В современной практике оформления труда часто возникает ситуация, когда работник не имеет трудовой книжки или отказывается её предоставлять; В таком случае работодатель может заключить трудовой договор без записи в книжке, но только в случаях, прямо предусмотренных Трудовым кодексом РФ. В статье разберём, когда это допускается, какие документы нужны, как правильно составить договор и какие риски связаны с таким оформлением.

Правовая основа

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (или её электронный аналог). Однако закон допускает отказ от записи в следующих ситуациях:

1. Работник впервые поступает на работу и у него нет трудовой книжки.
2. Работник потерял или испортил оригинал трудовой книжки.
3. Работник является физическим лицом‑работодателем (домашний персонал, ассистенты и т.п.).
4. Работа оформляется по гражданско‑правовому договору (ГПХ, договор оказания услуг) вместо трудового.

В каждом из этих случаев запись в трудовую книжку не обязана делаться, но трудовой договор всё равно должен быть заключён и содержать все обязательные реквизиты.

Какие документы предъявляются при приёме на работу

При приёме сотрудника без трудовой книжки работодатель обязан получить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Сведения о трудовой деятельности (если они имеются) – копия предыдущего трудового договора, справка о работе, либо форма СТД‑Р / СТД‑СФР для электронных записей.
• Если работник подаёт заявление о дистанционной работе, необходимо предоставить соответствующее заявление.

В случае потери трудовой книжки работник может предоставить заявление о потере и копию паспорта; работодатель затем вносит данные в электронный трудовой ресурс (СЭД) или в форму СТД‑Р/СТД‑СФР.

Образец договора работника без трудовой книжки

Ниже представлен шаблон трудового договора, который можно использовать в случаях, когда запись в книжке не производится. Шаблон составлен с учётом требований ТК РФ и типовых положений.

ДОГОВОР № ___
о заключении трудового договора

г. __________ «___» __________ 2026 г.
Работодатель: _______________________________,
ИНН __________, ОГРНИП __________ (при наличии),
адрес: ________________________________________.

Работник: _______________________________,
паспорт: серия ___ № ________, выдан __________ __________ 20__ г.,
выдан: ________________________________________.

Должность
Работник занимает должность ________________________.

Место работы
Рабочий место находится по адресу: ________________________.

Срок действия договора
Срок действия настоящего договора составляет ___ месяцев/лет,
начиная с «___» __________ 2026 г. и заканчивается «___» __________ 20__ г.
(или «до отмены договора» в одностороннем порядке в соответствии с ТК РФ).
Рабочее время
Рабочее время определяется графиком: ________________________.
Оплата труда
Месячная заработная плата составляет __________ рублей.
Оплата производится __________ (ежемесячно/еженедельно) __________.
Испытательный срок
Испытательный срок составляет __________ месяцев.
(При необходимости – укажите условия продления).

Обязанности работника
Работник обязуется выполнять функции, предусмотренные должностью,
а также дополнительные задачи, согласованные с работодателем.

Конфиденциальность
Работник обязуется сохранять конфиденциальность информации,
полученной в ходе работы, в соответствии с внутренними нормами
работодателя.

Ответственность сторон
Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации.

Прочие условия
При приёме к работе работник подтверждает отсутствие трудовой
книжки и предоставляет копию паспорта и сведения о предыдущей работе.
В случае потери или повреждения оригинального документа
работник обязуется в течение ___ дней предоставить замену
(например, электронный трудовой ресурс).

Подписи сторон
_______________________ / _______________________ (Работодатель)
_______________________ / _______________________ (Работник)

Обратите внимание: в договоре необходимо указать пункт о отсутствии записи в трудовой книжке, например:

«Настоящий трудовой договор заключается без ввода записи в трудовую книжку в соответствии с п. 66 ТК РФ, поскольку работник впервые поступает на работу и не имеет трудовой книжки».

Типичные ошибки при оформлении

• Отсутствие обязательных реквизитов – в договоре должны быть указаны полные данные сторон, место работы, должность, условия оплаты.
• Неучёт требований к испытательному сроку – длительность испытательного срока не должна превышать установленных законом пределов (для большинства должностей – до 6 месяцев).
• Неоформление сведений о предыдущей работе – даже если трудовой книжки нет, работодатель должен запросить подтверждающие документы о предыдущей занятости.
• Неучёт налоговых и страховых отчислений – при работе по ГПХ или иным формам оплаты необходимо правильно рассчитать НДФЛ и страховые взносы.
• Неоформление электронной трудовой – если работник переходит на электронный формат, необходимо оформить форму СТД‑Р или СТД‑СФР.

Последствия работы без записи в трудовой книжке

Работа по договору без записи в книжке имеет несколько особенностей:

1. Для работодателя – упрощённый процесс ведения кадровых документов, но требуется вести электронный трудовой ресурс или форму СТД‑Р/СТД‑СФР.
2. Для работника – отсутствие официального подтверждения стажа в трудовой книжке, что может усложнить будущие кадровые операции (перевод, пенсионное оформление).
3. В случае проверки со стороны контролирующих органов необходимо иметь документально подтверждённые основания для отказа от записи.

Как правильно оформить приём на работу без трудовой книжки

Пошаговый алгоритм:

1. Получить от кандидата паспорт и, при наличии, копию предыдущего трудового договора или справки о работе.
2. Собрать подпись кандидата на заявлении о потере/отсутствии трудовой книжки (если это применимо).
3. Сформировать трудовой договор, включив пункт об отсутствии записи в книжке.
4. Внести данные в электронный трудовой ресурс (или форму СТД‑Р/СТД‑СФР) в течение 30 дней с даты начала работы.
5. Сохранить копию договора и всех сопроводительных документов в личном деле работника;

Если вы не уверены в деталях оформления, рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или консультанту по кадровому праву, чтобы избежать возможных рисков и штрафов.

Автор статьи: кадровый аналитик, 2026 г.