Вопросы, связанные с материнством и защитой прав беременных сотрудниц, являются одними из самых важных в трудовом законодательстве. Часто можно услышать фразу «оформление трудовой книжки по беременности и родам», однако здесь кроется распространенное заблуждение. Важно понимать: сам факт беременности и уход в декретный отпуск не требуют внесения специальной записи в трудовую книжку в момент ухода сотрудницы.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о приеме на работу, переводах и увольнении. Отпуск по беременности и родам (декрет) является временным отсутствием сотрудника с сохранением места работы, поэтому отдельная запись «ушла в декрет» в документ не вносится. Ниже мы подробно разберем, как правильно документировать этот процесс и какие нюансы нужно учитывать в 2026 году.

Что такое «оформление» в контексте декрета?

Слово оформление означает действие по приданию чему-либо окончательной формы или зачисление куда-либо с соблюдением формальностей. В случае с беременностью речь идет не об изменении записи в трудовой книжке, а о правильном кадровом оформлении внутри организации:

• Получение от сотрудницы заявления на отпуск по беременности и родам.
• Получение листка нетрудоспособности (больничного листа).
• Издание приказа работодателем.
• Отражение периода отсутствия в табеле учета рабочего времени.

Только после того, как сотрудница выйдет из отпуска (или уволится), в трудовой книжке могут появиться соответствующие записи, но уже о дате выхода или об увольнении.

Пошаговая инструкция: Как правильно оформить декрет

Несмотря на то, что в трудовую книжку запись не вносится, процесс требует строгого соблюдения бюрократических процедур. Новая форма трудовой книжки, применяемая с 1 января 2023 года (Приказ Минтруда № 320н), не изменила правил ведения записей о временном отсутствии.

Шаг 1. Подача документов сотрудницей

Беременная работница должна предоставить работодателю:

1. Заявление на предоставление отпуска по беременности и родам с указанием дат начала и окончания.
2. Листок нетрудоспособности (сейчас преимущественно в электронном виде), выданный медицинской организацией.

Шаг 2. Издание приказа

Работодатель на основании полученных документов издает приказ о предоставлении отпуска. В приказе указываются:

• ФИО сотрудницы и ее должность.
• Период отпуска (стандартно 140 дней, но могут быть исключения при осложненных родах или многоплодной беременности).
• Указание на сохранение места работы.

Шаг 3. Отражение в табеле учета

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13 или электронная) дни отпуска по беременности и родам обозначаются кодом «Р» (или цифровым кодом «14»). Этот период засчитывается в непрерывный трудовой стаж, но не входит в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, если длительность отсутствия превышает допустимые нормы для перерасчета.

Вносится ли запись в трудовую книжку?

Это самый частый вопрос. Ответ однозначен: НЕТ.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, в документ вносятся только сведения о:

• Приеме на работу;
• Переводе на другую постоянную работу.
• Увольнении.
• Награждениях (по желанию работника и работодателя).

Отпуск по беременности и родам, это временная приостановка трудовой деятельности с сохранением места. Вносить запись «находилась в отпуске по беременности и родам» запрещено. Период декрета автоматически учитывается при расчете общего трудового стажа на основании листков нетрудоспособности и приказов, хранящихся в архиве предприятия.

Нюансы 2026 года: Электронные трудовые книжки

На текущий момент (май 2026 года) в России уже несколько лет функционирует система электронных трудовых книжек. Принципы остаются теми же:

Информация об отпуске по беременности и родам не передается в Пенсионный фонд (СФР) как отдельное событие в трудовой книжке.

Работодатель обязан передавать сведения только о приеме, переводе и увольнении. Данные о больничных листах (включая декретные) поступают в Социальный фонд напрямую от медицинских учреждений и работодателей в рамках системы социального страхования, но они не формируют «запись» в трудовой книжке в привычном понимании.

Что делать при увольнении или выходе из декрета?

Ситуации, когда в трудовой книжке все же появляются связанные с декретом записи, возникают косвенно:

Выход на работу

Если сотрудница выходит на работу в срок, указанный в приказе, никаких дополнительных записей в трудовую книжку делать не нужно. Она просто приступает к исполнению обязанностей. Если она решила выйти раньше срока или продлить отпуск за счет ежегодного, издается новый приказ, но запись в трудовую снова не вносится.

Увольнение во время декрета

Уволить беременную сотрудницу или находящуюся в отпуске по уходу за ребенком по инициативе работодателя нельзя (за исключением случая ликвидации организации). Если же сотрудница пишет заявление об увольнении по собственному желанию, находясь в декрете, то в трудовой книжке делается стандартная запись:

«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе «Основание» указывается номер и дата приказа об увольнении. Никаких уточнений о том, что человек увольнялся из декрета, не делается.

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать проблем с проверками и жалоб сотрудников, избегайте следующих ошибок:

• Внесение лишней записи. Не пишите в трудовой книжке фразы «находилась в отпуске по БиР» или «ушла в декрет». Это нарушение инструкции по заполнению.
• Отсутствие приказа. Даже если сотрудница (устно) сообщила о уходе, без письменного заявления и приказа ее отсутствие может быть расценено как прогул.
• Неверный расчет стажа. Период отпуска по беременности и родам должен быть полностью включен в страховой стаж для будущей пенсии.

Оформление отпуска по беременности и родам — это важный административный процесс, который, однако, не предполагает внесения специальных отметок в трудовую книжку. Главная задача работодателя — правильно оформить приказ, сохранить листок нетрудоспособности и обеспечить сотруднице все гарантии, предусмотренные законодательством РФ.

Помните: трудовая книжка фиксирует факты приема и увольнения, а периоды временной нетрудоспособности, включая материнство, подтверждаются архивными документами организации и данными Социального фонда. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового делопроизводства и защиту прав будущих мам.