В процессе увольнения работодатель обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ, в частности пункт 84.1, который предписывает известить бывшего сотрудника о необходимости явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте. Если работник не получил документ в день увольнения, работодатель может отправить её по почте, однако для этого требуется письменное согласие сотрудника.
Почему нужен письменный документ?
Отсутствие согласия делает отправку незаконной и может привести к нарушению трудовых прав сотрудника. Письменное согласие:
- подтверждает, что работник осведомлен о способе получения трудовой книжки;
- защищает работодателя от претензий о неправомерном удержании документа;
- позволяет отправить документ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Как оформить согласие?
Согласие может быть оформлено в виде отдельного заявления или в виде пункта в уведомлении. Ниже перечислены основные элементы, которые должны быть включены:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте).
- Контактные данные: адрес, телефон, e‑mail.
- Наименование работодателя и его адрес.
- Текст согласия на отправку трудовой книжки по почте.
- Подпись работника и дата.
Пример оформления:
Заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте Я, Иванов Иван Иванович, паспортный стол № 1234567, выданный ОУФМС России по г. Москве , проживающий по адресу: ул. Примерная, д. 10, кв. 5, г; Москва, даю согласие на отправку моей трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении на мой адрес, указанный выше. Подпись: ______________________ Дата:
Как правильно отправить трудовую книжку?
После получения согласия работодатель должен выполнить следующие действия:
- Подготовить заказное письмо с уведомлением о вручении.
- Вложить в конверт копию трудовой книжки (или её оригинал, если он ещё не отправлен).
- Отправить письмо на указанный работником адрес.
- Сохранить подтверждение отправки и копию уведомления.
Важно: срок отправки не установлен законом, однако рекомендуется отправлять документ в течение трёх рабочих дней после получения согласия.
Примеры форм документа
Ниже представлены типичные формы, которые можно использовать в 2025‑2026 годах:
Образец заявления работника
Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте
- ФИО: ______________________
- Должность: ______________________
- Адрес: ______________________
- Телефон: ______________________
- E‑mail: ______________________
- Согласие: ______________________
- Подпись: ______________________ Дата: _______________
Образец уведомления работодателя
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте
Уважаемый(ая) [ФИО работника]!
В связи с вашим увольнением просим подтвердить способ получения вашей трудовой книжки:
- Явиться в офис в удобное для вас время;
- Дайть согласие на отправку документа по почте.
Для подтверждения просим написать подпись внизу данного письма или отправить электронное согласие на [e‑mail].
С уважением,
[Наименование организации]
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить трудовую книжку без согласия? Нет, без письменного согласия работника отправка недопустима.
- Каким способом лучше отправлять документ? Заказным письмом с уведомлением о вручении – это гарантирует подтверждение получения.
- Сколько времени у работодателя на отправку? Закон не фиксирует конкретный срок, но рекомендуется отправлять в течение трёх рабочих дней после получения согласия.
- Что делать, если работник не отвечает на запрос? В этом случае работодатель может направить повторное уведомление и, если согласие так и не получено, хранить документ до момента, пока работник не подаст запрос.
Согласие об отправке трудовой книжки по почте – обязательный элемент процедуры увольнения, который защищает как права работника, так и интересы работодателя. Правильное оформление документа, использование заказного письма с уведомлением и соблюдение сроков позволяют избежать юридических споров и обеспечить своевременное оформление всех кадровых вопросов.
Для удобства можно скачать готовые образцы заявлений и уведомлений в форматах Word и PDF на специализированных правовых ресурсах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, «Моё дело»).
Автор: кадровый отдел, 2025‑2026