Оформление трудовой книжки на руководителя организации (генерального директора, директора ООО) имеет ряд существенных особенностей. Директор — это не просто наемный работник, но и единоличный исполнительный орган компании. Из-за этого двойственного статуса при внесении записей в трудовую книжку часто возникают вопросы: кто должен подписывать приказ, как быть, если директор — единственный учредитель, и кто заверяет запись при увольнении? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления трудовой книжки на директора ООО с учетом актуальных требований законодательства.
Общие правила заполнения трудовой книжки директора
Трудовая книжка на генерального директора вновь созданной или уже действующей организации заполняется в общем порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Директор является таким же работником, и на него распространяются нормы Трудового кодекса РФ (в частности, ст. 58 ТК РФ, регулирующая срочные трудовые договоры).
При заполнении сведений о работе необходимо учитывать следующие моменты:
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (избрания на должность).
- Графа 3 — вносится запись о приеме на работу с указанием должности. Название должности руководителя организации определяется в соответствии с ее учредительными документами (Уставом). Если в Уставе должность названа «Генеральный директор», то именно так она и должна быть указана в трудовой книжке.
- Графа 4, указывается реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Кто подписывает приказ и вносит запись?
Это один из самых частых вопросов. Поскольку директор сам является руководителем, возникает парадокс: он должен подписать приказ о своем приеме на работу сам у себя.
На практике это решается следующим образом:
- Назначение на должность происходит на основании решения общего собрания учредителей (или решения единственного учредителя). Этот документ является первичным.
- На основании решения заключается трудовой договор. Если директор — единственный учредитель, он подписывает договор с обеих сторон (как работодатель и как работник).
- Затем издается приказ о приеме на работу. Директор подписывает его от имени работодателя и ставит ознакомительную подпись как работник.
- Запись в трудовую книжку вносит кадровик или иное уполномоченное лицо. Если в ООО нет штатного кадровика, эту обязанность обычно берет на себя сам директор (либо главбух).
Директор — единственный учредитель: нужна ли запись?
Долгое время велись споры о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если директор является единственным учредителем ООО. Сегодня правовая позиция однозначна: запись вносить необходимо.
Даже если трудовой договор оформляет администрация как учредитель, все записи по месту работы директора делает и заверяет само учреждение (организация). Руководитель состоит в трудовых отношениях с ООО как юридическим лицом, и этот стаж должен быть зафиксирован в его трудовой книжке.
Оформление директора по совместительству
Часто встречаются ситуации, когда человек уже работает на другом предприятии и переходит в новое ООО в качестве руководителя. В этом случае варианта два:
- Внутреннее совместительство: если человек уже работает в этом ООО на другой должности и назначается директором дополнительно.
- Внешнее совместительство: директор устраивается в новое ООО по совместительству (не более чем на 0,5 ставки). В трудовую книжку запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справки, копии приказа и т.д.).
Увольнение директора и запись в трудовой книжке
Прекращение полномочий директора также имеет свои особенности. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (часть шестая ст. 50 ТК, п. 72 Инструкции).
Кто заверяет запись при увольнении?
Если увольняется рядовой сотрудник, запись заверяет работодатель (кадровик) и ставит подпись сам работник. С директором сложнее:
- Если в ООО есть кадровик/специалист по кадрам, именно он вносит запись и заверяет ее своей подписью и печатью организации.
- Если кадровика нет, запись об увольнении вносит и подписывает сам увольняющийся директор (как руководитель), а также он расписывается как увольняемый работник.
Особый случай: ликвидация ООО
Отдельный случай — когда ООО ликвидируется, и директор решением учредителя назначается ликвидатором. В этой ситуации:
- Сначала вносится запись об увольнении директора в связи с ликвидацией организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Запись об увольнении заверяет председатель ликвидационной комиссии (ликвидатор) или председатель комиссии по ликвидации, назначенный учредителями.
- Дальнейшая работа в качестве ликвидатора — это уже не трудовые отношения в классическом понимании, а исполнение полномочий по ликвидации юрлица, поэтому запись о «работе ликвидатором» в трудовую книжку не вносится.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и директор
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны вести только электронные трудовые книжки (представлять отчетность в СФР). Цифровизация коснулась всех сфер трудовых отношений, и руководители не стали исключением.
При назначении директора (в т.ч. единственного учредителя с и позднее) работодатель обязан:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК и сохранил бумажный формат.
- Подать сведения в СФР по форме ЕФС-1 в установленные сроки (при подаче сведений о приеме на работу или изменении статуса).
Если директор поступает на работу впервые, на него оформляется электронная трудовая книжка, бумажный бланк уже не выдается.
Краткие выводы
Ведение трудовой книжки на директора ООО требует внимательности, но базируется на общих правилах трудового законодательства. Главное помнить несколько ключевых принципов:
- Должность указывается строго по Уставу ООО.
- Директор-единственный учредитель имеет право на запись в трудовой книжке и стаж.
- При отсутствии отдела кадров директор сам визирует свои документы.
- При увольнении в связи с ликвидацией запись заверяет ликвидатор.
- Не забывайте о подаче сведений в СФР для ведения электронной трудовой книжки.
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит руководителю непрерывный и подтвержденный трудовой стаж.