Вопрос о том, может ли работодатель оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) для нового сотрудника, регулируется Трудовым кодексом РФ, федеральным законом № 439‑ФЗ «Об электронном документообороте» и нормативными актами Министерства труда. Ниже – подробный разбор правовых оснований, практик и рекомендаций.
Правовая основа
Согласно ТК РФ, ст. 66, порядок ведения, хранения и оформления трудовых книжек определяет Правительство РФ. В 2026 году действует два формата:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который может быть выдан только при наличии соответствующего заявления сотрудника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – вводится в обязательный оборот с 2025 года, её ведение осуществляется в системе Социального фонда (СФР) и отражается в отчёте ЕФС‑1.
Ключевой документ – Письмо Минтруда России от 3 июня 2022 г. № 14‑6/ООГ‑3682, в котором указано, что если работник не предоставил бумажную книжку (например, из‑за её потери), работодатель обязан вести сведения о нём только в электронном виде.
Обязанность заводить трудовую книжку
Работодатель обязан завести трудовые книжки для всех сотрудников, которые:
- Устроены на работу впервые (включая ИП и юридических лиц).
- Получают трудовые отношения на основании трудового договора.
- Не находятся в статусе удалённого (дистанционного) работника, если иное не предусмотрено договором.
То есть да, работодатель имеет право и обязан завести трудовую книжку, но только в том случае, когда это требуется законом или согласовано с сотрудником.
Бумажный формат
С 1 сентября 2021 г. в бумажную трудовую книжку вносятся новые реквизиты (см. Приказ Минтруда № 45). При этом:
- Работодатель может выдать книжку бесплатно, но это фиксируется в локальных нормативных актах.
- Сотрудник, впервые устроившийся после 31 декабря 2020 г., не может получить бумажную книжку – вместо неё оформляется ЭТК.
Электронный формат
С 2025 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки. Порядок:
- Сотрудник подаёт заявление о выборе формата (бумажный/электронный).
- Работодатель вносит сведения в ЭТК через систему СФР.
- Ведётся отчёт ЕФС‑1, который подтверждает наличие сведений о трудовой деятельности.
Электронная книжка хранится в СФР и доступна как работодателю, так и самому сотруднику.
Что делать, если сотрудник потерял бумажную книжку?
По мнению Роструда (письмо от 3 июня 2022 г.), в случае утраты сотрудником бумажной трудовой книжки работодатель обязан:
- Вести сведения о работнике в электронном виде.
- Получить от сотрудника письменное заявление о выборе формата (бумажный или электронный).
- Обеспечить хранение и обновление данных в ЭТК.
Таким образом, работодатель не имеет права «не заводить» трудовую книжку – он обязан обеспечить её оформление в одном из форматов.
Сроки и порядок заведения
Согласно практике, работодатель должен оформить трудовые книжки до 31 декабря 2020 г. для всех сотрудников, принятых до этого срока. Для новых работников (с 2021 г.) оформление производится в момент заключения трудового договора.
Если сотрудник пришёл без книжки, работодатель:
- Запрашивает у него заявление о выборе формата.
- Вносит данные в электронную форму (или выдаёт бумажную, если заявление положительно).
- Сохраняет копию заявления и подтверждает факт заведения в журнале учёта.
Ответственность работодателя
Нарушение обязательства по ведению трудовых книжек влечёт административную ответственность (штраф до 50 000 руб.) и может привести к приостановке деятельности организации в случае выявления нарушений during проверок Государственной инспекции труда.
Работодатель имеет право и обязан завести трудовую книжку для каждого сотрудника, если это требуется законом.
С 2025 года основной формат – электронная трудовая книжка. Бумажный формат сохраняется только по желанию сотрудника.
При потере сотрудником бумажной книжки работодатель обязан перейти на электронный ведение и оформить соответствующее заявление;
Все изменения в законодательстве (законы, приказы Минтруда, письма Роструда) следует учитывать при оформлении новых сотрудников.
Таким образом, правильный подход – своевременно завести трудовые книжки в установленном порядке, использовать электронный формат там, где это обязательно, и документировать все действия, чтобы избежать рисков при проверках.