Оформление трудовой книжки – один из ключевых этапов при приёме сотрудника. С 2025‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся обязательным для большинства работников. В статье рассмотрены:

• нормативные сроки оформления трудовой книжки;
• какие документы должен предоставить работник;
• различия между бумажной и электронной формой;
• пошаговый алгоритм действий работодателя.

Нормативно‑правовая база

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) сведения о трудовой деятельности являются обязательным видом документации при трудоустройстве. Последние изменения ТК РФ (редакция от , с изменениями от ) уточняют сроки:

1. Запись о приёме на работу в бумажной трудовой книжке должна быть сделана в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора и издания приказа о приёме.
2. Для электронной трудовой книжки сведения передаются в СФР (Систему Федерального реестра) в тот же срок – в течение пяти рабочих дней с момента оформления приказа.

Если последний день срока выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на первый рабочий день.

Какие документы должен предоставить работник

Для оформления трудовой книжки (бумажной или электронной) работнику необходимо представить следующий пакет документов:

• паспорт гражданина РФ (оригинал + копия);
• свидетельство о государственной регистрации (для ИП) или иной документ, подтверждающий личность (для иностранных граждан – миграционная карта);
• полис обязательного медицинского страхования (ОМС);
• приказ о прохождении медицинского осмотра (если работа подразумевает особый режим труда);
• приказ о постановке на воинский учёт (для мужчин);
• документы, подтверждающие наличие или отсутствие судимостей (по требованию работодателя);
• если работник уже имеет электронную трудовую книжку – сведения о её номере и подтверждение доступа к СФР.

Все оригиналы (кроме трудовой книжки) после оформления возвращаются работнику.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант остаётся обязательным, если:

• работник ранее не переводил свою книжку в электронный формат;
• работодатель не имеет технической возможности вести ЭТК (малый бизнес, организации без доступа к СФР).

Согласно приказу Роструда от , запись в бумажной книжке делается в течение пяти рабочих дней после подписания договора.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК вводится в обязательный оборот для всех новых работников, принятых на работу после , если работодатель:

• имеет аккредитованный доступ к СФР;
• оформил договор с оператором электронных трудовых книжек.

Обязанности работодателя при работе с ЭТК:

1. Подать форму ЕФС‑1 (единую форму сведений) в СФР в течение пяти рабочих дней с момента заключения договора.
2. Обеспечить работнику доступ к личному кабинету в СФР для просмотра записей.
3. При изменении условий труда (перевод, увольнение, повышение) своевременно вносить корректировки в ЭТК.

Пошаговый алгоритм оформления трудовой книжки

Шаг 1. Сбор документов от соискателя

Кадровик проверяет наличие всех обязательных бумаг (см. раздел 2). При отсутствии чего‑либо – процесс приёма приостанавливается.

Договор подписывается обеими сторонами. В договоре указывается, будет ли вести трудовую книжку в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Издание приказа о приёме на работу

Приказ оформляется в установленной форме, указывается дата начала работы, должность, испытательный срок (если он предусмотрен).

Шаг 4. Оформление записи в трудовой книжке

• Для бумажной книжки – запись вносится в оригинал (или в копию, если оригинал находится у работника) в течение 5 рабочих дней.
• Для ЭТК – в СФР подаётся форма ЕФС‑1, после чего запись появляется в личном кабинете работника.

Шаг 5. Выдача (или подтверждение) трудовой книжки

Если книжка бумажная – её передают работнику. При ЭТК работнику отправляют уведомление о создании электронного профиля.

Шаг 6. Регистрация в государственных реестрах

Помимо СФР, работник ставится на воинский учёт, в Пенсионный фонд (ПФР) и в Фонд социального страхования (ФСС) – все эти действия также должны быть выполнены в течение пяти рабочих дней.

Частые ошибки работодателя и как их избежать

• Пропуск сроков. Необходимо вести календарный контроль: каждый новый сотрудник фиксируется в системе, а ответственный за кадровый учёт получает автоматическое напоминание о предстоящем сроке;
• Отсутствие оригинала трудовой книжки; Если работник не имеет книжки, но желает вести её в бумажном виде, работодатель обязан оформить «книжку без записей» и выдать её сотруднику.
• Неправильное заполнение записей. Требования к заполнению (шрифт, подписи, печати) фиксированы в приказе Минтруда от 2021 г.; нарушение может привести к признанию записи недействительной.
• Неучёт выходных и праздничных дней. При расчёте пятидневного срока учитывайте только рабочие дни.
• Отсутствие подтверждения получения ЭТК. Работник должен подтвердить получение доступа к СФР (подпись в электронном виде). Без этого запись считается неоформленной.

Оформление трудовой книжки – обязательный процесс, который должен быть завершён в течение пяти рабочих дней после заключения трудового договора и издания приказа о приёме. Независимо от формы (бумажная или электронная), работодатель обязан:

1. Собрать полный пакет документов от работника;
2. Подписать трудовой договор и издать приказ;
3. Внести запись в трудовую книжку (бумажную) или передать сведения в СФР (ЭТК) в установленный срок;
4. Обеспечить работнику доступ к документу и подтвердить его получение.

Соблюдение этих требований не только защищает права работника, но и избавляет работодателя от штрафов и административных санкций, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

Дата актуализации: . Информация взята из официальных источников КонсультантПлюс, Роструда и нормативных актов РФ, действующих на 2026 год.