Процедура оформления трудовой деятельности при приёме на работу регулируется Трудовым кодексом РК и нормативными актами, касающимися ведения трудовых книжек. Ниже представлен подробный обзор всех этапов, необходимых документов и особенностей оформления записей в трудовой книжке работника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (статья 35 – документы, подтверждающие трудовую деятельность);
• Приказ Министерства труда и социальной защиты населения РК «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РК «Об электронных трудовых книжках» (действует с 2024 года).

Какие документы требуются при приёме на работу?

Согласно ст. 35 ТК РК, работодатель обязан затребовать у кандидата документы, подтверждающие:

1. Личность – паспорт гражданина РК или вид на жительство;
2. Образование и квалификацию – диплом, аттестат, сертификаты о профессиональной подготовке;
3. Трудовую деятельность – трудовая книжка (бумажная или электронная) либо иные документы, подтверждающие стаж (выписки из ПФР, справки с предыдущих мест работы, копии трудовых договоров и т.д.).

Если у кандидата нет трудовой книжки, работодатель должен оформить её впервые, заполнив первую страницу с личными данными сотрудника.

Бумажная vs. Электронная трудовая книжка

3.1 Бумажная трудовая книжка

• Физический документ формата А5, содержащий разделы: личные данные, сведения о работе, награды и т.д.;
• Заполняется от руки или печатным способом; записи заверяются печатью организации и подписью уполномоченного лица;
• Хранится у работника, а копия – в отделе кадров работодателя.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Ведётся в единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка»;
• Доступна работнику через личный кабинет на портале «электронное правительство» (egov.kz);
• Записи вносятся уполномоченным должностным лицом работодателя посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• Преимущества: минимизация риска утери, мгновенный доступ к данным, автоматическое формирование справок о стаже.

На сегодняшний день обе формы имеют равную юридическую силу. Выбор остаётся за работником и работодателем, однако многие компании переходят на ЭТК в целях оптимизации кадрового учёта.

Порядок внесения записи о приёме на работу

Запись о приёме на работу делается в соответствии с Приложением 1 Правил ведения трудовых книжек. Основные шаги:

1. Проверка документов – кадровик убеждается, что представленные документы соответствуют требованиям ТК РК;
2. Заполнение первой страницы (при отсутствии книжки) – указываются:
• ФИО полностью;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Образование (наименование учебного заведения, специальность, квалификация);
• Специальность и разряд (если применимо).
3. Внесение записи о приёме – в разделе «Сведения о работе» заполняются поля:
• Дата приёма на работу (число, месяц, год);
• Номер и дата приказа о приёме;
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Должность, структурное подразделение;
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
• Условия оплаты (оклад, ставка).
4. Заверение записи – ставиться печать организации и подпись уполномоченного лица (директор, начальник отдела кадров или иное лицо, наделённое соответствующей полномочиями по доверенности);
5. Выдача копии работнику – работник получает копию записи (или выписку из ЭТК) под расписку.

Особенности оформления для иностранных граждан

Граждане других государств, включая РФ, при приёме на работу в РК обязаны предоставить:

• Внутренний паспорт (для граждан РФ) или загранпаспорт с визой/разрешением на работу;
• Разрешение на временное проживание или вид на жительство (если требуется);
• Документ, подтверждающий квалификацию (диплом, сертификат);
• Трудовую книжку своего государства или оформить трудовую книжку образца РК (по заявлению работника).

Запись о приёме иностранного работника вносится в трудовую книжку РК по тем же правилам, что и для граждан Казахстана. При отсутствии собственной книжки работник может попросить работодателя завести новую книжку РК, что допускается согласно приложению 1 Правил.

Хранение и учёт трудовых книжек

Работодатель обязан вести:

• Книгу учёта движения трудовых книжек – регистрация всех принятых и выданных книжек (серия, номер, ФИО работника, дата приёма/выдачи, подпись ответственного лица);
• Архив копий записей – скан-копии или фотографии страниц с записями о приёме, переводе, увольнении (хранится не менее 50 лет после увольнения работника).

Для электронных трудовых книжек учёт ведётся автоматически в системе ЭТК, однако работодатель всё равно должен сохранять подтверждающие документы (приказы, соглашения) в электронном архиве с обеспечением конфиденциальности.

Типичные ошибки при заполнении и как их избежать

• Отсутствие номера и даты приказа – всегда указывайте реквизиты приказа о приёме;
• Неполные личные данные – проверяйте ФИО, дату рождения, образование перед записью;
• Отсутствие печати или подписи – запись без заверения считается недействительной;
• Смешивание бумажной и электронной формы – если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не заполняется (и наоборот), чтобы избежать дублирования и противоречий;
• Неправильное указание даты приёма – дата в трудовой книжке должна совпадать с датой в приказе о приёме.

Рекомендации для кадровых служб

1. Разработайте внутреннюю инструкцию по приёму на работу, включающую чек‑лист необходимых документов и шаги заполнения трудовой книжки;
2. Проводите периодическое обучение ответственных лиц работе с ЭТК и использованию ЭЦП;
3. Ведите журнал контроля за своевременностью внесения записей (не более 3 рабочих дней с даты приёма);
4. Храните оригиналы приказов и соглашений в огнеупорном шкафу или в защищённом электронном хранилище;
5. При переходе на электронную форму информируйте работников о преимуществах и порядке доступа к личному кабинету на портале egov.kz.

Приём на работу в трудовых книжках Республики Казахстан – это строго регламентированная процедура, требующая внимательного отношения к документам, соблюдения сроков и правильного оформления записей. Независимо от выбранной формы (бумажная или электронная) ключевыми моментами являются:

• Полнота и достоверность предоставленных данных;
• Соблюдение порядка внесения и заверения записей;
• Обеспечение надёжного хранения и учёта трудовых книжек.

Следуя изложенным рекомендациям, кадровые службы смогут минимизировать риски ошибок, обеспечить законность трудовых отношений и защитить права работников на подтверждение своего трудового стажа.