Оформление на работу иностранных граждан имеет ряд нюансов, и один из самых частых вопросов у кадровиков — как правильно вести и заполнять трудовую книжку такого сотрудника․ В 2026 году процесс трудоустройства иностранцев регламентируется Трудовым кодексом РФ (в частности, ст․ 327․3 ТК РФ) и миграционным законодательством․ В этой статье мы подробно разберем все шаги по оформлению трудовой книжки для иностранного работника․
Общие правила приема на работу иностранцев
Прежде чем вносить записи в трудовую книжку, работодатель обязан убедиться, что у иностранного гражданина есть законное право работать в России․ В зависимости от статуса это может быть:
- Вид на жительство (ВНЖ);
- Разрешение на временное проживание (РВП);
- Патент;
- Разрешение на работу (для высококвалифицированных специалистов и других категорий);
- Статус беженца или получившего временное убежище․
После проверки миграционных документов и заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу и переходит к этапу оформления трудовой книжки․
Какую трудовую книжку может предъявить иностранец?
Ситуация с трудовой книжкой напрямую зависит от гражданства работника и страны, откуда он прибыл․ На территории России признаются трудовые книжки двух образцов:
- Трудовая книжка образца 2004 года — документ российского образца, который выдается в РФ․
- Трудовая книжка образца 1974 года — выдавалась в СССР и странах постсоветского пространства․
Особенности для граждан стран постсоветского пространства
Если иностранец прибыл из страны СНГ (например, Беларусь, Украина, Казахстан и др․) и предъявил трудовую книжку образца 1938 или 1974 года, работодатель не должен заводить ему новый документ․ В этом случае кадровик просто продолжает вести предъявленную трудовую книжку, внося в нее записи о приеме на работу в России на тех же основаниях, что и для граждан РФ․
Особенности для граждан дальнего зарубежья
В большинстве развитых стран понятие «трудовая книжка» отсутствует в принципе․ Если гражданин такого государства устраивается на работу в российскую компанию, он не сможет предъявить документ, признаваемый в РФ․ В этом случае работодатель обязан оформить иностранцу новую трудовую книжку российского образца, точно так же, как и работнику, поступающему на работу впервые․
Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки иностранцу
Если у иностранного работника нет трудовой книжки установленного в РФ образца, действуйте по следующему алгоритму:
Шаг 1․ Проверка документов
Убедитесь, что кандидат предъявил полный пакет документов, включая документы, подтверждающие статус (ВНЖ, РВП, патент и т․д․), загранпаспорт, СНИЛС, диплом (если требуется), а также справку о трудовой деятельности (СТД-Р) или выписку из ПФР, если сотрудник ранее работал в РФ, но бумажной книжки не имеет․
Шаг 2․ Оформление новой трудовой книжки
Приобретите чистый бланк трудовой книжки российского образца (2004 г․)․ Заполните ьный лист на основании данных загранпаспорта иностранца․ Обратите особое внимание на правильность написания ФИО — они должны строго соответствовать написанию в документе, удостоверяющем личность (часто это загранпаспорт с переводом)․
Шаг 3․ Внесение записи о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» внесите запись о приеме на работу в обычном порядке․ Укажите:
- Наименование организации;
- Дату приема;
- Должность и структурное подразделение;
- Реквизиты приказа о приеме на работу․
Шаг 4․ Оформление личной карточки
После внесения записи в трудовую книжку не забудьте оформить личную карточку работника (форма Т-2)․ Иностранец должен расписаться в ней и в трудовой книжке, подтверждая ознакомление с внесенными записями․
Важные нюансы и особенности
При работе с трудовыми книжками иностранных граждан следует учитывать несколько критически важных моментов:
- Непризнанные книжки: Если иностранец принес трудовую книжку страны, с которой у РФ нет соглашения о взаимном признании документов (и это не образец СССР 1974 г․), вы обязаны завести российскую трудовую книжку․ Записи из иностранной книжки в российскую не переносятся․
- Перевод документов: Если записи в трудовой книжке образца 1974 года сделаны на иностранном языке (например, на украинском), они не нуждаются в нотариальном переводе для внесения новых записей на русском языке․ Однако если предоставляются иные документы об образовании или стаже на иностранном языке, требуется заверенный перевод․
- Отправка книжки за границу: Трудовая книжка — это документ строгой отчетности, который должен храниться у работодателя․ Отправлять оригинал трудовой книжки за пределы РФ (например, по запросу бывшего работодателя иностранца) категорически запрещено․ Допускается только выдача заверенных копий․
- Оформление пенсии: Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьезной проблемой для иностранца при расчете пенсии в будущем, поэтому вносите записи максимально разборчиво и строго по правилам․
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
Обратите внимание: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что данные о трудовом стаже всех работников, включая иностранных граждан, должны передаваться в Пенсионный фонд (ныне СФР) в электронном виде․
Наличие электронной трудовой книжки не освобождает работодателя от ведения бумажной версии, если иностранный работник не подал заявление о переходе исключительно на ЭТК․ Если иностранец устраивается на работу впервые после 2020 года, на него автоматически ведется только ЭТК, однако по его письменному заявлению вы также можете завести и бумажный бланк․
Уведомление МВД — обязательный этап!
Оформление трудовой книжки и приказа — это еще не финал․ Согласно закону, после подписания трудового договора и оформления всех кадровых документов, работодатель обязан в трехдневный срок направить уведомление в территориальный орган МВД (бывш․ ФМС) о заключении трудового договора с иностранным гражданином․ Нарушение этого срока или неуведомление влечет за собой крупные штрафы․
Статус трудовой книжки иностранца аналогичен статусу этого документа, принадлежащего российскому гражданину․ Главное правило для кадровика — определить, признается ли предъявленный документ на территории РФ․ Если да — продолжайте его вести․ Если нет — смело оформляйте новый бланк российского образца․ Внимательное отношение к миграционным документам и строгий контроль сроков уведомления госорганов помогут избежать штрафов и обеспечат законность труда иностранных граждан в вашей компании․