Оформление продолжения трудовой книжки – важный процесс, который регулируется статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) и последующими нормативными актами. В статье мы подробно разберём, когда и почему требуется продолжать вести трудовую книжку, какие документы необходимо подготовить, как правильно оформить заявление работника и какие особенности существуют при переходе на электронный формат.

Содержание

1. Правовая база
2. Когда требуется продолжение трудовой книжки
3. Необходимые документы
4. Пошаговая процедура оформления
5. Образцы заявлений и уведомлений
6. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие продолжение ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ – статья 66 (ведение трудовой книжки) и статья 66.1 (выбор формы ведения – бумажная или электронная).
• Приказ Минтруда России от № 426н «Об утверждении Положения о формировании и хранении сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Постановление Правительства РФ от № 2092 «Об организации электронных трудовых книжек».
• Методические рекомендации Фонда социального страхования (ФСС) по оформлению заявлений о продолжении ведения трудовой книжки.

Когда требуется продолжение трудовой книжки

• Работник переходит к новому работодателю, а прежний работодатель согласен вести её дальше.
• Работник желает сохранить единую бумажную трудовую книжку, а не получать новую.
• Работник отказывается от перехода на электронный формат и просит оформить продолжение в бумажном виде.
• Работодатель получает от работника письменное согласие на продолжение ведения (ст. 66.1 ТК РФ).

Если работник не подаёт заявление, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 дней со дня начала трудовых отношений.

Необходимые документы

Для оформления продолжения трудовой книжки обеим сторонам (работнику и работодателю) понадобится следующий пакет документов:

Пошаговая процедура оформления

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник заполняет заявление в свободной форме или по образцу (см. раздел Образцы заявлений). В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные.
• Текущий адрес проживания.
• Наименование текущего (предыдущего) работодателя.
• Точная формулировка согласия на продолжение ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
• Дата и подпись.

Шаг 2. Подача заявления работодателю

Работник передаёт заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю) в течение первых пяти рабочих дней с начала трудовых отношений.

Шаг 3. Проверка документов работодателем

Отдел кадров проверяет наличие у работника:

1. Трудовой книжки (если она уже есть).
2. Копии паспорта.
3. Отсутствие ограничений (например, отсутствие записей о закрытии книжки).

Шаг 4. Внесение записи о продолжении

Если работник уже имеет трудовую книжку, в ней делается запись:

Запись делается в свободном месте (обычно в конце последней записи) чернильной ручкой, без исправлений.

Шаг 5. Уведомление о выборе формата (бумажный/электронный)

Если работник выбирает электронный формат, он подаёт отдельное заявление о передаче сведений в электронную трудовую книжку (ЭТК). В случае отказа – сохраняется бумажный вариант.

Шаг 6. Хранение и контроль

Работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки в надёжном месте и предоставлять её работнику по требованию. При переходе на электронный формат сведения передаются в ПФР в течение 5 дней.

Образцы заявлений и уведомлений

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки (бумажный вариант)

Заявление
 
 Я, ФИО, дата рождения ДД.ММ.ГГГГ, паспорт: серия XX № XXXXXX, выдан кем и когда,
 
 прошу наименование работодателя продолжить ведение моей трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.
 
 Согласен(на) сохранять бумажный вариант трудовой книжки и отказываюсь от перехода на электронный формат.
 

Образец уведомления работодателя о согласии (или отказе) от электронного формата

Уведомление
 
 Я, ФИО, информирую наименование работодателя о своём выборе формы ведения трудовой книжки:
 
 ☐ Продолжить ведение бумажной трудовой книжки (отказ от ЭТК);
 ☐ Перейти на электронный формат (ЭТК) – согласие.
 

Образец записи в трудовой книжке о продолжении

Работодатель: ООО «Ромашка».

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). При этом работник имеет право:

• Согласиться на ведение ЭТК – в этом случае его данные автоматически передаются в ПФР, а бумажная книжка может быть выдана лишь в виде справки.
• Отказаться от ЭТК – в этом случае работодатель обязан вести традиционную бумажную книжку и оформить её продолжение.

Для отказа от ЭТК необходимо подать письменное заявление (см. образец в пункте 5.2). После получения заявления работодатель фиксирует отказ в системе «Электронный личный кабинет работодателя» и сохраняет бумажный документ;

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли подавать заявление о продолжении, если я уже подписал трудовой договор?

Да. По статье 66 ТК РФ работодатель может вести только одну трудовую книжку. Если работник желает, чтобы его прежняя книжка продолжалась, он обязан оформить письменное заявление в течение 5 дней с начала работы.

Что делать, если прежний работодатель уже закрыл мою трудовую книжку?

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовые книжки?

Да. Работник может иметь обе формы: бумажную (по своему желанию) и электронную (по требованию работодателя). В этом случае в ЭТК отражаются все записи, а в бумажной – только те, которые работник запросит.

Как проверить, что у меня действительно оформлена электронная трудовая книжка?

Работник может зайти в личный кабинет ПФР (https://lk.pfrf.gov.ru) и посмотреть раздел «Трудовая книжка». Если сведения о трудовой деятельности присутствуют, значит ЭТК оформлена.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение процедуры?

За нарушение требований к ведению трудовой книжки работодателю может быть наложен штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, несоблюдение сроков передачи сведений в ПФР может привести к административной ответственности.

Оформление продолжения трудовой книжки – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение заявления, своевременная передача документов и корректная запись в самой книжке позволяют избежать штрафов и сохраняют непрерывность трудовой истории работника. При выборе между бумажным и электронным форматом важно помнить о праве работника на отказ от ЭТК и необходимости официально зафиксировать этот отказ.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в юридический отдел вашей организации.