С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). При приёме нового сотрудника кадровый специалист обязан указать‚ каким способом будет вестись трудовая книжка‚ выбранным сотрудником на прежнем месте работы‚ а также дату подачи заявления о выборе способа. Ошибки в этих полях приводят к некорректному формированию отчётов (СЗВ‑ТД‚ «Штатные сотрудники») и могут вызвать трудовые споры.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Что такое «способ ведения трудовой книжки»
- Почему важно фиксировать дату выбора
- Как оформить в 1С:ЗУП (версии 3.1.10.571 / 3.1.14.208)
- Влияние на кадровые отчёты (СЗВ‑ТД‚ штатные списки)
- Типичные ошибки и способы их исправления
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» от № 311‑ФЗ.
- Трудовой кодекс РФ‚ статья 66 – порядок ведения трудовой книжки (бумажной и электронной).
- Приказ Минтруда России № 426н от «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения».
- Методические указания по формированию СЗВ‑ТД (2022‑2025 годы).
Все эти документы требуют фиксировать способ ведения трудовой книжки и дату подачи заявления‚ если сотрудник выбирает иной способ‚ чем у прежнего работодателя.
Что такое «способ ведения трудовой книжки»
Существует два основных способа:
- Бумажная трудовая книжка (ТК) – традиционный документ‚ который хранится у работника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в единой государственной информационной системе‚ доступной через портал Госуслуг.
При приёме на работу сотрудник может:
- Продолжить вести бумажную ТК‚ если она уже существует.
- Перейти на ЭТК‚ подав заявление в новом месте работы.
- Оставить выбор «не определён»‚ что подразумевает необходимость уточнения у прежнего работодателя.
Поле «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» фиксирует‚ какой вариант был выбран сотрудником на предыдущем месте работы.
Почему важно фиксировать дату выбора
Дата указывается в документе «Приём на работу» и имеет несколько функций:
- Учет перехода на ЭТК – система сравнивает дату подачи заявления с датой начала трудовой деятельности.
- Корректность СЗВ‑ТД – в отчёте «Штатные сотрудники» выводятся сведения о способе ведения ТК‚ а дата позволяет отразить момент изменения.
- Юридическая защита – в случае спора работодатель может доказать‚ что сотрудник своевременно сообщил о своём выборе.
Если дата не указана или указана неверно‚ в СЗВ‑ТД может появиться ошибка «Не указана дата заявления о выборе способа»‚ что приводит к отклонению отчёта.
Как оформить в 1С:ЗУП (версии 3.1.10.571 / 3.1.14.208)
Ниже пошаговая инструкция для последних версий 1С:ЗУП.
Открываем документ «Приём на работу»
- Перейдите в Зарплата и кадры → Кадры → Кадровые документы → Приём на работу.
- Создайте новый документ или откройте существующий черновик.
Устанавливаем флажок «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы»
- На вкладке Главное найдите чек‑бокс «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы» и поставьте галочку.
- В появившемся поле «Способ ведения» выберите бумажная ТК или ЭТК в зависимости от заявления сотрудника.
- В поле «Дата подачи заявления» укажите реальную дату‚ когда сотрудник подал заявление у прежнего работодателя (если дата неизвестна – укажите дату приёма на работу и отметьте в примечании‚ что дата уточняется).
Сохранение и отправка в СЗВ‑ТД
- Нажмите «Провести»‚ затем «Отправить в СЗВ‑ТД».
- Проверьте сформированный файл: в разделе Сведения о выбранном на предыдущем месте работы способе ведения трудовой книжки должна присутствовать корректная дата.
Корректировка после отправки
Если после отправки СЗВ‑ТД необходимо изменить дату или способ‚ откройте документ «Приём на работу»‚ внесите исправления и повторно проведите. Уникальный идентификатор мероприятия (UUID) останется прежним‚ что гарантирует отсутствие дублирования в базе данных.
Влияние на кадровые отчёты
| Отчёт | Как используется поле | Последствия ошибки |
|---|---|---|
| СЗВ‑ТД (форма 1‑Ф) | Заполняет раздел «Сведения о выбранном на предыдущем месте работы способе ведения трудовой книжки». | Отказ в приёме отчёта‚ требование исправить дату. |
| «Штатные сотрудники» (1С:ЗУП) | Отображает способ и дату в колонке «Способ ведения ТК». | Неправильный подсчёт стажа‚ неверные аналитические данные. |
| Внутренний кадровый реестр | Определяет‚ будет ли вести работодатель бумажную ТК или ЭТК. | Необходимость повторного ввода данных‚ рост нагрузки на КАДР‑службу. |
Типичные ошибки и способы их исправления
- Ошибка: поле не отмечено.
Решение: В документе «Приём на работу» обязательно поставьте галочку «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы». - Ошибка: указана неверная дата (например‚ ).
Решение: Уточните у сотрудника или у прежнего работодателя реальную дату подачи заявления. Если дата неизвестна‚ укажите текущую дату и добавьте комментарий. - Ошибка: выбран способ‚ не совпадающий с заявлением сотрудника.
Решение: Проверьте оригинал заявления (бумажный или электронный). При необходимости откорректируйте запись и проведите документ заново. - Ошибка в СЗВ‑ТД после изменения данных.
Решение: После исправления в «Приём на работу» повторно проведите документ. UUID не меняется‚ поэтому система воспринимает это как корректировку‚ а не новое событие.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли фиксировать выбор способа у прежнего работодателя?
Да. По статье 66 ТК РФ работник обязан сообщить работодателю о желании вести ТК в электронном виде. Прежний работодатель фиксирует это в своей кадровой системе‚ а новый работодатель указывает полученную информацию в поле «Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы».
Что делать‚ если сотрудник «не помнит»‚ какой способ он выбрал?
Запросите у сотрудника копию заявления (бумажной формы или электронного письма). Если документ не найден‚ оформите новое заявление в текущем месте работы – в этом случае в поле будет указана дата подачи нового заявления.
Можно ли сразу перейти на ЭТК‚ если на прежнем месте работали с бумажной ТК?
Да. Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК в новом месте работы. В документе «Приём на работу» ставится галочка‚ выбирается «ЭТК»‚ а в поле даты указывается дата подачи заявления (обычно – дата приёма на работу).
Как отразить в отчёте‚ что сотрудник отказался от бумажной ТК?
В 1С:ЗУП в поле «Способ ведения» выбираем «ЭТК»‚ а в примечании указываем «Отказ от бумажной ТК». При формировании СЗВ‑ТД система автоматически ставит отметку о переходе.
Каким образом меняется UUID при исправлении данных?
UUID (уникальный идентификатор мероприятия) остаётся неизменным‚ если вы корректируете уже проведённый документ. Он меняется только при создании нового мероприятия (например‚ при повторном приёме на работу).
Точное указание способа ведения трудовой книжки‚ выбранного по прежнему месту работы‚ и даты подачи заявления – обязательный элемент кадрового документооборота в России с 2026 года. Неправильные данные приводят к ошибкам в СЗВ‑ТД‚ затрудняют формирование аналитических отчётов и могут стать причиной трудовых споров.
Следуйте рекомендациям:
- Всегда ставьте галочку в документе «Приём на работу».
- Проверяйте наличие заявления сотрудника и фиксируйте реальную дату.
- При необходимости корректируйте данные в 1С:ЗУП‚ не создавая новые мероприятия.
- Контролируйте формирование СЗВ‑ТД и отчётов «Штатные сотрудники».
Только системный подход к заполнению этого поля гарантирует безошибочную работу кадровой службы и соответствие требованиям законодательства.
Дата публикации: