С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году большая часть работников (около 24 млн человек) уже переведена на новую систему учета трудового стажа. Этот процесс требует от работодателей и сотрудников соблюдения определенных процедур, одной из которых является оформление расписки в получении бумажной трудовой книжки.
Почему важно оформлять расписку?
Переход на электронные трудовые книжки не отменяет обязательств работодателя по хранению бумажных экземпляров до момента их передачи в государственный архив. Расписка подтверждает:
- Факт передачи бумажной трудовой книжки работнику;
- Ответственность сторон за сохранность документа;
- Соблюдение законодательства при переходе на электронный формат;
- Возможность подтверждения передачи документа в спорных ситуациях.
Кто должен оформлять расписку?
Расписка оформляется в следующих случаях:
- При увольнении сотрудника и выдаче ему бумажной трудовой книжки;
- При переходе на электронную трудовую книжку (если сотрудник продолжает работать);
- При замене бумажной книжки на электронную по инициативе работодателя;
- При восстановлении утерянной трудовой книжки в бумажном формате.
Как правильно оформить расписку?
Форма расписки
Расписка оформляется в произвольной форме, но должна содержать обязательные реквизиты:
РАСПИСКА
г. ___________________________
«___» ________________ 20__ г.
Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт серии _____ № ___________, выдан ________________________________________________________________,
зарегистрированный(ая) по адресу: ______________________________________________________,
работающий(ая) в ООО «Название компании» в должности _______________________________,
получил(а) от работодателя мою трудовую книжку за период работы с _______________ по _______________ года.
Трудовая книжка находится в надлежащем состоянии, без повреждений и исправлений.
Подпись ________________________ / _______________________
Расшифровка подписи ___________________________________
Обязательные элементы расписки
- Дата и место составления (город, число, месяц, год);
- Персональные данные работника (ФИО полностью, паспортные данные, адрес регистрации);
- Наименование организации (полное и сокращенное);
- Должность и период работы сотрудника;
- Факт получения трудовой книжки с указанием ее состояния;
- Подпись работника с расшифровкой;
- Подпись представителя работодателя (если оформляется в двух экземплярах);
Количество экземпляров
Рекомендуется оформлять два экземпляра расписки:
- Один остается у работодателя;
- Второй передается сотруднику.
Оба экземпляра должны быть идентичны и подписаны обеими сторонами.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать расписку?
В случае отказа работника от подписания расписки, работодатель должен:
- Оформить акт об отказе в произвольной форме;
- Указать в акте причину отказа;
- Подписать акт с указанием должности и ФИО представителя работодателя;
- Направить копию акта сотруднику заказным письмом с уведомлением.
Нюансы при переходе на электронную трудовую книжку
С 2020 года электронная трудовая книжка хранится в Социалфонде и содержит:
- Персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Информацию о трудовом стаже;
- Сведения о наградах и поощрениях;
- Данные о переводах и повышениях;
- Информацию об увольнении.
При переходе на электронный формат:
- Работодатель вносит данные в систему;
- Сотрудник получает доступ к своей электронной книжке через портал Госуслуг;
- Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до передачи в архив;
- При увольнении сотрудник получает бумажную книжку с отметкой об увольнении.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
- Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
- При повторном нарушении штрафы увеличиваются.
Уголовная ответственность (ст. 140 УК РФ)
В случае умышленного уничтожения, подлога или сокрытия трудовой книжки возможно привлечение к уголовной ответственности.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли не оформлять расписку при переходе на электронную трудовую книжку?
Нет. Даже если сотрудник продолжает работать, при переходе на электронный формат необходимо оформить расписку о получении бумажной трудовой книжки.
Сколько времени хранится бумажная трудовая книжка у работодателя?
Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до передачи в государственный архив. Срок хранения — 75 лет.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утери необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением о восстановлении;
- Работодатель должен выдать дубликат на основании имеющихся данных;
- При отсутствии данных — восстановить стаж через суд или Пенсионный фонд.
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Да, при увольнении сотрудник получает бумажную трудовую книжку с отметкой об увольнении.
Автор статьи: Специалист по трудовому праву
Дата публикации: 22 мая 2026 года