Независимо от размера организации, правильное оформление гарантирует законность трудовых отношений, защиту прав работника и избежание штрафов со стороны государственных органов.
В этой статье мы разберём, куда обращаться, какие документы нужны и как пройти все этапы без ошибок.
Что такое оформление работника?
Оформление – это юридический процесс, включающий:
- регистрацию в Фондах социального страхования (ФСС) и обязательного медицинского страхования (ОМС);
- подачу сведений в Пенсионный фонд России (ПФР) и в налоговые органы;
- ведение кадрового учёта (табель учёта рабочего времени, Т‑2 и др.);
- соблюдение требований Трудового кодекса РФ (ст. 68 «Оформление приема на работу»).
Нарушения могут привести к штрафам, налоговым проверкам и даже к разрыву трудовых отношений без надлежащего оформления.
Куда обращаться?
Ниже перечислены основные органы и сервисы, к которым нужно обращаться при приёме сотрудника.
- Фонд социального страхования (ФСС) – регистрация в ФСС обязательна для всех работодателей.
Сведения подаются в ФСС по форме СЗВ‑ТД (Сведения о занятости и трудовых отношениях).
С 28 апреля 2020 года для зарегистрированных лиц с индивидуальным лицевым счётом в системе ИУТ необходимо подавать сведения по форме СЗВ‑ТД в ПФР. - Пенсионный фонд России (ПФР) – обязательная регистрация в ПФР и подача сведений о занятости.
ПФР предоставляет электронный сервис ПФР Онлайн, где можно оформить СЗВ‑ТД и получить электронную справку. - Обязательное медицинское страхование (ОМС) – работодатели обязаны регистрировать сотрудников в ОМС.
Сведения о приёме отправляются в Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) через портал ФОМС Онлайн. - Налоговые органы – приёма сотрудника необходимо задекларировать в налоговой службе.
Для ИП и ООО это делается через «Портал налогоплательщика» (https://www.nalog.ru).
В 2026 году налоговые органы активно используют электронные формы, включая Платформу для работодателей. - Госуслуги – один из самых удобных способов получения справок и документов.
Через портал Госуслуги можно получить выписку из Единичного табеля учета рабочего времени (ЭТК), справку СТД‑Р и другие документы. - Платформа для работодателей (ПФР) – это единый портал, где можно вести учёт, подавать отчёты и получать электронные справки.
Он интегрирован с ФСС, ПФР, ОМС и налоговыми органами.
Пошаговый алгоритм оформления
Ниже – подробный пошаговый план, который поможет избежать ошибок.
- Подготовка документов
- Трудовой договор (письменный, не позднее трёх рабочих дней после начала работы, статья 68 ТК РФ);
- Копия паспорта и ИНН сотрудника;
- Справка о состоянии здоровья (если требуется);
- Справка о квалификации (если требуется для конкретной должности);
- Согласие на обработку персональных данных.
- Регистрация в ФСС
- Заполнение и подача формы СЗВ‑ТД в ФСС через портал ФСС Онлайн (https://www.fss.ru);
- Получение подтверждения о регистрации.
- Регистрация в ПФР
- Подача сведений по форме СЗВ‑ТД в ПФР через портал ПФР Онлайн (https://www.pfr.ru);
- Получение электронного сертификата о приёме на работу.
- Регистрация в ОМС
- Подача сведений в ФОМС через портал ФОМС Онлайн (https://www.foms.ru);
- Получение справки о приёме в ОМС.
- Уведомление налоговых органов
- Подача сведений о приёме сотрудника через «Портал налогоплательщика» (https://www.nalog.ru);
- Подготовка и сдача отчётов о начислении и уплате налогов.
- Ведение кадрового учёта
- Заполнение личной карточки сотрудника (форма Т‑2, не обязательна, но рекомендуется);
- Ведение табеля учёта рабочего времени (ЭТК);
- Проверка и хранение всех документов в электронном виде.
- Получение справок и подтверждений
- Получение справки СТД‑Р через портал Госуслуги;
- Получение выписки из ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР.
Ключевые документы и формы
- Трудовой договор – обязательный документ, который должен быть подписан обеими сторонами.
- Форма СЗВ‑ТД – сведения о занятости и трудовых отношениях, подаются в ФСС и ПФР.
- Форма Т‑2 – личная карточка сотрудника (не обязательна, но рекомендуется).
- Справка СТД‑Р – справка о трудовой деятельности, необходима для некоторых проверок.
- ЭТК (Единичный табель учета рабочего времени) – обязательный документ для всех сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
- Какие сроки подачи формы СЗВ‑ТД?
- Согласно статье 68 ТК РФ, сведения о приёме сотрудника должны быть поданы в ФСС и ПФР в течение 10 календарных дней с момента начала работы.
- Можно ли оформить сотрудника без письменного договора?
- Да, но это считается недействительным. Трудовой договор должен быть заключён в письменной форме, иначе трудовые отношения считаются неформальными.
- Что делать, если сотрудник не имеет ИНН?
- Нужно оформить ИНН в налоговой службе. Для ИП это можно сделать через портал налогоплательщика.
- Какие штрафы предусмотрены за неоформление сотрудника?
- Штрафы могут достигать 100 000 ₽ за нарушение трудового законодательства, а также дополнительные налоги и пеня.
Правильное оформление сотрудника – это не просто бумажная работа, а фундамент законных трудовых отношений.
Соблюдение всех требований ТК РФ, своевременная регистрация в ФСС, ПФР, ОМС и налоговых органах, а также ведение надлежащего кадрового учёта позволяют избежать штрафов, защитить права работников и обеспечить стабильность бизнеса.
Если вы только начинаете приём сотрудников, рекомендуем воспользоваться электронными сервисами: Госуслуги, ФСС Онлайн, ПФР Онлайн и ФОМС Онлайн.
Эти порталы объединяют все необходимые формы и позволяют быстро и без ошибок оформить нового сотрудника.
Удачного оформления и успешной работы!