Если вы впервые устраиваетесь на работу или потеряли трудовую книжку, у вас наверняка возникает множество вопросов: как оформить документ, где его получить, какие документы нужны и как выглядит процедура в разных случаях. В этой статье мы разберём все аспекты создания трудовой книжки — от бумажной версии до электронной, включая особенности для иностранных граждан и нюансы перехода между форматами.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка, это официальный документ, который фиксирует всю трудовую деятельность гражданина. Она содержит:

• Сведения о приёме на работу
• Занимаемые должности и изменения в карьере
• Награды и поощрения (только в бумажной версии)
• Причины увольнения (согласно ст. 77 ТК РФ)
• Общий трудовой стаж

Виды трудовых книжек в 2025 году

В России действуют два формата трудовых книжек:

Бумажная трудовая книжка

• Для кого: граждан, начавших трудовую деятельность до 2020 года
• Особенности:
  • Ведётся работодателем
  • Хранится у работодателя (при увольнении выдаётся на руки)
  • Включает все записи о трудовой деятельности

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Для кого: граждан, начавших работать после 2020 года или перешедших на ЭТК
• Особенности:
  • Ведётся в системе СФР (Социальный фонд России)
  • Доступна через личный кабинет на Госуслугах, сайт ПФР или МФЦ
  • Содержит те же данные, что и бумажная, но в электронном формате
  • Работодатель не обязан хранить бумажную копию

Как сделать трудовую книжку впервые

Если у вас нет опыта работы (например, вы студент или выпускник)

В этом случае оформление трудовой книжки ложится на работодателя:

1. Соберите необходимые документы:
   • Паспорт гражданина РФ
   • СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)
   • ИНН (налоговый номер)
   • Документы об образовании (если есть)
2. Оформите трудовой договор: подпишите его с работодателем
3. Подготовьте приказ о приёме на работу: это официальное подтверждение вашего трудоустройства
4. Работодатель заводит трудовую книжку:
   • Для бумажной версии: заполняет ьный лист и первую запись о приёме
   • Для электронной версии: вносит данные в систему СФР

Если вы переходите с бумажной на электронную

Процедура выглядит так:

1. Подайте заявление работодателю: укажите, что хотите перейти на электронный формат
2. Работодатель:
   • Выдаёт вам на руки бумажную трудовую книжку
   • Освобождается от обязанности её хранить
   • Перестаёт вносить новые записи в бумажный вариант
3. Зарегистрируйтесь в системе СФР:
   • Через Госуслуги
   • На сайте ПФР (pfr.gov.ru)
   • В МФЦ
4. Проверьте данные: убедитесь, что вся информация о вашей трудовой деятельности корректна

Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги

Электронная трудовая книжка доступна через несколько каналов. Вот пошаговая инструкция для получения через Госуслуги:

1. Зарегистрируйтесь на портале:
   • Перейдите на www.gosuslugi.ru
   • Пройдите регистрацию (если ещё не зарегистрированы)
2. Найдите услугу:
   • В поисковой строке введите «Электронная трудовая книжка»
   • Выберите услугу «Получение сведений о трудовой деятельности»
3. Подайте заявление:
   • Заполните форму с указанием СНИЛС
   • Укажите способ получения (электронно или на бумаге)
4. Получите данные:
   • Через несколько дней вам придёт уведомление о готовности документа
   • Вы можете скачать выписку в личном кабинете

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Вы можете запросить выписку несколькими способами:

Через Госуслуги

Как описано выше — через поиск услуги «Получение сведений о трудовой деятельности».

Через сайт ПФР (pfr.gov.ru)

1. Зарегистрируйтесь на сайте ПФР
2. Перейдите в личный кабинет
3. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка»
4. Запросите выписку

В МФЦ

Обратитесь в ближайший МФЦ с паспортом и СНИЛС. Сотрудник поможет запросить выписку.

Через работодателя

Если вы работаете, работодатель может предоставить выписку по вашему запросу.

Как оформить трудовую книжку иностранцу

Для иностранных граждан процедура имеет свои особенности:

1. Проверьте статус иностранца:
   • У него должен быть статус временно пребывающего, временно проживающего или постоянно проживающего
   • Обязательно наличие разрешения на работу или патента
2. Соберите документы:
   • Паспорт иностранного гражданина (с переводом, если на другом языке)
   • Миграционная карта
   • Разрешение на работу или патент
   • СНИЛС (если есть)
   • ИНН (если есть)
3. Оформите трудовой договор: с указанием всех условий работы
4. Работодатель заводит трудовую книжку:
   • Для бумажной версии: заполняет ьный лист
   • Для электронной версии: вносит данные в систему СФР
5. Сделайте перевод записей: если трудовая книжка ведётся на русском языке, а иностранец не владеет им

Как заполнить трудовую книжку: основные правила

Если вы ведёте бумажную трудовую книжку (например, как индивидуальный предприниматель), следуйте этим правилам:

Общие требования

• Все записи делаются ручкой с чёрной пастой
• Не допускаются помарки, подчистки, зачёркивания
• Записи должны быть чёткими и понятными
• Исправления заверяются подписью работодателя и печатью (если есть)

Структура записи о приёме на работу

Пример заполнения:

 Принят на работу в ООО "Ромашка" на должность "Менеджер по продажам"
 Основание: Приказ №15 от 
 

Что должно быть в трудовой книжке

• ьный лист:
  • Фамилия, имя, отчество
  • Дата рождения
  • Образование
  • Профессия или специальность
• Раздел «Сведения о работе»:
  • Записи о приёме, переводе, увольнении
  • Основание каждой записи (приказ)
• Раздел «Сведения о награждениях»: только для бумажной версии

Как перевести работника с бумажной на электронную трудовую

Процедура перехода:

1. Получите заявление от работника: он должен написать заявление о переходе на ЭТК
2. Выдайте бумажную трудовую книжку: на руки работнику
3. Прекратите ведение бумажной версии: новые записи вносите только в электронную
4. Внесите данные в систему СФР:
   • Заполните форму ЕФС-1
   • Подайте её в Социальный фонд России
5. Уведомите работника: о том, что теперь его трудовая ведётся в электронном формате

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать трудовую книжку самостоятельно?

Нет, трудовую книжку оформляет работодатель при первом трудоустройстве. Исключение, если вы индивидуальный предприниматель и ведёте трудовую книжку для своих сотрудников.

Сколько стоит оформление трудовой книжки?

Оформление трудовой книжки бесплатно для работника. Работодатель несёт все расходы.

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Если вы потеряли трудовую книжку:

1. Обратитесь к последнему работодателю
2. Попросите выдать дубликат
3. Если не получается — обратитесь в архив организации
4. В крайнем случае — подайте заявление в суд о восстановлении трудовой книжки

Можно ли восстановить записи в трудовой книжке?

Да, если записи утеряны или испорчены, можно запросить дубликат. Для этого:

• Обратитесь к работодателю с заявлением
• Предоставьте документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые договоры, приказы)
• Работодатель оформит дубликат

Нужно ли делать трудовую книжку для совместителей?

Да, если совместитель работает по основному месту работы, трудовая книжка ведётся по основному месту. Если совместитель работает только по совместительству, трудовая книжка не оформляется (кроме случаев, когда он просит).

Оформление трудовой книжки — важный этап при трудоустройстве. В 2025 году у вас есть выбор между бумажной и электронной версией, но в любом случае документ должен быть оформлен корректно и содержать все необходимые сведения.

Если у вас остались вопросы, обратитесь:

• К работодателю
• В МФЦ
• На горячую линию СФР: ###-###-####
• Через Госуслуги