Вопрос актуален для многих работодателей, особенно в период перехода к электронным трудовым книжкам (ЭТК). С 1 января 2026 года в России завершился переходный период, и теперь большинство записей о стаже делается в электронном виде. Однако в ряде случаев требуется нанять сотрудника, у которого нет традиционной бумажной трудовой книжки или даже ЭТК. В этой статье мы разберём, какие правовые инструменты позволяют оформить такого работника, какие документы нужны и на что обратить внимание, чтобы избежать штрафов и конфликтов.

Почему может отсутствовать трудовая книжка?

• Сотрудник только что вышел на рынок труда и ещё не оформлялся.
• Работник переехал из другого региона/страны, где трудовая книжка не используеться.
• Трудовая книжка была утеряна, но запись о стаже уже внесена в ЭТК.
• Работник ранее работал по гражданско‑правовым договорам (ГПД, договор подряда) и не оформлялся в качестве работника.

Законодательная база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Федеральному закону «Об электронных трудовых книжках» (№ 262-ФЗ), запись о трудовом стаже обязана вестись в трудовую книжку (бумажную или электронную). Однако ТК РФ допускает трудоустройство без наличия у работника трудовой книжки, если:

1. Работник не имеет книжки, но согласен оформить её в дальнейшем (работодатель обязан оформить книжку в течение 5 дней с момента начала работы).
2. Трудовые отношения оформляются по договору подряда, договору оказания услуг или гражданско‑правовому договору, которые не требуют ведения трудовой книжки.
3. Работник привлекается к работе в рамках временного (сезонного) трудоустройства с обязательным оформлением в ЭТК.

Основные способы оформления без трудовой книжки

Оформление в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если у сотрудника нет бумажной книжки, но у него есть персональный кабинет в системе «Госуслуги», можно оформить запись в ЭТК. Порядок действий:

1. Получить согласие работника на ведение ЭТК (подписать Согласие на обработку персональных данных).
2. Внести сведения о трудовом договоре в Единый государственный реестр записей о трудовой деятельности (ЕГРЗТД) через электронный сервис работодателя.
3. Сгенерировать электронный документ «Запись в ЭТК» и отправить работнику для подтверждения.
4. После подтверждения запись появится в личном кабинете работника.

Договор подряда (гражданско‑правовой договор)

Подходит, если работа имеет проектный характер и не требует постоянного присутствия работника. При таком договоре:

• Не требуется вести трудовую книжку.
• Работодатель обязан уплачивать налоги (НДФЛ, страховые взносы) в зависимости от выбранного режима (само‑налогообложение подрядчика или уплата работодателем).
• Срок действия договора ограничен выполнением конкретного задания.

Договор оказания услуг

Аналогично договору подряда, но чаще используется при привлечении физических лиц‑предпринимателей (ИП) или юридических лиц. Оформление:

1. Составить договор, указав предмет услуг, сроки, стоимость и порядок оплаты.
2. Получить от исполнителя реквизиты (ИНН, ОГРН, банковские реквизиты).
3. Выплатить вознаграждение и оформить акт выполненных работ.

Временное (сезонное) трудоустройство без книжки

Для работ, продолжительность которых не превышает 6 месяцев, можно оформить временный трудовой договор и сразу вести запись в ЭТК. Если у работника нет ЭТК, работодателю необходимо:

• Выдать бумажную трудовую книжку в течение 5 дней с начала работы.
• Внести запись в ЭТК после её получения.

Стажировка / практическая подготовка

Стажёрам часто не требуется трудовая книжка, если стажировка проходит в рамках учебного процесса. Оформление производится через договор о прохождении практики и приказ о приёме на практику. При этом:

• Стажёр не считается работником, а значит запись в книжку не делается.
• Оплата (если предусмотрена) оформляется как стипендия, а не как заработная плата.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

1. Уточнить статус кандидата: есть ли у него бумажная книжка, ЭТК, или ни того, ни другого.
2. Определить форму трудовых отношений (трудовой договор, договор подряда, договор оказания услуг, стажировка).
3. Подготовить необходимые документы:
   • Трудовой договор (если нужен).
   • Согласие на обработку персональных данных.
   • Приказ о приёме на работу.
   • Акт приёма‑сдачи (для подряда).
4. Оформить запись в ЭТК (если выбран электронный вариант) через портал работодателя.
5. При необходимости выдать бумажную трудовую книжку в течение 5 дней.
6. Внести сведения в бухгалтерию для расчёта налогов и страховых взносов.
7. Контролировать соблюдение сроков (например, срок подачи отчётов в ПФР – 1‑й день месяца после начисления).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли платить сотруднику, у которого нет трудовой книжки, без оформления договора?

Нет. Любая выплата, которая считается заработной платой, требует оформления трудовых отношений (трудовой договор, приказ о приёме) и уплаты налогов. Без договора это считается нарушением ТК РФ и может привести к штрафам.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Работодатель обязан оформить новую книжку в течение 5 дней с момента начала работы и внести запись о предыдущих местах работы, если работник предоставит справки из ПФР.

Нужно ли платить страховые взносы при договоре подряда?

Да, если подрядчик является физическим лицом‑непредпринимателем. В этом случае работодатель уплачивает страховые взносы за него (пенсионный, медицинский, социальный). Если подрядчик – ИП, то он сам отвечает за уплату налогов.

Можно ли оформить сотрудника на удалённую работу без трудовой книжки?

Да, но необходимо оформить трудовой договор (или договор подряда) и вести запись в ЭТК. Удалённый формат не освобождает от обязательного оформления.

Как быстро оформить ЭТК?

Через портал Госуслуги процесс занимает от 1 до 3 рабочих дней, если все данные предоставлены корректно. При ошибках срок может увеличиться.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсрочка выдачи трудовой книжки более чем на 5 дней – штраф для работодателя.
• Неправильный выбор формы договора (например, договор подряда вместо трудового договора для постоянного сотрудника) – может быть признан фиктивным.
• Отсутствие согласия работника на обработку персональных данных – нарушение ФЗ-152.
• Неуплата страховых взносов в случае гражданско‑правовых договоров с физическими лицами.
• Отсутствие актов выполненных работ при договоре подряда – затрудняет доказательство факта выполнения обязательств.

Оформление сотрудника без трудовой книжки возможно и законно, если правильно подобрать форму договора и соблюсти все процедурные требования. С 2026 года основной акцент делается на электронные трудовые книжки, поэтому рекомендуется сразу использовать ЭТК – это упрощает учёт, ускоряет процесс и снижает риск штрафов. При выборе гражданско‑правовых договоров важно помнить о налоговых обязательствах и правильно оформить все сопроводительные документы.

Помните: любой сотрудник, получающий заработную плату, должен быть официально оформлен – будь то традиционная трудовая книжка, её электронный аналог или гражданско‑правовой договор. Тщательное соблюдение законодательства защитит ваш бизнес от проверок и финансовых потерь.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.