Важно! Индивидуальный предприниматель (ИП), нанимающий работников, обязан вести трудовые книжки на тех же основаниях, что и юридические лица. Это прямо предусмотрено статьей 66 Трудового кодекса РФ. Несоблюдение правил влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы от 1 000 до 5 000 руб.).
Кто и когда обязан вести трудовую книжку?
ИП обязан оформить трудовую книжку (ТК) на каждого работника, если:
- Работа у ИП является для сотрудника основной (т.е. он не работает по трудовому договору у другого работодателя).
- Срок работы составляет более пяти дней.
Если работник трудится у ИП менее 5 дней или это не основная работа, ТК не оформляется, но по запросу работника ИП обязан выдать трудовую книжку на каждого работника.
Кто является работодателем в записи?
В разделе «Сведения о работодателе» (ьный лист) и во всех записях об изменении условий труда указывается:
Наименование работодателя:
Полное: Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество], ОГРНИП [номер], ИНН [номер]
Сокращенное (если есть): ИП [Фамилия]
Пример: «Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич, ОГРНИП 324123400012345, ИНН 1234567890».
Порядок заполнения ьного листа
Заполняется при первом приеме на работу. Все данные вносятся разборчиво, чернилами черного или синего цвета, без исправлений и помарок.
| Поле | Как заполнить (пример для ИП) |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Сидоров Анна Владимировна |
| Дата рождения | |
| Образование | Высшее (по документу об образовании) |
| Специальность | Экономист (по диплому) |
| Наименование основного документа об образовании | Диплом о высшем образовании, серия 123456, № 789012, выдан |
| Кем выдан | ФГБОУ ВО «Московский государственный университет», г. Москва |
| Наименование работодателя (полное) | Индивидуальный предприниматель Петров Виктор Иванович, ОГРНИП 320123450000123, ИНН 7701234567 |
| Наименование работодателя (сокращенное) | ИП Петров В.И. |
| Подпись работника | _________________ (А.В. Сидорова) |
| Дата заполнения | «___» __________ 20__ г. |
Образцы основных записей в трудовой книжке ИП
Запись о приеме на работу
Дата приема:
Текст записи: Принят(а) на работу в качестве менеджера по продажам.
Основание: Трудовой договор от № 5.
Подпись работника: _________________ / Сидорова А.В. /
Подпись работодателя (ИП): _________________ / Петров В.И. /
Расшифровка подписи: (Петров В.И.)
Важно: Указывается точная должность (профессия, специальность) в соответствии со штатным расписанием или договором. Если должность не определена, пишут «на работу».
Запись об увольнении
Дата увольнения:
Текст записи: Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
Основание: Заявление об увольнении от , приказ (распоряжение) ИП от № 15.
Подпись работника: _________________ / Сидорова А.В. /
Подпись работодателя (ИП): _________________ / Петров В.И. /
Расшифровка подписи: (Петров В.И.)
Важно: Указывается конкретный пункт статьи ТК РФ или иного нормативного акта, на основании которого происходит увольнение. Без ссылки на основание запись считается некорректной.
Запись о переводе (смене фамилии, реорганизации)
Дата изменения:
Текст записи: Переведена на должность старшего менеджера по продажам с .
Основание: Приказ (распоряжение) ИП от № 12.
Подпись работника: _________________ / Сидорова А.В. /
Подпись работодателя (ИП): _________________ / Петров В.И. /
Расшифровка подписи: (Петров В.И.)
Если у самого ИП меняется фамилия (например, после вступления в брак), в разделе 1 (ьный лист) делается отметка: «Фамилия изменена на [новая фамилия] на основании свидетельства о браке №…». Подпись ИП внизу ьного листа также меняется.
Особенности и частые ошибки ИП
Типичные ошибки, за которые штрафуют:
- Неправильное указание работодателя: «ИП Петров В.И.» без ОГРНИП/ИНН или с ошибками в них.
- Отсутствие ссылки на основание: «Уволен по собственному желанию» без указания ст. 80 ТК РФ и номера приказа.
- Неразборчивый почерк или исправления.
- Отсутствие подписи самого работника в записи об увольнении (если он отказывается подписывать, делается отметка «От подписи отказался»).
- Неправильный срок внесения записи: запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Хранение трудовых книжек
После увольнения работника ИП обязан:
- Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения под расписку.
- Если работник не явился за ТК, ИП хранит ее у себя в сейфе/архиве в течение 75 лет (ст. 62, 84.1 ТК РФ).
- При утилизации старых ТК (после 75 лет) составляется акт об уничтожении.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России действует система ЭТК. ИП может:
- Оформлять ЭТК по заявлению работника (создавать электронную запись в СЗВ-ТД).
- Продолжать вести бумажную ТК, если работник не подал заявление на ЭТК.
Важно: Даже при ведении ЭТК ИП обязан хранить бумажные документы, подтверждающие записи (приказы, заявления), в течение 75 лет.
Краткая памятка-чеклист для ИП
- При приеме: Заполните ьный лист ТК (с указанием полных реквизитов ИП).
- При увольнении/изменении: Внесите запись в тот же день, укажите дату, текст, основание (номер и дата приказа/договора), ссылку на статью ТК РФ (если увольнение).
- Подписи: Получите подпись работника. Если отказывается, сделайте отметку.
- Хранение: Выдайте ТК при увольнении под расписку. Невыданную храните 75 лет.
- Штрафы: За нарушения (неправильное заполнение, невыдача), от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Заполнение трудовой книжки ИП — это обязательная юридическая процедура, не отличающаяся принципиально от заполнения юрлицом. Ключевые моменты: точное указание реквизитов предпринимателя, корректное формулирование оснований для записей, своевременность и аккуратность. При сомнениях, консультируйтесь с кадровым специалистом или юристом, чтобы избежать штрафов и споров с работниками.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных актов.