Вопрос оформления трудовой книжки на гражданина Украины — одна из самых актуальных тем для российских работодателей, особенно в условиях возрастающей миграции и трудовой мобильности․ Процесс трудоустройства иностранных граждан имеет свою специфику, а правила постоянно меняются․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку на украинца, какие документы необходимы и на какие подводные камни стоит обратить внимание․

Общие правила трудоустройства граждан Украины

Граждане Украины имеют ряд привилегий при трудоустройстве в РФ по сравнению с гражданами других иностранных государств․ В зависимости от их статуса, правила разнятся:

• Беженцы и лица с временным убежищем: они приравниваются к гражданам РФ в плане трудоустройства․ Работодателю не требуется оформлять для них патент или разрешение на привлечение иностранной рабочей силы․
• Граждане Украины с патентом: для работы они обязаны иметь патент, который оформляется по определенным профессиям․ Работодатель обязан уведомить МВД о заключении трудового договора․
• Участники Госпрограммы переселения соотечественников: также могут работать без разрешительных документов․

Трудовая книжка: российская или украинская?

Главный вопрос, который возникает у кадровиков: какая трудовая книжка должна быть у украинца? Здесь действует четкое правило, установленное Трудовым кодексом РФ (ст․ 65 ТК РФ)․

Если у сотрудника есть документ о стаже

Если гражданин Украины предъявляет трудовую книжку образца, установленного в его родной стране (украинского образца), работодатель не имеет права вносить в нее записи о работе в российской компании․ Это связано с тем, что российский работодатель не может заверять записи в документе иностранного государства․

В этом случае сотруднику необходимо оформить российскую трудовую книжку․ При этом стаж, подтвержденный украинской трудовой книжкой, не пропадает․ Работодатель или сам сотрудник может сделать нотариально заверенный перевод украинской трудовой книжки на русский язык․ На основании этого перевода в российскую трудовую книжку вносится запись об общем стаже:

1. В графе 2 ставится дата начала работы в РФ․
2. В графе 3 делается запись: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]»․
3. В графе 4 указывается реквизит приказа о приеме на работу․

Что касается суммарного стажа, подтвержденного иностранным документом, он может быть указан в разделе «Сведения о работе» российской трудовой книжки отдельной строкой без номера записи, например: «Общий трудовой стаж до поступления на работу в РФ составляет 10 лет 5 месяцев»․ Однако на практике чаще всего просто прикладывается копия перевода, а сам стаж учитывается при расчете больничных и пенсии․

Если трудовой книжки нет

Если гражданин Украины устраивается на работу в России впервые и не имеет трудовой книжки ни украинского, ни российского образца, работодатель обязан оформить ему новую российскую трудовую книжку․ Иностранные граждане имеют на это полное право․ В этом случае книжка оформляется по общим правилам, как и для любого россиянина, впервые начинающего трудовую деятельность․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) для украинцев

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Как она работает для иностранных граждан?

Гражданин Украины, работающий по трудовому договору в российской компании, подлежит обязательному пенсионному страхованию․ На него формируется индивидуальный лицевой счет в Социальном фонде России (СФР)․ Это означает, что работодатель обязан сдавать отчетность по форме ЕФС-1 (включает сведения о трудовой деятельности) на украинца точно так же, как и на российских сотрудников․

Таким образом, у работника-украинца автоматически формируется электронная трудовая книжка․ Если он напишет заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель будет вести ее параллельно с электронной․ Если заявление не написано, бумажная книжка выдается на руки, и далее ведется только электронный формат․

Подводные камни и частые ошибки

При оформлении трудовой книжки на гражданина Украины работодатели часто допускают ошибки․ Вот на что нужно обратить особое внимание:

• Внесение записей в украинскую книжку: Это грубое нарушение․ Если кадровик по незнанию внесет запись в украинскую трудовую, ее придется аннулировать через приказ, так как такая запись не имеет юридической силы․
• Перевод документов: Перевод украинской трудовой книжки должен быть заверен нотариально․ Самостоятельный перевод сотрудником отдела кадров или самим работником не принимается во внимание при подсчете стажа для больничного листа․
• Уведомление МВД: Даже если трудовая книжка оформлена идеально, нарушение сроков уведомления территориального органа МВД о заключении трудового договора с иностранцем (3 рабочих дня) грозит огромными штрафами (до 1 млн рублей за каждого сотрудника для юридических лиц)․
• Срок действия патента или статуса: Трудовой договор с украинцем, работающим по патенту, может быть приостановлен, если патент не продлен или не оплачен․ В этом случае работодатель должен отстранить сотрудника от работы, что также отражается в кадровом учете․

Оформление трудовой книжки на гражданина Украины — процесс, требующий внимательности, но не представляющий ничего сверхсложного․ Главное правило: работа в РФ фиксируется только в российской трудовой книжке․ Украинский документ о стаже служит лишь подтверждением предыдущего опыта для расчета выплат и пенсии․ Соблюдение миграционного законодательства и правильный перевод иностранных документов помогут работодателю избежать штрафов, а сотруднику, защитить свои пенсионные и социальные права․