В современных реалиях российского рынка труда совместительство стало нормой. Однако при оформлении таких сотрудников работодатели часто сталкиваются с вопросом: что делать, если у работника нет на руках бумажной трудовой книжки? С учетом того, что с 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), правила игры изменились. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, юридические нюансы и новые требования законодательства.

Контекст 2026 года: Эра электронных трудовых книжек

На текущий момент (май 2026 года) бумажный формат ведения учета стажа практически полностью ушел в прошлое для новых записей. Трудовая книжка как документ, подтверждающий трудовую деятельность, трансформировалась в цифровой формат. Информация о стаже хранится в единой базе Социального фонда России (СФР).

Ключевые изменения, которые необходимо помнить:

• Основным документом теперь является электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Бумажные книжки, выданные до 2020 года, сохраняются у работников на руках, но новые записи в них не вносятся (за исключением исправления ошибок прошлых лет или восстановления утерянных данных внных случаях).
• Подтверждение стажа для пенсии происходит преимущественно через электронные реестры.

Ситуация 1: Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку

Это самый распространенный случай в 2026 году. Если сотрудник на предыдущем месте работы написал заявление о переходе на ЭТК, то бумажный документ ему больше не ведется. При приеме на работу по совместительству такой сотрудник не предоставляет бумажную трудовую книжку, так как она ему не нужна для внесения новых записей.

Алгоритм действий работодателя:

1. Запросить у сотрудника сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из СФР). Это можно сделать через портал «Госуслуги» или запросить у самого сотрудника.
2. Убедиться, что в предыдущих записях стоит отметка о переходе на ЭТК.
3. Оформить приказ о приеме на работу и передать сведения в СФР в электронном виде (не позднее следующего рабочего дня).

Важно помнить: если запись о переходе на ЭТК внесена, работодатель не имеет права требовать бумажную книжку для внесения туда записи о совместительстве.

Ситуация 2: Молодые специалисты, устраивающиеся на работу впервые

Для категории граждан, которые трудоустраиваются впервые после 2020 года, бумажные трудовые книжки вообще не заводились. Как отмечали эксперты (в т.ч. А. Сафонов в более ранних комментариях к законодательству), для этой группы работников необходимость в бумажном носителе отсутствовала изначально благодаря налаженной системе электронного учета.

При приеме такого сотрудника на работу по совместительству:

• Работодатель не требует трудовую книжку (ее просто не существует в бумажном виде).
• Создается новый электронный лицевой счет в системе СФР (если это первое место работы) или дополняется существующий.
• Все действия выполняются исключительно в цифровом формате.

Ситуация 3: Утеря бумажной трудовой книжки

Хотя основной массив данных теперь электронизирован, у некоторых работников (особенно старшего возраста) бумажные книжки могли сохраниться, но быть утерянными. В 2026 году отсутствие бумажного документа не является препятствием для оформления по совместительству.

Стаж подтверждается данными из базы СФР. Если же в базе отсутствуют данные о периодах работы до внедрения ЭТК, работник может предоставить:

• Архивные справки от предыдущих работодателей.
• Копии приказов о приеме и увольнении.
• Договоры ГПХ и справки об уплате взносов.

Как показывает практика (в т.ч. опыт соседних стран, например, Украины, где также разрешили подтверждать стаж без трудовой книжки), наличие альтернативных документов позволяет легализовать стаж без физического наличия книжки.

Особенности внесения записи о совместительстве

Многие задаются вопросом: нужно ли вносить запись о совместительстве в ЭТК?
Ответ: Запись о работе по совместительству вносится в электронную трудовую книжку только по желанию работника.

Если совместитель хочет, чтобы запись появилась в его электронном профиле:

1. Он должен написать соответствующее заявление работодателю по основному месту работы (если хочет, чтобы запись внес основной работодатель) или работодателю-совместителю (если основной работодатель не против или если работник хочет внести запись сразу).
2. В 2026 году механизм позволяет вносить данные оперативно через электронные сервисы.

Если работник не изъявил желания, работодатель по совместительству просто сдает отчетность в СФР, и данные о стаже и страховых взносах накапливаются в системе, даже если в графе «запись в трудовой» стоит прочерк по желанию сотрудника.

Что делать, если сотрудник настаивает на бумажной книжке?

С 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки не заводятся. Если у человека не было бумажной книжки (первичное трудоустройство) или он перешел на ЭТК, восстановление или завод новой бумажной книжки невозможны. Работодатель должен разъяснить сотруднику, что вся информация теперь фиксируется в цифровом виде, и это имеет полную юридическую силу для назначения пенсии и подтверждения стажа.

Отсутствие бумажной трудовой книжки у совместителя в 2026 году — это штатная ситуация, а не проблема. Переходный период завершен, и Россия полностью перешла на цифровой учет трудового стажа.

Главные выводы для работодателя:

• Не требуйте бумажную трудовую, если сотрудник перешел на ЭТК или трудоустраивается впервые.
• Проверяйте историю через выписки из СФР или портал «Госуслуги».
• Вносите данные в реестр сотрудников и сдавайте отчетность в электронном виде.
• Вносите запись о совместительстве только по письменному заявлению работника.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и обеспечит правильный учет стажа ваших сотрудников.