С ростом популярности удалённой работы всё больше сотрудников и работодателей сталкиваются с вопросом оформления трудовых отношений в условиях отсутствия постоянного физического присутствия в офисе. Особое внимание требует трудовая книжка – документ‚ фиксирующий периоды работы и места трудоустройства. В этой статье разберём‚ как правильно оформлять трудовую книжку для удалённых сотрудников‚ какие нюансы предусмотрены Трудовым кодексом РФ и какие практические шаги необходимо выполнить.

Что говорит Трудовое законодательство

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ оформление трудовых отношений начинается с предоставления пакета документов‚ в который входит:

• паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• СНИЛС‚ ИНН‚ военный билет и др.;
• сведения о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка или её копия);
• другие документы‚ требуемые работодателем.

Важно отметить‚ что трудовая книжка не обязана вноситься в период удалённой работы‚ если сотрудник не просит об этом. Однако при необходимости (например‚ при смене работодателя или при запросе со стороны контролирующих органов) такие записи могут быть внесены.

Записи в трудовой книжке

Записи в книжке оформляются так же‚ как и для обычных офисных сотрудников. В них указываются:

1. Наименование организации‑работодателя;
2. Дата и номер документа‚ на основании которого заключён трудовой договор;
3. Дата начала работы;
4. Должность и место работы (при удалённой работе – место нахождения сотрудника);
5. Сведения о продолжительности работы и её виде;
6. Дата окончания работы (если она наступила).

При удалённом виде занятости часто используют форму «Запись в трудовой книжке о дистанционной работе»‚ которая может быть оформлена в электронном виде и отправлена по почте заказным письмом с уведомлением.

Как оформить удалённого сотрудника

Процесс оформления удалённого сотрудника начинается с подготовки и подписания трудового договора с дистанционным работником. В нём необходимо предусмотреть:

• Порядок решения срочных вопросов (по телефону‚ электронной почте‚ мессенджерами‚ корпоративными системами и т.п.);
• Способы передачи результатов работы (например‚ отчёт в личном кабинете‚ предоставление файлов в облако и др.);
• Условия оплаты труда‚ включая возможные надбавки за использование оборудования (например‚ ежемесячная выплата 2 000 ₽ за аренду ноутбука‚ как предусмотрено ст. 312.6 ТК РФ).

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может её отправить работодателю заказным письмом с уведомлением или предоставить лично‚ если это удобно.

Приём и оформление

Приём удалённого сотрудника включает следующие этапы:

1. Получение копий паспорта‚ СНИЛС и других обязательных документов.
2. Заказное письмо с уведомлением о приёме в организацию.
3. Внесение сведений в журнал учёта трудовых книжек (если у сотрудника есть бумажная трудовая).
4. Оформление личного кабинета в корпоративной системе для контроля рабочего процесса.

Важно не забыть о дополнительных требованиях‚ если сотрудник является военнообязанным: необходимо отправить отчёт в СФР и‚ при необходимости‚ в военный комендатуру.

Практические рекомендации для работодателя

Чтобы избежать недоразумений и упростить работу с удалёнными сотрудниками‚ рекомендуется:

• Установить чёткие правила взаимодействия. Описать в локальном документе‚ как решать срочные вопросы‚ как передавать отчёты и как фиксировать рабочее время.
• Регулярно сверять данные в журнале учёта трудовых книжек. При необходимости вносить записи о дистанционной работе‚ если сотрудник просит этого.
• Обеспечить безопасность передачи данных. Использовать шифрованные каналы связи и защищённые облачные хранилища.
• Проводить периодический аудит. Проверять‚ соблюдены ли все требования ТК РФ и внутренние регламенты компании.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить сведения о дистанционной работе в трудовую книжку?

Согласно практике‚ внести запись в трудовую книжку дистанционного работника необязательно‚ если он не просит этого явно. Однако при смене работодателя или при запросе контролирующих органов такие данные могут потребоваться.

Как оформить оплату за аренду оборудования?

В трудовом договоре можно предусмотреть отдельную надбавку за использование личного оборудования. Например‚ работодатель ежемесячно выплачивает 2 000 ₽ за аренду ноутбука‚ что соответствует пункту ст. 312.6 ТК РФ.

Как передавать результаты работы удалённому сотруднику?

Обычно используют личный кабинет‚ электронную почту или корпоративные системы (например‚ Teams‚ Slack). Важно заранее обозначить формат отчёта (документ‚ файл‚ ссылка) и сроки его предоставления.

Удалённая работа стала неотъемлемой частью современной трудовой практики. Правильное оформление трудовой книжки и соблюдение требований ТК РФ позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений между работодателем и сотрудником. Главное – заранее прописать в договоре и локальных документах порядок взаимодействия‚ передачи результатов работы и фиксацию сведений в трудовых книжках. При правильном подходе удалённый сотрудник будет чувствовать себя частью команды‚ а работодатель – уверенным в соблюдении всех нормативных требований.

Автор статьи: консультант по трудовому праву‚ 23 мая 2026 г.