В процессе ведения трудовой документации часто возникает ситуация, когда в трудовой книжке отсутствует запись о переводе, награждении, увольнении или иной важной детали․ Правильное оформление такой записи регулируется ТК РФ и инструкциями Минтруда․ Ниже изложены пошаговые рекомендации, основанные на практике КонсультантПлюс и типовых образцах․

Общие принципы внесения пропущенной записи

Для корректного пополнения трудовой книжки следует учитывать следующие положения:

• Запись вносится после последней имеющейся записи в книжке, но с указанием фактической даты события․
• В графе 3 – Сведения о работе указываются дата и основание (приказ, распоряжение, договор и т․п․)․
• Порядковый номер новой записи принимается следующим после номера предыдущей записи․
• Все изменения оформляются в соответствии с Инструкцией по ведению трудовой книжки, утвержденной постановлением Минтруда России от ․

Как определить порядковый номер

Порядковый номер присваивается автоматически:

1. Найдите номер последней (самый правый) записи в книжке․
2. К нему прибавьте 1 – это будет номер новой записи․
3. Запишите номер в первой колонке (поле «№»)․

Указание даты внесения

Во второй колонке (поле «Дата внесения») указывается фактическая дата, когда была принята запись к учету (например, дата приказа о переводе)․ Дата может отличаться от даты фактического начала работы в новой должности․

Пошаговая инструкция по добавлению пропущенной записи

Ниже описаны типичные случаи, когда требуется внести пропущенную запись․

Пропущенная запись о переводе на другую должность

1. Подготовьте основной документ․ Это приказ (распоряжение) работодателя о переводе, в котором указана новая должность, тарифный разряд и дата перевода․
2. Определите фактическую дату перевода․ Она обычно указана в пункте «С даты» приказа․
3. Запишите новую строку в книжке․
   • В первой колонке – новый порядковый номер․
   • Во второй колонке – дата внесения (можно поставить дату приказа)․
   • В третьей колонке – «Сведения о работе»․ В графе 3 указывается: «Перевод с дата начала работы в новой должности»․
   • В графе 4 – «Основание» указывается номер и дата приказа․
4. Проверьте соответствие․ Текст записи должен полностью совпадать с данными приказа․

Пропущенная запись о награждении (повышении квалификации, звания)

1. Соберите документ, подтверждающий награду (приказ, сертификат)․
2. Определите дату, когда награда была предоставлена․
3. В книжку вносите запись по тем же правилам, что и при переводе, но в графе 3 указываете «Награжден звание/разряд»․
4. В графе 4 указываете номер приказа и дату его подписания․

Пропущенная запись о увольнении (если уже произведён, но не оформлена)

Если в книжке уже есть запись об увольнении, но пропущена запись о переходе в новую организацию (или о реорганизации), действует следующая схема:

• Создайте новый блок после записи об увольнении․
• Укажите наименование организации‑работодателя․
• Укажите новый порядковый номер (следующий после номера увольнения)․
• Заполните поля даты, основания и сведений о работе аналогично пунктам 2․1‑2․2․

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный порядковый номер․ Номер должен идти последовательно без пропусков․
• Указание неверной даты․ Дата должна соответствовать дате события, а не дате внесения записи․
• Отсутствие ссылки на основной документ․ Каждая запись обязана иметь реквизит приказа/распоряжения․
• Неоднозначное оформление графа «Сведения о работе»․ Текст должен быть лаконичным и точно отражать суть события․

Пример заполнения пропущенной записи

№ 125 – порядковый номер
Дата внесения: 
Сведения о работе: Перевод с г․ на должность «Старший менеджер по продажам»
Основание: Приказ № 156-р от г․

В этом примере номер 125 получен как следующий после последней записи (№ 124)․ Дата внесения указана как дата приказа, а в графе «Сведения о работе» указано, с какой даты началось новое место работы․

Что делать, если запись уже внесена, но с ошибкой?

Если в книжке уже есть запись, но она содержит несоответствия (например, указана неверная дата), то:

1. Внесите поправку, оформив её как дополнительную запись с новым порядковым номером․
2. Укажите в графе «Примечание», что данная запись исправляет ошибку предыдущего ввода․
3. Сохраните копию исправляющего документа (приказа об уточнении) в личном деле сотрудника․

Полезные ссылки и источники

• КонсультантПлюс: Как вести трудовую книжку в бумажном виде (2026)
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 64, 70 – порядок оформления трудовой книжки․
• Письмо Минтруда России от № 15‑1‑1‑15 «Об утверждении Инструкции по ведению трудовой книжки»;

Соблюдая указанные правила, вы сможете без проблем добавить пропущенную запись в трудовую книжку, сохранив её юридическую корректность и избежав возможных вопросов при проверке трудовой инспекции․