Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Оформление её может потребоваться в двух основных ситуациях: при устройстве на первую в жизни работу или при замене/оформлении при наличии предыдущего трудового стажа. С 2021 года активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажный вариант продолжает действовать для тех‚ у кого она была оформлена ранее. Давайте разберем‚ какие документы потребуются в каждом случае.
Оформление первой трудовой книжки (при первом трудоустройстве)
Если человек никогда ранее не работал официально и у него нет ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки‚ работодатель обязан оформить ему новую. Для этого потребуются следующие документы:
Обязательный минимум:
- Паспорт гражданина РФ или иной документ‚ удостоверяющий личность.
- СНИЛС (свидетельство об обязательном пенсионном страховании). Код можно также предоставить в виде электронной записи.
- Фотография размером 3×4 см (обычно требуется одна‚ без уголка).
Дополнительные документы (при необходимости):
- Военный билет, для военнообязанных мужчин.
- Документы об образовании (диплом‚ аттестат‚ сертификаты) — если запись в трудовой книжке должна содержать сведения об образовании (например‚ при приеме на работу по специальности).
- ИНН (свидетельство или номер) — часто запрашивается работодателем для кадрового учета.
Важно! При оформлении первой книжки работник должен заполнить и подписать личный листок по учету кадров и автобиографию (если этого требует внутренний регламент организации).
Оформление трудовой книжки при наличии предыдущего стажа
Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ то при устройстве на новое место работы он должен её предъявить. В этом случае требуется:
- Имеющаяся трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — выписка из электронной трудовой книжки. СТД-Р можно получить в фонде СФР (ПФР) или через портал Госуслуг.
- Паспорт.
- СНИЛС.
Работодатель принимает предъявленную книжку (или СТД-Р) и продолжает в неё записи. Если у работника была только электронная трудовая книжка‚ он может запросить бумажную выписку (СТД-Р) для предоставления новому работодателю.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года все новые трудовые книжки оформляются в электронном виде по умолчанию. Бумажная форма выдается только по письменному заявлению работника.
Как получить ЭТК через Госуслуги:
- Войти в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Найти раздел «Электронная трудовая книжка» (обычно в категории «Налоги и финансы» или «Пенсия»).
- Подать заявление на формирование ЭТК. Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах и действующий СНИЛС.
- После обработки заявления сведения появятся в личном кабинете. Их можно распечатать в виде выписки (СТД-Р) для предъявления работодателю.
Важно: Для получения ЭТК через Госуслуги не нужно нести дополнительные документы‚ так вся необходимая информация (паспортные данные‚ СНИЛС) уже содержится в учетной записи. Однако если у вас нет регистрации на Госуслугах‚ её необходимо пройти.
Ключевые правила и частые ошибки
При оформлении записей в трудовой книжке (как бумажной‚ так и электронной) необходимо строго соблюдать формулировки:
- В графе «Наименование документа» (приказ‚ распоряжение и т.д.) нужно писать полностью‚ например: «Приказ № 123-к от «.
- Записи должны быть точными‚ без исправлений и помарок.
- Все записи заверяются подписью руководителя организации и печатью.
Если у работника есть старая бумажная трудовая книжка‚ выданная до 2021 года‚ она продолжает действовать. Работодатель принимает её и ведёт по общим правилам. При увольнении такая книжка возвращается работнику на руки.
Краткий чек-лист: что подготовить?
Чтобы не запутаться‚ сверьтесь с этим списком:
| Ситуация | Необходимые документы |
|---|---|
| Первая работа (бумажная книжка) | Паспорт‚ СНИЛС‚ фото 3×4‚ военный билет (если есть)‚ документы об образовании (по требованию). |
| Первая работа (электронная книжка) | Паспорт‚ СНИЛС‚ регистрация на Госуслугах (для самостоятельного оформления). |
| Есть старая бумажная книжка | Предъявить имеющуюся трудовую книжку‚ паспорт‚ СНИЛС. |
| Есть только электронная книжка (ЭТК) | Предъявить выписку СТД-Р (можно распечатать с Госуслуг)‚ паспорт‚ СНИЛС. |
Процесс оформления трудовой книжки стандартизирован. Основное‚ что нужно помнить: паспорт и СНИЛС требуются всегда‚ а наличие предыдущей книжки (бумажной или электронной) снимает вопрос о её «создании с нуля». Для получения электронной трудовой книжки самым удобным способом является портал Госуслуг. При сомнениях в правильности заполнения записей всегда можно обратиться в отдел кадров организации или в территориальный фонд СФР (ПФР).