При оформлении трудовой книжки генерального директора (ГД) возникает ряд вопросов, связанных с выбором основания записи, указанием реквизитов и особенностями заполнения граф. Ниже представлен подробный разбор порядка оформления записи, актуальный на 23 мая 2026 года, а также готовый образец, который можно сразу использовать в практике.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68) – порядок ведения трудовых книжек.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ).
• ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 65‑67) – порядок избрания/назначения директора.
• Письма Минтруда и Роструда, разъясняющие возможность указания в графе 4 как приказа о приёме на работу, так и протокола общего собрания участников (или решения единственного участника).

Кто заполняет запись?

Запись о приёме генерального директора в трудовую книжку делает кадровая служба организации (или уполномоченное лицо, например, секретарь совета директоров). Если организация состоит из единственного участника, запись может быть оформлена непосредственно этим участником, действующим от имени общества.

Что указывать в каждой графе трудовой книжки

Особенности заполнения для разных форм организации

ООО с несколькими участниками

Основание – протокол общего собрания участников (или решения совета директоров, если таковой предусмотрен уставом). В графе 4 указывают номер и дату протокола.

ООО с единственным участником

Основание – решение единственного участника о назначении генерального директора. Оформляется как отдельный документ (решение) либо как протокол единственного участника. В графе 4 пишут: «Решение единственного участника от ДД.ММ.ГГГГ № X».

Генеральный директор по совместительству

В графе 3 после должности добавляют пометку «(по совместительству)». В графе 4 указывают основание (приказ или протокол) так же, как и для основной работы. Важно, чтобы в основной трудовой книжке сотрудника была сделана запись о совместительстве.

Образец записи в трудовой книжке генерального директора

Ниже представлен типовой вариант заполнения для ООО с несколькими участниками, где основанием служит протокол общего собрания участников.

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Принят в ООО «Альфа‑Трейд» на должность генерального директора
Графа 4: Протокол общего собрания участников ООО «Альфа‑Трейд» № 5 от г.

Если основание – приказ о приёме на работу, запись будет выглядеть так:

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Принят в ООО «Альфа‑Трейд» на должность генерального директора
Графа 4: Приказ № 23‑К от г. о приёме на работу генерального директора

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Получить документ‑основание (приказ о приёме или протокол/решение о назначении).
2. Убедиться, что в документе указаны: дата, номер, наименование организации и должность «генеральный директор».
3. В трудовой книжке открыть следующий свободный лист.
4. Заполнить графу 1 – следующий порядковый номер.
5. Заполнить графу 2 – дату приёма (указывается дата из документа‑основания).
6. В графе 3 написать: «Принят в [Полное наименование организации] на должность генерального директора» (при совместительстве добавить «(по совместительству)» после должности).
7. В графе 4 внести реквизиты документа‑основания: «Приказ № [номер] от [дата] г.» либо «Протокол общего собрания участников № [номер] от [дата] г.» (или «Решение единственного участника № [номер] от [дата] г.»).
8. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется внутренними регламентами).
9. Сделать копию записи для личного дела сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно указывать и приказ, и протокол в графе 4?

Нет. В графе 4 указывается только один документ‑основание. Выбор зависит от внутренней политики компании.

Нужно ли заверять запись печатью?

Трудовая книжка заверяется подписью ответственного лица; печать ставится только если это предусмотрено локальными нормативными актами организации.

Как оформить запись, если генеральный директор принимается на работу в newly created organization (новосозданное ООО)?

Дата приёма совпадает с датой государственной регистрации организации или с датой, указанной в протоколе учредителей о назначении первого директора. Основание – протокол учредителей (или решение единственного учредителя).

Что делать, если генеральный директор совмещает должность с работой в другой организации?

В трудовой книжке делается две записи: основная работа (в основной организации) и совместительство (в организации, где он работает по совместительству). В графе 3 каждой записи указывается соответствующая организация и должность с пометкой «(по совместительстве)» для второй записи.

Запись о приёме генерального директора в трудовую книжку оформляется по общим правилам ведения трудовых книжек, однако существует гибкость в выборе документа‑основания (приказ или протокол/решение). Главное – точно указать дату приёма, полное наименование организации, должность и реквизиты основания. Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, кадровые специалисты смогут избежать ошибок и обеспечить корректное оформление трудовой книжки генерального директора.

Следует помнить, что любые изменения в трудовой книжке должны быть внесены вовремя и без исправлений, иначе это может повлечь затруднения при подтверждении стажа и прав на социальные гарантии.