В современной России трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). При приёме на работу работник и работодатель обязаны выполнить ряд юридических формальностей, среди которых — заключение трудового договора и внесение записей в трудовую книжку. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить эти документы, какие изменения произошли в 2024‑2026 годах и какие нюансы стоит учитывать при реорганизации компании.

Что такое трудовой договор?

Трудовой договор — это письменное соглашение между работодателем и работником, в котором фиксируются условия работы: должность, место работы, размер и порядок выплаты заработной платы, режим рабочего времени, права и обязанности сторон. В соответствии с статьей 65 ТК РФ, при заключении договора работник обязан предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), если договор заключается впервые.

При отсутствии трудовой книжки работник может предоставить сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р (Сведений о трудовой деятельности).

Виды трудовых договоров

1. Обычный (постоянный) трудовой договор;
2. Срочный трудовой договор (с ограниченным сроком действия);
3. Договор на совместительство (внешнее совместительство);
4. Договор на выполнение работ (проектный договор).

Каждый вид договора имеет свои особенности оформления, но базовый шаблон остаётся одинаковым: указание сторон, предмет договора, условия оплаты, срок действия (если применимо), порядок расторжения и т.д.

Как оформить трудовую книжку?

Трудовая книжка, это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, изменения в должности, место работы, стаж и т.д. В 2026 году правила ведения трудовой книжки уточнены в следующих статьях:

• статья 66 ТК РФ – общие правила ведения и хранения трудовых книжек;
• статья 66;1 ТК РФ – сведения о трудовой деятельности, которые можно вносить в трудовую книжку;
• статья 65 ТК РФ – документы, предъявляемые при заключении трудового договора.

При приёме на работу работник должен получить трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня начала работы. В случае отсутствия бумажной трудовой книжки, работодатель может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК), но при этом необходимо соблюсти требования к хранению и передаче данных.

Пошаговый процесс оформления трудовой книжки

1. Проверка документов: работник предоставляет паспорт и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности).
2. Подготовка записи: в отдел кадров готовят запись о приёме на работу: дата, должность, место работы, размер зарплаты.
3. Внесение записи: запись ставится в трудовую книжку в соответствии с форматом, указанным в ТК РФ.
4. Подпись работника и работодателя: обе стороны подписывают запись.
5. Проверка и хранение: запись проверяется руководителем отдела кадров, после чего трудовая книжка возвращается работнику.

Особенности при реорганизации компании

При реорганизации (слияние, разделение, преобразование) необходимо внести изменения в трудовые договоры и трудовые книжки:

• Изменить наименование работодателя в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• Обновить сведения о месте работы (если изменилось подразделение);
• При переходе на новый юридический статус работодателя, в трудовой книжке фиксируется дата перехода.

В случае смены работодателя в рамках одной организации, работник может не получать новую трудовую книжку, но запись о смене места работы должна быть внесена в существующую.

Запись в трудовую книжку по срочному договору

Согласно актуальной практике, запись в трудовую книжку по срочному договору обязательна, если работник имеет постоянное место работы и этот договор являеться основным. Если же договор является временным и не связан с основным трудовым договором, запись может быть не обязательной, но рекомендуется её вносить для сохранения стажа.

Шаги для записи по срочному договору

1. Подготовить запись с указанием даты начала и окончания договора, должности, места работы и размера зарплаты.
2. Подписать запись работником и работодателем.
3. Внести запись в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Она позволяет ускорить процесс оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность трудовых отношений.

• ЭТК создаётся в системе «Электронный персональный кабинет»;
• Записи в ЭТК автоматически синхронизируются с базой данных Фонда социального страхования;
• Работник может просматривать свою трудовую книжку онлайн.

При переходе на ЭТК, работодатель обязан предоставить работнику доступ к системе и обучить его пользоваться.

Как выглядит образец трудовой книжки

Ниже приведён пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке (бумажной или электронной). Важно соблюдать формат, указанный в ТК РФ.

Трудовая книжка № __________
Дата выдачи: __________
Сведения о трудовой деятельности

Дата приёма на работу: 
 Должность: Оператор call‑центра
 Место работы: ООО «Роском» (ул. Ленина, 10)
 Размер зарплаты: 35 000 руб.
 Рабочий день: 8 часов
 Срок действия договора: бессрочный
Дата начала срочного договора: 
 Дата окончания договора: 
 Должность: Оператор call‑центра (срочный)
 Место работы: ООО «Роском» (ул. Ленина, 10)
 Размер зарплаты: 35 000 руб.
 Рабочий день: 8 часов
 Срок действия договора: 6 месяцев

Практические рекомендации

• Проверяйте актуальность шаблонов трудовых договоров и форм записей в трудовой книжке в соответствии с последними поправками к ТК РФ.
• Обучайте сотрудников отдела кадров новым требованиям к электронному документообороту.
• При реорганизации обязательно обновляйте данные в трудовых договорах и трудовых книжках.
• Соблюдайте срок в пять рабочих дней для оформления трудовой книжки.
• В случае отсутствия бумажной трудовой книжки, используйте электронную, но обязательно сохраняйте резервные копии.

Где найти официальные документы?

Для получения актуальных образцов и инструкций можно обратиться к следующим источникам:

• КонсультантПлюс – база правовой информации с актуальными редакциями ТК РФ.
• Портал «Госуслуги» – доступ к электронным формам трудовой книжки.
• Федеральная служба по труду и занятости – инструкции по ведению трудовой книжки.
• Сайт Минтруда РФ – официальные публикации и обновления законодательства.

Трудовой договор и трудовая книжка – два ключевых документа, которые формируют правовую основу трудовых отношений. Соблюдение требований ТК РФ, своевременное оформление и правильное ведение записей в трудовой книжке (бумажной или электронной) обеспечивают защиту прав как работника, так и работодателя. Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать ошибок и недоразумений, а также успешно адаптироваться к изменениям в законодательстве.