Оформление трудовой книжки (ТК) для иностранного работника в России — обязательная процедура, но она имеет ряд особенностей по сравнению с российскими гражданами. В этой статье подробно разберем, нужна ли трудовая книжка иностранцу, как её правильно оформить и вести, а также какие документы потребуются.

Обязательна ли трудовая книжка для иностранного работника?

Да, обязательна. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, каждый работник, в т.ч. иностранный гражданин, принимаемый на работу в РФ, должен иметь трудовую книжку. Исключений по признаку гражданства нет.

Работодатель обязан:

• Завести трудовую книжку на вновь принимаемого иностранного работника (если у него её нет).
• Внести в неё сведения о приёме на работу и об увольнении.
• Передать книжку работнику при увольнении.

Какие виды трудовых книжек могут быть у иностранца?

Существует два формата:

1. Бумажная трудовая книжка — стандартный booklet. Выдаётся работнику при первом трудоустройстве в РФ (в т.ч. иностранцу) или по его заявлению вместо утерянной.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК), информация хранится в базе данных СФР (Социального фонда России). Для перехода на ЭТК работник должен подать заявление через Госуслуги или работодатель — через свою ЭКЦ. Важно: иностранный гражданин может выбрать ЭТК, только если у него уже есть бумажная ТК или он ранее работал в РФ. Для первого места работы в РФ после бумажная ТК заводится по умолчанию.

Особенности для иностранцев с патентами и ВКС

Здесь есть важные нюансы:

• Иностранцы, работающие по патенту (например, из стран безвизового въезда) — также подлежат обязательному оформлению трудовой книжки. Патент — это разрешение на работу, а значит, отношения регулируются ТК РФ.
• Высококвалифицированные специалисты (ВКС), получают работу по специальному разрешению; Для них трудовая книжка также ведётся на общих основаниях.

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую книжку иностранному гражданину

Шаг 1: Получение бумажной трудовой книжки

Если у иностранца нет ТК (первое трудоустройство в РФ):

• Работодатель (или сам работник) приобретает стандартную бланковую трудовую книжку в специализированной организации или может заказать у типографии, имеющей лицензию.
• Заполняется титульный лист: указываются ФИО (латиницей и кириллицей, если есть транслитерация), дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность (паспорт, вид на жительство).

Шаг 2: Подготовка документов для внесения записи

Для оформления записи о приёме на работу работодателю необходимы:

• Паспорт иностранного гражданина (с отметками о въезде/регистрации).
• Разрешение на работу (патент, лицензия, РВП для ВКС и т.д.).
• Трудовой договор (на русском языке).
• Заявление работника о заведении ТК (если она заводится впервые).

Шаг 3: Заполнение записи о приёме на работу

В разделе I (сведения о работе) вносятся:

• № записи (порядковый, начиная с 1).
• Дата заключения трудового договора.
• Наименование организации-работодателя (полное название, как в Уставе).
• Подразделение (если есть).
• Основание приёма (например, «приказ №… от …»).
• Профессия/должность (с точным наименованием из штатного расписания или договора).
• Дата фактического допуска к работе (может совпадать с датой договора).

Важно: Все записи делаются на русском языке. Названия организаций и должностей — в точном соответствии с документами.

Шаг 4: Подписание и скрепление

• Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и скрепляется печатью организации.
• Работник (иностранец) ставит свою подпись в графе «Подпись работника».

Шаг 5: Хранение и передача

• Трудовая книжка хранится у работодателя (в кадровом отделе) в течение всего периода работы.
• При увольнении делается запись в разделе II (сведения об увольнении), заверяется подписями и печатью.
• ТК возвращается работнику под расписку.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не завести ТК на иностранца, работающего по патенту.
  Решение: Патент = работа по ТК РФ = ТК обязательна.
• Ошибка: Заполнять ТК на иностранца только на русском, без указания данных из заграничного паспорта.
  Решение: Указывать ФИО латиницей (как в паспорте) и кириллицей (если есть), серию/номер паспорта, страну выдачи.
• Ошибка: Не делать запись об увольнении.
  Решение: Без записи об увольнении стаж не считается, а работник не может подтвердить трудовой стаж.
• Ошибка: Перепутать основание приёма (указать «патент» вместо «приказ»).
  Решение: В графе «Основание» указывается номер и дата приказа (или иного документа) о приёме на работу.

Ответы на ключевые вопросы (FAQ)

❓ Может ли иностранный гражданин отказаться от трудовой книжки?

Нет. Отказ от оформления ТК является нарушением со стороны работодателя. ТК — это обязательный документ, подтверждающий трудовой стаж и дающий право на социальные гарантии.

❓ Что делать, если иностранный работник потерял трудовую книжку?

Работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат трудовой книжки. Порядок аналогичен оформлению новой: вносится запись о выдаче дубликата, указывается причина (утрата), заверяется подписями и печатью. Для этого потребуются: заявление, паспорт, копия утраченной ТК (если есть), документы, подтверждающие трудовую деятельность (приказы, трудовой договор).

❓ Как отразить в ТК смену фамилии (например, после брака)?

Делается дополнительная запись в разделе I (или на отдельном листе) с указанием: «Фамилия изменена на … (новая фамилия) … (дата изменения). На основании … (название документа, например, свидетельства о браке)». Запись заверяется подписью и печатью.

Оформление трудовой книжки на иностранного работника — это стандартная, но ответственная процедура. Ключевые правила:

• Обязательность для всех, кто работает в РФ официально.
• Бумажная ТК — основной формат для иностранца при первом трудоустройстве после .
• Точность заполнения: данные из паспорта, корректное наименование должности, обязательные подписи и печать.
• Строгое соблюдение статей 65 и 66 ТК РФ.

Соблюдение этих правил защищает и работника (подтверждает стаж), и работодателя (избегает штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ). При возникновении сложных ситуаций (например, с ВКС или при переезде из другой страны со своей ТК) рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.

Дата актуальности информации: 21 мая 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных актов.