Оформление трудовой книжки — один из самых ответственных участков работы кадровой службы. Но когда на работу принимается сам руководитель этой службы‚ у специалистов нередко возникают сомнения: как правильно внести запись‚ кто должен подписывать документ и какую печать ставить? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления трудовой книжки при приеме на работу начальника отдела кадров.
Общие правила внесения записи о приеме
Прием на работу начальника отдела кадров оформляется по общим правилам ведения трудовых книжек‚ установленным законодательством. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отметка о приеме сотрудника.
Согласно установленным стандартам‚ запись должна содержать:
- Структурное подразделение — если оно прописано в трудовом договоре (например: «Отдел кадров»‚ «Управление по работе с персоналом»).
- Наименование должности, с указанием квалификации‚ специальности или профессии в точном соответствии со штатным расписанием.
Как сформулировать запись?
Формулировка записи может быть следующей:
- «Принят на работу в должности начальника отдела кадров»
- «Принят на должность начальника отдела камеральных проверок юридических лиц» (если должность имеет узкую специализацию)
- «Назначен на должность начальника отдела кадров»
Выбор между словами «принят» и «назначен» зависит от сложившейся в компании традиции и формулировок в приказе о приеме на работу. Оба варианта являются верными.
Кто подписывает трудовую книжку начальника кадров?
Это один из самых частых вопросов. По общему правилу записи в трудовой книжке заверяет подписью работодатель или ответственное лицо‚ назначенное приказом. Если в штате компании нет кадровика‚ заверить документ может сам руководитель (генеральный директор) или назначенное им лицо (например‚ секретарь или бухгалтер).
Но что делать‚ если ответственное лицо — это и есть начальник отдела кадров? Возникает парадокс: он не может подписать документ за самого себя. В таком случае есть два выхода:
- Подпись генерального директора. Руководитель организации имеет полное право заверить запись о приеме начальника кадровой службы.
- Подпись заместителя начальника отдела кадров или другого сотрудника отдела‚ если на него возложены соответствующие полномочия.
Вопрос о печати: можно ли ставить печать отдела кадров?
Использование печатей при оформлении трудовых книжек вызывает множество споров. Разберемся в нормативных требованиях:
Прием на работу и внутренние перемещения
Отдельно ставить печать в трудовой книжке при приёме на работу‚ переводах или повышении квалификации не нужно. Печать проставляется только при увольнении работника.
Увольнение: печать работодателя или отдела кадров?
Прекращая трудовые отношения с владельцем документа‚ кадровая служба оттиском заверяет все записи‚ внесенные за период его работы в компании. Согласно регламенту‚ записи заверяются подписью работодателя или ответственного лица и печатью работодателя.
Однако на практике часто возникает вопрос: можно ли использовать печать «Отдел кадров»?
Согласно действующему законодательству (в частности‚ п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)‚ ставится печать организации или кадровой службы (при наличии таковой). Судебная практика и разъяснения контролирующих органов сводятся к следующему: если печать отдела кадров содержит полное наименование общества на русском языке‚ то такая печать признается печатью работодателя. Заверение ею записей в трудовой книжке полностью соответствует закону. Если же печать содержит только слова «Отдел кадров» без указания на организацию‚ использовать ее нельзя.
Важные нюансы оформления
При работе с трудовой книжкой начальника отдела кадров (как и любого другого сотрудника) необходимо помнить о следующих моментах:
- Журнал учета движения. При получении трудовой книжки на руки (например‚ при увольнении) сотрудник ставит подпись в журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
- Внутреннее совместительство. Если начальник отдела кадров является внутренним совместителем‚ запись вносится в оригинал бумажной трудовой книжки в обычном порядке; Так как вся необходимая информация уже есть в распоряжении отдела кадров‚ оформить такое совместительство намного проще.
- Назначение руководителя. Если начальник отдела кадров назначается на должность генерального директора на основании решения совета директоров‚ запись оформляется особым образом с указанием реквизитов протокола или решения.
Образец заполнения трудовой книжки
Для наглядности приведем пример того‚ как должна выглядеть запись в трудовой книжке при приеме на работу начальника отдела кадров:
Сведения о работе
№ записи: 11
Сведения о приеме на работу‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью‚ пункт закона):
Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»)
Принят на работу в отдел кадров на должность начальника отдела кадров.
Приказ от № 12-к
Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись: Приказ от № 12-к
Оформление трудовой книжки на начальника отдела кадров не содержит каких-то скрытых противоречий‚ если грамотно подходить к распределению полномочий. Главное — помнить‚ что сотрудник не может заверять свою собственную запись‚ поэтому подпись должен поставить руководитель организации или иной уполномоченный работник. Что касается печатей‚ то при увольнении смело можно использовать гербовую печать компании или печать отдела кадров‚ если на ней присутствует полное наименование юридического лица.