Внимание! С 1 января 2020 года в России введён обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Поэтому при оформлении записи о работе генерального директора необходимо учитывать как традиционный бумажный вариант‚ так и требования к электронному формату‚ а также обязательную сдачу сведений в ПФР через форму СЗВ‑ТД.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66‚ 67‚ 69.
• Федеральный закон № 156‑ФЗ «Об обязательном электронном документообороте в сфере труда» (вступил в силу 1 января 2020 г.).
• Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 № 322н «Об утверждении формы СЗВ‑ТД».
• Постановление ПФР от 28 июля 2020 № М-13‑03/2020 «О порядке представления сведений о кадровых изменениях в электронном виде».

Особенности записи для генерального директора

Генеральный директор – это руководитель высшего звена‚ который одновременно является работником (если у него оформлен трудовой договор) и руководителем (если он является учредителем). При заполнении трудовой книжки следует учитывать:

1. Должность указывается полностью: «Генеральный директор» (с указанием полного названия организации‚ если требуется).
2. В графе «Основание для приёма на работу» обычно указывается «Трудовой договор № … от …» или «Приказ № … от … о назначении на должность». Для учредителей иногда используется «Устав» как основание.
3. Для директора часто требуется указать вид занятости – «полный рабочий день»‚ а в графе «Ставка» – «1‚0» (полный рабочий день) или «по договору».
4. Если директор одновременно является учредителем‚ в графе «Состояние по трудовой книжке» может быть пометка «Учредитель (участник)» – это необязательно‚ но иногда делается для ясности.

Порядок заполнения трудовой книжки

Бумажный вариант

1. Подготовьте трудовой договор и приказ о назначении (если таковой имеется).
2. Заполните первую страницу (данные о работнике) – фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта‚ СНИЛС.
3. В разделе «Записи о трудовой деятельности» внесите запись:
   • Дата приёма (день‚ месяц‚ год).
   • Должность – «Генеральный директор».
   • Основание – номер и дата договора/приказа.
   • Ставка – «1‚0» (полный рабочий день) или указание «по договору».
   • Подпись работодателя (руководителя организации) и печать.
4. При увольнении внесите запись о прекращении трудовых отношений (дата‚ основание – «Трудовой договор № … от … расторгнут по соглашению сторон» и т.д.).
5. Подпишите запись и поставьте печать.

Электронный вариант (ЭТК)

Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронный личный кабинет работника» (ЭЛК) ПФР. Заполнение происходит автоматически через Справку о заработной плате (СЗВ‑ТД)‚ которую формирует бухгалтерия.

1. В 1С:ЗУП (или другой бухгалтерской системе) необходимо настроить:
   • Код ОКЗ (основной код занятости) – 01 (работа по трудовому договору).
   • Трудовую функцию – «Генеральный директор» (можно добавить в справочник «Должности»).
   • Код причины увольнения (если будет) – согласно классификатору ПФР.
2. После оформления договора в системе формируется СЗВ‑ТД (форма 3‑НДФЛ) и автоматически передаётся в ПФР через Личный кабинет работодателя.
3. ПФР в течение 5 рабочих дней обновит запись в ЭТК. Работнику будет отправлено уведомление о появлении новой записи.
4. Если требуется внести исправление‚ необходимо подать корректирующую СЗВ‑ТД и приложить пояснительные документы.

Необходимые документы

Пример заполнения записи (бумажный вариант)

Дата приёма: 
Должность: Генеральный директор
Основание: Трудовой договор № 12/2026 от 
Ставка: 1‚0 (полный рабочий день)
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.)
Печать организации

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный код ОКЗ. Для директора часто используют код 01 (трудовой договор). Если указать код «02» (гражданско‑правовой договор)‚ запись будет отклонена ПФР.
• Отсутствие подписи и печати. В электронном варианте подпись заменяется цифровой подписью работодателя; без неё запись не будет принята.
• Ошибки в датах. Дата приёма в трудовой книжке должна совпадать с датой начала действия договора/приказа.
• Не указано основание увольнения. При увольнении необходимо указать точный документ (приказ‚ соглашение) и код причины увольнения.
• Несвоевременная передача СЗВ‑ТД. По закону сведения о приёме/увольнении должны быть переданы в ПФР в течение 5 рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить генерального директора без трудового договора?

Да‚ если он назначен приказом о назначении‚ но в этом случае в графе «Основание» указывается номер и дата приказа. Однако большинство компаний предпочитают использовать трудовой договор для упрощения отчётности.

Нужна ли печать организации в электронном варианте?

В ЭТК печать не ставится. Вместо неё используется электронная подпись (ЭЦП) работодателя‚ которая подтверждает подлинность записи.

Как исправить ошибку в записи о генеральном директоре?

Подайте корректирующую СЗВ‑ТД через личный кабинет работодателя‚ приложив документ‚ подтверждающий правильные данные (например‚ исправленный приказ).

Влияет ли статус учредителя на запись в трудовой книжке?

Статус учредителя не отражается в трудовой книжке. Важно лишь правильно указать основание приёма и должность.

Заполнение трудовой книжки на должность генерального директора – процесс‚ который требует внимательности к деталям и соблюдения актуального законодательства. С 2020 года основной упор делается на электронный документооборот‚ поэтому правильная настройка бухгалтерской программы (1С:ЗУП‚ SAP HR и др.) и своевременная передача формы СЗВ‑ТД в ПФР являются ключевыми моментами.

Помните: без корректных данных в трудовой книжке у директора могут возникнуть проблемы при получении кредитов‚ пенсий и иных социальных выплат. Поэтому рекомендуется проверять каждую запись дважды и при необходимости привлекать специалиста по кадровому учёту.

Дата публикации: