Перевод сотрудника с основной работы на совместительство – достаточно частая ситуация в современных организациях. При этом правильное оформление трудовой книжки является обязательным условием‚ без которого могут возникнуть проблемы с пенсионным стажем‚ выплатами и юридической чистотой трудовых отношений.

Что такое совместительство?

Совместительство – это дополнительный вид занятости‚ при котором работник сохраняет основное место работы (по трудовому договору) и одновременно заключает отдельный трудовой договор (или соглашение) с другим работодателем на неполный рабочий день‚ по совместительству.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 81‑85‚ 92‑95;
• Постановление Правительства РФ от № 2255 «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении формы и порядка ведения электронных трудовых книжек»;
• Коллективный договор организации (если предусмотрены особые правила).

Когда требуется запись в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Если в трудовой книжке уже есть запись о приёме на работу по основной ставке – добавляется запись о переводе на совместительство (или о заключении отдельного договора совместительства).
2. Если в книжке нет записи о предыдущем трудоустройстве – вносятся две записи: о приёме на основную работу и о переводе на совместительство.
3. Если работник переводится полностью с основной позиции на совместительство (основное место работы закрывается) – в книжке делается запись о прекращении основной работы и о начале совместительства.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Подготовка документов

Для оформления записи в трудовую книжку потребуются:

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение) о совместительстве‚ подписанный обеими сторонами;
• Приказ работодателя о переводе сотрудника с основной работы на совместительство (или о заключении отдельного договора совместительства);
• Заявление работника (по желанию‚ если требуется по внутренним регламентам);
• Справка из отдела кадров о наличии/отсутствии записей в трудовой книжке.

Шаг 2. Оформление приказа

Приказ должен содержать:

1. Наименование организации‚ её ИНН и ОГРН;
2. ФИО сотрудника‚ должность‚ табельный номер;
3. Основание перевода (например‚ «в соответствии с решением Совета директоров от г.»);
4. Дата начала совместительства и указание‚ что основная работа сохраняется (если это так);
5. Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в свободной строке (или в новой строке‚ если книжка электронная – в соответствующем разделе). Пример формулировки:

 – перевод с основной работы (должность: специалист по кадрам‚ отдел: HR) на совместительство (должность: внешний консультант‚ подразделение: ООО «Б»). Договор совместительства № 12/2026 от г.

Если используется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ запись вносится через портал Госуслуги или через специализированную программу работодателя. При этом сохраняются те же реквизиты‚ что и в бумажном виде.

Шаг 4. Подтверждение записи

После внесения записи сотруднику выдаётся копия (или скриншот) записи из ЭТК‚ а в бумажной книжке – подпись и печать кадровика. Сотрудник подписывает страницу‚ подтверждая‚ что запись сделана правильно.

Шаг 5. Обновление внутренней документации

В отделе кадров необходимо:

• Обновить личное дело сотрудника;
• Внести изменения в штатное расписание;
• Отразить новые часы работы и оклад в системе расчёта заработной платы.

Особенности оформления в разных ситуациях

Перевод без прекращения основной работы

Самый распространённый вариант: сотрудник сохраняет основное место и одновременно заключает договор совместительства. В книжке делается одна запись о переводе с указанием обеих позиций.

Полный переход на совместительство (основная работа закрывается)

В этом случае требуется две записи:

1. Запись о прекращении основной работы (указывается дата увольнения‚ основание «перевод на совместительство»);
2. Запись о начале совместительства (дата‚ должность‚ договор).

Совместительство внутри одной организации (внутреннее совместительство)

Если сотрудник переводится в другое подразделение той же компании‚ оформляется приказ о переводе‚ а в книжке указывается новое подразделение и должность. При этом в договоре может быть указано‚ что это совместительство‚ если сохраняется часть основной нагрузки.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года большинство работодателей обязаны вести ЭТК. При работе с ЭТК:

• Запись вносится в режиме онлайн‚ без печати и подписи;
• Сотруднику отправляется уведомление по электронной почте;
• Все изменения фиксируются в журнале аудита системы.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Отсутствие приказа. Без официального приказа запись считается недействительной.
• Неправильные даты. Дата начала совместительства в записи должна совпадать с датой в договоре.
• Пропуск подписи/печати. В бумажной книжке обязательна подпись кадровика и печать организации.
• Неучёт перерыва между работами. Если между основной и совместительной работой есть пауза‚ её необходимо отразить в книжке.
• Неправильное указание основания. В записи должно быть чётко указано «перевод на совместительство» или «заключение договора совместительства»‚ а не просто «перевод».

Пример полного оформления

Что делать‚ если запись уже сделана неверно?

В случае обнаружения ошибки необходимо:

1. Составить акт исправления записи (подписывают работник и представитель работодателя);
2. Внести исправление в ЭТК через систему (в бумажной книжке – зачеркнуть ошибку‚ подписать и поставить печать);
3. Обновить личное дело и уведомить бухгалтерию о корректировке.

Оформление трудовой книжки при переводе с основной работы на совместительство – процесс‚ требующий точного соблюдения нормативных актов и внутренней документации организации. Правильный порядок действий (подготовка документов‚ издание приказа‚ внесение записи‚ подтверждение и обновление данных) гарантирует‚ что трудовой стаж сотрудника будет учтён корректно‚ а юридические риски для работодателя сведены к минимуму.

Помните: даже при переходе на совместительство основной трудовой договор остаётся в силе‚ а запись в трудовой книжке – это подтверждение законности всех изменений.

Дата публикации: