Работа по совместительству, в т.ч. на должности генерального директора, — распространённая практика. Однако её правильное документальное оформление, особенно внесение записи в трудовую книжку, вызывает много вопросов. В этой статье подробно разберём, как должен выглядеть корректный документ, какие нюансы нужно учесть и какие ошибки допускать нельзя.

Ключевые принципы и нормативная база

Основным документом, подтверждающим факт и длительность работы, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). При совместительстве действуют особые правила:

• Запись вносится только по заявлению работника. Без письменного заявления от самого генерального директора-совместителя основное место работы не имеет права делать такую запись.
• Вносит запись исключительно основной работодатель. То есть организация, где гражданин работает на основной должности (или, если основной работы нет, та, где он работает по совместительству дольше). Организация, где он совмещает должность гендиректора, не вносит запись в его трудовую книжку.
• Указание на характер работы. В записи обязательно должно быть прямо указано, что трудовые функции исполняются по совместительству.
• Закон не ограничивает количество совмещаемых должностей. Генеральный директор может работать по совместительству в нескольких организациях, но каждая такая работа должна быть оформлена отдельным трудовым договором и приказом.

Виды совместительства: что важно знать

Для правильного оформления нужно понимать разницу:

1. Внутреннее совместительство, работа в той же организации, но на другой должности (например, гендиректор одной компании совмещает должность гендиректора в дочернем предприятии). Запись вносится на основании распоряжения (приказа) основного работодателя.
2. Внешнее совместительство, работа в другой, самостоятельной организации. Запись вносится на основании трудового договора и приказа от этой другой организации, но вносит её основной работодатель по заявлению сотрудника и копии документов от места совмещения.

Пошаговая инструкция по оформлению

Алгоритм действий для основного работодателя (той организации, где ведётся трудовая книжка):

Шаг 1: Получение заявления от работника

Генеральный директор-совместитель должен подать на имя работодателя письменное заявление о внесении в трудовую книжку записи о работе по совместительству. К заявлению прилагаются копии документов с места совмещения: трудовой договор и приказ о приёме на работу (или об увольнении).

Шаг 2: Издание приказа основным работодателем

На основании заявления и предоставленных документов руководитель (или уполномоченное лицо) основной организации издает внутренний приказ (распоряжение) о внесении соответствующей записи в трудовую книжку конкретного сотрудника.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Ключевой момент. Запись делается в графу 2 (наименование организации) и в графу 3 (дата приема и увольнения, а также запись о совместительстве).

Образцы записей (на 2026 год)

Прием на работу по совместительству (внешнее совместительство)

Пример: Генеральный директор Иванов И.И. работает в ООО «Альфа» как генеральный директор (основное место), и по совместительству принят в ООО «Бета» на ту же должность.

Образец записи:

ООО «Бета»
Принят на работу по совместительству
с на должность генерального директора
Приказ от № 45-к

Важно: В графе 2 указывается именно наименование организации, где происходит совмещение (ООО «Бета»), а не основное место работы.

Увольнение с работы по совместительству

Образец записи:

ООО «Бета»
Уволен с работы по совместительству
с (в связи с уходом с должности)
Приказ от № 78-к

Запись при переходе с совместительства на основную работу

Ситуация: Гендиректор устроился на основную работу в новую компанию, а совмещение в старой компании прекратилось.

Образец записи в старую трудовую книжку (от основного прежнего работодателя):

ООО «Альфа»
С по осуществлял трудовую функцию в качестве совместителя на должности генерального директора.
Уволен с работы по совместительству с (в связи с переходом на основную работу).
Приказ от № 120-к

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не указано слово «по совместительству».
  Последствие: Запись может быть истолкована как основная работа, что повлечет проблемы с учётом стажа и возможными претензиями от налоговых органов.
  Решение: Всегда включать эту формулировку в графу 3.
• Ошибка: Указание в графе 2 основного места работы вместо организации, где происходит совмещение.
  Последствие: Дублирование записей, путаница в стаже.
  Решение: В графе 2 ставится точное наименование юридического лица, где гендиректор работает по совместительству на момент приема/увольнения.
• Ошибка: Внесение записи без заявления работника.
  Последствие: Запись может быть признана недействительной;
  Решение: Обязательно иметь на руках подписанное заявление от гендиректора-совместителя.
• Ошибка: Несвоевременное внесение записи (например, через год после приема).
  Последствие: Нарушение сроков, возможны штрафы для работодателя.
  Решение: Вносить запись сразу после получения необходимых документов, но не позднее дня издания приказа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведётся электронная трудовая книжка. Процедура аналогична, но запись вносится в электронный документ через СЗВ-ТД. Формулировки в ЭТК должны быть такими же чёткими и содержать указание на совместительство. Основное место работы обязано предоставить работнику доступ к его ЭТК для ознакомления с внесённой записью.

Запись о работе генерального директора по совместительству в трудовую книжку — это строго регламентированная процедура. Её корректность зависит от трёх факторов: наличия заявления от сотрудника, точности формулировок (обязательно «по совместительству») и правильного указания наименования организации в графе 2. Соблюдение этих правил защищает и работника (в части подтверждения стажа), и работодателя от рисков при проверках и спорах. При малейших сомнениях рекомендуется обратиться к кадровому специалисту или юристу, используя приведённые в статье образцы как основу.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций необходимо изучать актуальные редакции Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, а также консультироваться со специалистами.