цифровой документ. Распечатка не имеет юридической силы. Однако работнику можно выдать распечатанную выписку из ПФР — она будет служить подтверждением трудового стажа, но не заменяет саму ЭТК.
Как узнать, что запись о приёме прошла в ПФР?
Работник может проверить это в своём Личном кабинете на сайте ПФР через 1–3 рабочих дня после подачи отчёта ЕФС-1. Работодатель может проверить статус отчёта в системе ЭДО или в личном кабинете работодателя.
Оформление на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой — это простой и прозрачный процесс, если соблюдать установленные правила. Главное — не путать бумажные и электронные процедуры. Если работник предоставил СТД-СФР или СТД-Р — значит, у него есть ЭТК, и все новые записи нужно вносить только в цифровой формат. Если бумажная книжка есть — вносите запись туда и в ЭТК. Если её нет — заводите ЭТК сразу.
Электронная трудовая книжка, это не просто модный тренд, а шаг к цифровой трансформации кадрового учёта. Правильно оформленная ЭТК защищает и работника, и работодателя — от ошибок, потерь и споров о стаже.
Помните: Ваша задача — не просто оформить сотрудника, а обеспечить ему точную, полную и доступную историю трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка, ваш надёжный помощник в этом.