Оформление сотрудника в трудовую книжку – один из первых и самых важных шагов при приёме на работу. Правильный набор документов позволяет избежать задержек, ошибок в записях и последующих проблем как для работодателя, так и для работника. В статье подробно рассмотрены все необходимые бумаги, порядок их предоставления и особенности оформления в бумажной и электронной формах.

Основные документы, которые обязан предоставить соискатель

• Трудовая книжка (если у работника уже есть заполненная книжка). При её отсутствии работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) или оформить новую бумажную книжку.
• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность, если работник является иностранным гражданином).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта). СНИЛС необходим для начисления страховых взносов и формирования пенсионных прав.
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – требуется для расчётов с налоговыми органами.
• Воинский билет (для военнообязанных) или справка о воинском учёте.
• Документ об образовании (диплом, сертификат) – в случае, если он требуется по должности.
• Справка о состоянии здоровья (медицинская справка) – обязательна для некоторых категорий работников (например, работа с вредными условиями труда).
• Справка о наличии/отсутствии судимостей (если этого требует законодательство или внутренние нормативы организации).

Документы, которые оформляет работодатель

• Трудовой договор (полный или срочный) – основной документ, фиксирующий условия труда.
• Приказ о приёме на работу – издаётся в письменной форме и подписывается руководителем организации.
• Личная карточка сотрудника – заполняется кадровиком на основании предоставленных соискателем бумаг;
• Согласие на обработку персональных данных – согласно ФЗ «О персональных данных».
• Согласие на участие в системе электронного документооборота (если трудовая книжка будет в электронном виде).

Порядок предоставления и проверки документов

1. Сбор оригиналов – работник передаёт оригиналы (паспорт, СНИЛС, воинский билет и др.) кадровому отделу.
2. Копирование – делаются копии всех документов, которые сохраняются в личном деле сотрудника.
3. Проверка подлинности – кадровик сверяет данные с базами (Госуслуги, Пенсионный фонд, Военный комиссариат).
4. Заполнение личной карточки – в ней фиксируются все сведения о работнике, включая дату рождения, место жительства, сведения о семье и т.д.
5. Подготовка приказа и трудового договора – на их основании вносятся записи в трудовую книжку.
6. Внесение записи в трудовую книжку – если книжка бумажная, запись делается в соответствии с правилами 320н. Если используется электронная форма, запись происходит в системе ЭТК в течение одного рабочего дня после издания приказа.
7. Возврат оригиналов – после завершения всех процедур оригиналы (кроме трудовой книжки) возвращаются сотруднику.

Особенности оформления в бумажной и электронной формах

Бумажная трудовая книжка

Бумажную трудовую книжку продолжают вести только у работников, у которых она была оформлена до 2021 года. При её наличии работодатель обязан:

• Проверить наличие штампа и серии/номера. При отсутствии штампа запись вносится вручную.
• Если в книжке закончились страницы, необходимо приобрести вкладыш и вшить его в книжку.
• Внести запись о приёме на работу в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в обязательное использование с 2021 года. Преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажных страниц.
• Автоматическое формирование записей на основе приказов и договоров.
• Доступность для работника через портал Госуслуги.

Для оформления ЭТК необходимо:

1. Получить согласие работника на ведение электронного реестра.
2. Зарегистрировать сотрудника в системе «Электронная трудовая книжка» через профиль работодателя.
3. После издания приказа о приёме на работу система автоматически формирует запись.

Список документов, которые могут потребоваться дополнительно

• Справка о доходах (для некоторых категорий, например, при получении кредита).
• Документы, подтверждающие право на льготы (например, инвалидность, статус многодетной семьи).
• Свидетельство о браке/разводе (если требуется для расчёта налоговых вычетов).
• Справка о наличии/отсутствии судимостей (для работы в сфере безопасности, финансов и др.).

Практические рекомендации для работодателей

1. Создайте чек‑лист всех требуемых документов и разместите его в кадровом отделе.
2. Обучите персонал правилам проверки подлинности документов (например, проверка серии и номера паспорта, сверка СНИЛС в базе ПФР).
3. Внедрите электронный документооборот – системы типа «Эльба», «1С:Зарплата и Управление Персоналом» позволяют автоматизировать процесс оформления.
4. Соблюдайте сроки – запись в трудовую книжку должна быть внесена не позже следующего рабочего дня после издания приказа.
5. Храните копии всех оригиналов в личном деле сотрудника в течение установленного законодательством срока (не менее 5 лет).

Оформление по трудовой книжке – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Наличие полного пакета документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка или согласие на электронную форму, воинский билет и др.) позволяет быстро и без ошибок оформить нового сотрудника, а правильно выстроенный кадровый процесс снижает риск административных штрафов и повышает доверие работников к работодателю.

Помните, что правильное оформление – это фундамент надёжных трудовых отношений и залог стабильного функционирования любой организации.