Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются не только сведения о приёме, переводе и увольнении, но и информация о структурном подразделении, в котором сотрудник выполняет свои трудовые функции. Правильное указание подразделения помогает избежать несоответствий между различными кадровыми документами (приказами, трудовыми договорами, отчётами в ПФР и т.д.) и обеспечивает прозрачность трудовой истории.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1 – определяет перевод как постоянное или временное изменение трудовой функции работника и/или структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение указано в трудовом договоре).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек и учёту трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 69 от ), п. 3.1: в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое подразделение предусмотрено штатным расписанием).
• Форма СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности): в графе 5 указывается не только трудовая функция, но и структурное подразделение подраздела «Наименование» (разъяснение Минтруда).
• Письма и разъяснения КонсультантПлюс, Гарант.Ру, СКБ Контур подтверждают, что хотя в законодательстве нет прямого требования фиксировать изменение наименования подразделения, такая запись рекомендуется для предотвращения расхождений между данными приёма и увольнения.

Когда необходимо указывать структурное подразделение?

При приёме на работу

Если работник принимается в конкретное подразделение (филиал, представительство, отдел, служба и т.д.), в трудовой книжке делается запись:

1. Дата приёма;
2. Наименование организации;
3. Наименование структурного подразделения (например, «Отдел продаж филиала в г. Казань»).

Это требование следует из п. 3.1 Инструкции № 69 и из ст. 72.1 ТК РФ, если подразделение указано в трудовом договоре.

При переводе на другую должность внутри того же подразделения

Если меняется только должность, а структурное подразделение остаётся прежним, дополнительная запись о подразделении не требуется. Достаточно отразить изменение должности в графе 3 (или 4, в зависимости от формы записи).

При переводе в другое структурное подразделение (с сохранением или изменением трудовых функций)

В этом случае делается две записи:

• Запись об увольнении (или освобождении) от прежнего подразделения;
• Запись о приёме (назначении) в новое подразделение с указанием его наименования.

Даже если трудовые функции и должность не меняются, изменение подразделения считается переводом по ст. 72.1 ТК РФ, поэтому запись обязательна.

При изменении наименования структурного подразделения (без изменения его сути)

Законодательно прямая обязанность фиксировать такое изменение отсутствует. Однако, как отмечают эксперты КонсультантПлюс и Гарант.Ру, рекомендуется сделать запись о новом наименовании, чтобы избежать несоответствия между:

• данными о приёме (указано старое название);
• данными об увольнении или других кадровых документах (в которых уже используется новое название).

Запись оформляется как дополнительная строка в разделе «Сведения о работе» с указанием даты изменения и нового наименования подразделения.

При работе в обособленном подразделении (филиале, представительстве)

Согласно разъяснениям Минтруда, если работник принят на постоянную основу в филиал, представительство или иное обособленное подразделение, расположенное в другом месте, указание подразделения в трудовой книжке обязательно. Это связано с необходимостью подтверждения места выполнения трудовой функции для целей налогообложения и социального страхования.

Как правильно оформить запись?

Запись о структурном подразделении вносится в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки (или в графе 4, если используется форма с отдельной колонкой для подразделения). Пример оформления:

Дата Наименование организации Наименование структурного подразделения, должность Основание (приказ № и дата)
 ООО «Альфа» Отдел маркетинга филиала в г. Сочи, ведущий специалист Приказ № 45 от 

 ООО «Альфа» Отдел продаж филиала в г. Сочи, ведущий специалист Приказ № 12 от (перевод)
 ООО «Альфа» Отдел продаж филиала в г. Сочи, ведущий специалист Приказ № 78 от (изменение наименования подразделения с «Отдел продаж» на «Департамент продаж»)

Важно:

• Указывать полное и точное наименование подразделения, как оно закреплено в штатном расписании или локальном нормативном акте;
• Сокращения допускаются только если они общеприняты и не вызывают двусмысленности (например, «Отд. марк.» – нежелательно);
• Если в организации существует только одно структурное подразделение ( головная организация без филиалов и отделов), указание подразделения можно опустить, но многие кадровые службы всё же рекомендуют прописывать «Головная организация» для единообразия;
• При дублировании записи (например, при переводе на другую должность в том же подразделении) достаточно отразить только изменение должности; повторное указание подразделения не требуется.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие указания подразделения при приёме в филиал

Последствия: трудовая книжка не подтверждает место работы, что может вызвать вопросы при назначении пенсии или при предоставлении социальных выплат.

Всегда проверяйте трудовой договор: если в нём указано место работы (филиал, представительство), переносите эту информацию в трудовую книжку.

Указание устаревшего наименования после реорганизации

Последствия: несоответствие между данными в книжке и актуальными штатными расписаниями, сложности при подтверждении стажа.

При изменении наименования подразделения вносите дополнительную запись с датой изменения и новым названием, даже если это не прямо требовалось законом.

Дублирование записи о подразделении при каждом внутреннем переводе

Последствия: избыточное заполнение книжки, затруднение чтения.

Дублируйте только при реальном изменении подразделения. При смене должности внутри одного подразделения достаточно отразить новую должность.

Неправильное использование сокращений

Последствия: неоднозначность толкования, возможные споры при проверке.

Используйте только официально утверждённые сокращения или пишите наименование полностью.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Включите пункт о указании структурного подразделения в локальные нормативные акты (положение о ведении трудовых книжек, инструкцию по кадрам). Это обеспечит единообразный подход у всех специалистов.
2. Автоматизируйте процесс: в системе кадрового учёта (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и др.) настройте шаблоны приказов и выписок так, чтобы при заполнении поля «Подразделение» автоматически подставлялось его полное наименование в трудовую книжку.
3. Проводите периодический аудит трудовых книжек на предмет отсутствия или некорректности записей о подразделениях, особенно после реорганизаций, слияний или переименований отделов.
4. Обучайте сотрудников отдела кадров нюансам заполнения графе 3, используя примеры из реальной практики (перевод, изменение наименования, работа в обособленном подразделении).
5. Сохраняйте копии приказов и соглашений о переименовании или создании новых подразделений – они служат основанием для внесения изменений в трудовую книжку.

Указание структурного подразделения в трудовой книжке – не просто формальность, а важный элемент достоверного документирования трудовой деятельности. Хотя прямое требование фиксировать каждое изменение наименования подразделения отсутствует, судебная практика и разъяснения контролирующих органов показывают, что такая запись существенно снижает риски возникновения споров при подтверждении стажа, назначении выплат и проведении проверок.

Соблюдение порядка, установленного ст. 72.1 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69 и разъяснениями Минтруда, а также применение перечисленных выше рекомендаций помогут кадровым службам вести трудовые книжки корректно, а работникам – быть уверенными в полноте и точности отражения их трудового пути.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Гарант.Ру, СКБ Контур, официальных нормативных актов) и актуальна на 23 мая 2026 года.