Оформление трудовой книжки – это обязательный этап при приёме на работу.
В этой статье мы подробно разберём, как правильно заполнить трудовую книжку
первый раз, какие документы нужны, как избежать ошибок и как получить
электронную версию через Госуслуги.

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность
сотрудника. Согласно Трудовому кодексу РФ, она должна быть
выдана каждому работнику, отработавшему в организации более 5 дней.

Ниже приведены основные правила и рекомендации, которые помогут
выдать и заполнить трудовую книжку без ошибок.

Пошаговый процесс оформления

1. Трудоустройство и подача сведений в СФР

   После подписания трудового договора работник
   трудоустраивается и его сведения передаются в Систему
   Федеральной службы по труду (СФР). Это обязательный шаг,
   который фиксирует факт начала трудовой деятельности.

2. Выдача трудовой книжки

   Кадровый отдел выдает сотруднику печатную трудовую
   книжку (если в организации ещё не используется электронный
   формат). На ьном листе указывается:

   • ФИО работника
   • Дата выдачи
   • Дата начала работы
   • Должность и подразделение

3. Запись сведений о работе

   В раздел «Сведения о работе» записываются:

   • Дата начала работы
   • Должность
   • Подразделение
   • Условия труда (если применимо)

   Запись делается чёрной, синей или фиолетовой ручкой,
   разборчиво и без сокращений.

4. Подпись и печать

   На ьном листе подписывается:

   • Работник – подтверждая правильность внесенных сведений.
   • Ответственное лицо за выдачу трудовых книжек (обычно руководитель
     кадровой службы).

   После подписи ставится печать организации (печать кадровой службы),
   если она имеется.

5. Вшивание вкладыша (если места недостаточно)

   Если свободного места на ьном листе недостаточно, рекомендуется
   вшить вкладыш в трудовую книжку. Это стандартная практика,
   позволяющая сохранить целостность документа.

6. Порядок внесения новой информации об образовании

   При добавлении сведений об образовании запись делается
   на ьном листе, но при этом
   не зачеркивается предыдущая запись. Это отличается от
   изменения ФИО при смене фамилии, где допускается только дополнение.

7. Проверка наличия трудовой книжки

   Если работник утверждает, что у него нет трудовой книжки, можно
   проверить наличие документа в системе кадровой службы. Если его нет,
   следует сразу оформить новую.

Печатная и электронная трудовая книжка

В 2026 году в большинстве организаций используется электронная трудовая
книжка (ЭТК). Однако в некоторых случаях допускается выдача бумажной
версии;

• Когда использовать ЭТК: при приёме новых сотрудников,
  если в компании уже внедрена электронная система.
• Когда можно выдать бумажную: если работник предпочитает
  бумажный вариант или если в организации пока не реализована ЭТК.

Система «Кадры», под руководством заместителя руководителя
Роструда Ивана Шкловца, подготовила подробную инструкцию и образцы
заполнения каждого раздела при разных кадровых мероприятиях.

Получение новой трудовой книжки через Госуслуги

Если у сотрудника нет трудовой книжки, но он уже работал в другой
организации, можно получить новую через портал Госуслуги:

1. Войдите в личный кабинет.
2. Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
3. Выберите пункт «Получить новую трудовую книжку».
4. Заполните форму, приложите копию паспорта и подтверждение
   трудовой деятельности.
5. Подтвердите оплату (если требуется) и дождитесь
   подтверждения от работодателя.

После подтверждения работодатель выдает сотруднику новую трудовую
книжку, а система автоматически обновляет данные в базе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли изменить ФИО в трудовой книжке?

  Да, но только дополнением на ьном листе без зачеркивания
  прежней записи.

• Что делать, если свободного места на ьном листе
  недостаточно?

  Вшить вкладыш в трудовую книжку.

• Как проверить, что у меня уже есть трудовая книжка?

  Проверьте документы, которые вы получили при приёме на работу, и
  уточните в кадровом отделе.

• Можно ли получить электронную трудовую книжку, если
  у меня бумажная?

  Да, при наличии согласия работодателя и регистрации в системе
  «Кадры».

Ссылки и ресурсы

• Министерство труда РФ
• Госуслуги
• Система «Кадры»
• Бухонлайн – образцы заполнения
• Трудовой кодекс РФ

Эта статья основана на актуальных нормативных актах и практических
инструкциях, опубликованных в 2026 году. Следуйте описанным шагам, и
ваша трудовая книжка будет оформлена корректно и без лишних
проблем.