В 2026 году оформление трудовой книжки для руководителей компании остаётся важным этапом, который обеспечивает юридическую защиту как самого директора, так и организации. В этой статье мы разберём все нюансы: от выбора формата (бумажная или электронная) до оформления записи о приёме и заверения копии.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Трудовая книжка – официальная запись о трудовых отношениях работника с работодателем.
• Содержит сведения о приёме, увольнении, изменении должности, стаже и т.д.
• Для руководителей она подтверждает статус и права, а также служит доказательством трудового стажа при расчётах по выходным пособиям, пенсиям и т.п.

Особенности оформления для директора

В отличие от обычных сотрудников, директор имеет статус руководителя, что накладывает дополнительные требования:

• Запись о приёме должна быть оформлена без сокращений и без указания «сокращение».
• В случае перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) – необходимо подписать договор о переходе и оформить электронный журнал.
• При наличии бумажной трудовой книжки руководитель обязан хранить её в соответствии с приказом Минтруда и ГОСТ Р 7.0.97‑2025.

Пошаговый процесс оформления

Выбор формата

1. Бумажная трудовая книжка – обязательна для сотрудников, которые впервые устроились до 1 января 2021 года. Для новых сотрудников с 1 января 2021 года ведётся только ЭТК.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – доступна для всех сотрудников, включая директоров. Переход на ЭТК осуществляется через портал «Госуслуги» или через систему «СФР».

Подготовка документов

• Договор о приёме на работу (для директора – договор о назначении).
• Приказ о назначении (если директор назначается по приказу).
• Паспортные данные и ИНН.
• Копия трудовой книжки (если есть) для сверки.

Запись о приёме директора

Запись оформляется в последнем свободном листе трудовой книжки, ниже всех предыдущих записей. Пример оформления (2026 г.):

ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Генеральный директор
Трудовой стаж: 0 лет
Условия: Работает по настоящее время
Подпись руководителя: ____________________
Печать организации: ______________________

Если директор работает по совместительству (например, 0,5 ставки), запись о работе вносится только по просьбе сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки

Если требуется подтвердить факт работы, на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей добавьте:

Запись: Работает по настоящее время
Подпись руководителя: ____________________
Печать организации: ______________________

С 18 августа 2026 г. действует новый ГОСТ Р 7.0.97‑2025, который заменил стандарт 2016 г. Он уточняет требования к печати, подписи и цифровому заверению.

Требования к записи

• Запись должна быть без сокращений и ошибок.
• Дата приёма должна совпадать с датой начала трудовых отношений.
• Указание «Работает по настоящее время» подтверждает текущий статус.
• Подпись руководителя и печать организации обязательны.

Печать и подпись

Печать должна быть официальной, с надписью «ООО «Название компании»» и штампом. Подпись руководителя должна быть подписью, подтверждённой в системе «Электронная подпись» (если используется ЭТК).

Хранение и доступ

• Бумажная трудовая книжка хранится в бухгалтерии в течение 10 лет после увольнения.
• Электронная трудовая книжка доступна через портал «Госуслуги» и «СФР».
• При необходимости можно заказать выписку через Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить бумажную трудовую книжку для директора, если он уже имеет ЭТК? – Да, но она будет вестися отдельно и храниться в бухгалтерии.
2. Нужно ли ставить печать на запись о приёме директора? – Да, печать обязательна, если запись ведётся в бумажной книжке.
3. Как оформить запись о приёме директора по совместительству? – Запись вносится только по просьбе сотрудника, без сокращений.
4. Что делать, если у директора нет бумажной трудовой книжки? – Оформить ЭТК через портал «Госуслуги» и получить электронную копию.

Оформление трудовой книжки для директора в 2026 году требует соблюдения ряда регламентов: от выбора формата до точного оформления записи и заверения копии. Следуя приведённым рекомендациям, вы обеспечите юридическую чистоту трудовых отношений и защитите интересы как директора, так и организации.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в отдел кадров вашей компании.