В 2026 году процедура оформления трудовой книжки для нового сотрудника претерпела значительные изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Работодатели должны учитывать новые требования законодательства, чтобы корректно оформить документы и избежать ошибок․ В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты оформления трудовой книжки для нового сотрудника в текущем году․

Электронная трудовая книжка: новые правила в 2026 году

Согласно информации Минкомсвязи России, электронная трудовая книжка теперь доступна на Едином портале госуслуг․ Физлица могут получать сведения о трудовых событиях (приеме на работу, переводе, увольнении) в электронном виде только после:

1. Получения согласия сотрудника на ведение трудовой книжки в электронном формате;
2. Предоставления работодателем формы СЗВ-ТД в ПФР с данными о трудовой деятельности․

При этом работодатель обязан:

• Внести запись в бумажную трудовую книжку при приеме на работу;
• Получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
• Предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд в установленные сроки․

Оформление бумажной трудовой книжки для нового сотрудника

Даже при переходе на электронные трудовые книжки, бумажный вариант продолжает использоваться для новых сотрудников․ Работодатель обязан завести трудовую книжку на сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней․

Порядок оформления:

1. Получение трудовой книжки:
   • Если у сотрудника нет трудовой книжки, работодатель обязан завести новую;
   • Если у сотрудника есть трудовая книжка, но она испорчена или заполнена не полностью, оформляется дубликат․
2. Заполнение ьного листа:
   Фамилия, имя, отчество
   Дата рождения
   Образование
   Профессия или специальность
   Дата заполнения
3. Внесение записи о приеме на работу:
   № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу
   1 | | Принят на должность менеджера по продажам в отдел маркетинга

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу в 2026 году

Согласно письму Роструда от № 1922-6-1, запись о приеме на работу должна содержать:

• Порядковый номер записи;
• Дата приема на работу;
• Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
• Наименование структурного подразделения (при наличии)․

Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Алгоритм перехода на ЭТК:

1. Получение согласия сотрудника: Работодатель обязан запросить письменное согласие на ведение электронной трудовой книжки․
2. Подача заявления: Сотрудник может подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат․
3. Внесение сведений в ПФР: Работодатель предоставляет форму СЗВ-ТД с данными о трудовой деятельности сотрудника․
4. Ведение электронной трудовой: Все последующие записи вносятся в электронный формат․

Выдача дубликата трудовой книжки

Если у сотрудника утеряна или испорчена трудовая книжка, работодатель обязан выдать дубликат․ При этом:

• Заполняется ьный лист как при заполнении новой книжки;
• Вносятся сведения об общем стаже работы до поступления в данную организацию;
• Указываются все периоды работы на основании предоставленных документов․

Заверение копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться сотруднику для различных целей (получение кредита, оформление визы и т․д․)․ Работодатель обязан заверить копию, поставив:

• Подпись руководителя или уполномоченного лица;
• Печать организации (при наличии);
• Фразу «Верно» или «Копия верна»;
• Дата заверения․

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Неправильное оформление трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности (штрафы от 30 000 до 50 000 рублей);
• Трудовым спорам;
• Проблемам при оформлении пенсии․

Основные ошибки, которых следует избегать:

1. Отсутствие записи о приеме на работу;
2. Неправильное указание должности или структурного подразделения;
3. Отсутствие основания (приказа);
4. Исправления без надлежащего оформления;
5. Несвоевременное внесение записей․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить трудовую книжку через Госуслуги?

Да, в 2026 году можно получить новую трудовую книжку через портал Госуслуг, если у сотрудника ранее не было трудовой книжки․

Нужно ли вносить запись в бумажную трудовую книжку, если сотрудник переходит на ЭТК?

Да, при приеме на работу необходимо внести запись в бумажную трудовую книжку, даже если сотрудник планирует переход на электронный формат․

Как часто нужно предоставлять сведения в ПФР?

Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в ПФР не реже одного раза в месяц или при наступлении кадрового события (прием, увольнение, перевод)․

Можно ли сделать запись в трудовой книжке без приказа?

Нет, любая запись в трудовой книжке должна быть основана на соответствующем приказе или распоряжении работодателя․

Оформление трудовой книжки для нового сотрудника в 2026 году требует от работодателя особой внимательности и соблюдения новых правил ведения электронных трудовых книжек․ Основные моменты, которые необходимо помнить:

Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно оформить трудовую книжку для нового сотрудника и избежать ошибок, которые могут привести к административной или трудовой ответственности․

Дата публикации: 22 мая 2026 года