Вопрос оформления трудовых отношений с работниками, принимаемыми на время отсутствия основного сотрудника (находящегося в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком), остается одним из самых распространенных в кадровой практике. В 2026 году, с учетом действующего законодательства и перехода на электронные трудовые книжки, важно строго соблюдать порядок внесения записей, чтобы избежать юридических рисков.
Ниже представлен подробный разбор того, как правильно оформить запись, какие существуют нюансы для временных сотрудников и нужно ли вносить запись о самом декрете основного работника.
Нужно ли вносить запись о декрете основного сотрудника?
Это самый частый вопрос, который возникает у кадровиков. Ответ однозначен: нет, не нужно.
Работодатель не имеет права вносить в трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности) основного работника какую-либо информацию о том, что он находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком; Факт нахождения в декрете фиксируется исключительно во внутренних документах организации:
- в личной карточке работника (форма Т-2);
- в табеле учета рабочего времени;
- в приказе о предоставлении отпуска.
Трудовая книжка основного сотрудника остается «чистой» в этот период, так как его трудовой договор не прерывается и не изменяется.
Оформление записи для временного работника (замещающего)
Совсем иначе обстоят дела с сотрудником, который принят на работу временно, чтобы заменить отсутствующего специалиста. Согласно разъяснениям юристов и нормам Трудового кодекса РФ, внесение записи о приеме на работу для такого сотрудника — это прямая обязанность работодателя, а не его право.
Даже если трудовой договор заключен на короткий срок (до выхода основного работника), запись вносится по общим правилам. Главное отличие такой записи, указание причины приема на работу (временная замена).
Правила заполнения граф при приеме на временную работу
При внесении сведений в раздел «Сведения о работе» необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится запись о приеме с обязательным указанием, что работа является временной.
Пример формулировки: «Принят в отдел продаж на должность менеджера на время отсутствия основного работника Иванова И.И., находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет». - Графа 4 (Документ-основание): Указывается номер и дата приказа о приеме на работу.
Образец записи в трудовой книжке (текстовая форма)
Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в графе 3:
Принят в отдел бухгалтерии на должность бухгалтера на период отпуска по уходу за ребенком основного работника Петровой А.С. до выхода ее на работу.
Важно помнить: формулировка «до выхода основного работника» или «на время отпуска по уходу за ребенком» является юридически значимой. Она обосновывает срочный характер трудового договора.
Увольнение временного работника
Срок действия трудового договора временного сотрудника истекает в день выхода на работу основного специалиста. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении.
Порядок действий:
- Основной работник пишет заявление о выходе из отпуска.
- Работодатель издает приказ о прекращении трудового договора с временным работником в связи с истечением срока договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- В трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием основания: «Истечение срока трудового договора».
Частые ошибки при оформлении
Анализируя практику 2025–2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:
- Отсутствие указания на временный характер работы. Если в записи не указано, что сотрудник принят на время декрета основного работника, договор может быть автоматически признан бессрочным по решению суда.
- Внесение записи о декрете основного сотрудника. Как упоминалось выше, это нарушение прав работника на конфиденциальность и требований делопроизводства.
- Задержка с внесением записи. Запись о приеме должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа, даже если сотрудник работает временно.
Правильное оформление записей в трудовой книжке при замещении декретницы критически важно для защиты прав обеих сторон трудовых отношений. Для временного работника такая запись гарантирует подтверждение стажа, а для работодателя служит доказательством законности срочного характера договора. Помните, что сам факт ухода основного сотрудника в декрет в его трудовой книжке не отражается, тогда как для замещающего сотрудника запись о приеме является обязательной.
Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующих нормативно-правовых актах РФ.