Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное оформление после подписания трудового договора регламентируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1) и Федеральным законом от № 439‑ФЗ. В статье рассмотрены все этапы, которые необходимо пройти работодателю и сотруднику, чтобы трудовая книжка была заполнена корректно и в установленные сроки.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• ТК РФ, ст. 66.1 – выдача дубликата и предоставление сведений о трудовой деятельности;
• ФЗ‑439 – особенности оформления для лиц, впервые поступающих на работу;
• Приказ Минтруда России № 185н (2020) – образцы заполнения трудовой книжки и электронного варианта.

Что нужно сотруднику при приёме на работу

Перед подписанием трудового договора работник предоставляет:

• паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р);
• военный билет (для лиц, состоящих на воинском учёте);
• медицинскую справку (если требуется по профессии).

Если человек устраивается на работу впервые, трудовая книжка у него отсутствует. В этом случае работодатель обязан завести новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и заполнить её титульный лист.

Последовательность действий работодателя

1. Приём документов – проверка подлинности и completeness предоставленных бумаг.
2. Издание приказа о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а) – знакомство работника с приказом под роспись в течение трёх дней после фактического начала работы.
3. Заполнение трудовой книжки:
1. Заполнение титульного листа (ФИО, дата рождения, профессия, образование, серия и номер документа).
2. Внесение записи о приёме на работу: наименование организации, должность, дата начала работы, основание (приказ № … от …).
3. При электронной трудовой книжке – передача сведений в ПФР через СЭДО (форма СТД‑Р).
4. Хранение документа – трудовая книжка хранится в личном деле сотрудника (или в электронном архиве при использовании ЭТК).
5. Возврат оригиналов – все предоставленные документы, кроме трудовой книжки, возвращаются работнику после завершения кадровых процедур.

Особенности заполнения в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

• Заполняется чернилами синего или чёрного цвета; допускается печатный текст.
• Записи делаются без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.» – год).
• Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Сведения передаются в ПФР в электронном виде через систему СЭДО.
• Работник получает выписку из ЭТК по форме СТД‑Р в любой момент по запросу.
• Обязательно наличие согласия сотрудника на ведение ЭТК (ст. 66.1 ТК РФ).

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение сроков или правил заполнения трудовой книжки влечёт:

• административную ответственность работодателя (штраф от 30 000 до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ);
• возможные трудовые споры, связанные с подтверждением стажа и правом на пенсию;
• необходимость выдачи дубликата трудовой книжки за счёт работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени даётся на выдачу трудовой книжки после увольнения?

В день увольнения работник должен получить трудовую книжку на руки (или выписку из ЭТК). Если это невозможно, выдача осуществляется в течение трёх рабочих дней.

Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде, если сотрудник отказался?

Нет. Ведение ЭТК возможно только с письменного согласия работника. При отказе используется бумажный вариант.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?

Ошибка исправляется путём внесения исправительной записи: ошибочная запись зачёркивается одной чертой, сверху пишется правильная информация, ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.

Нужно ли заверять трудовую книжку печатью организации?

Да. Каждая запись о приёме, переводе, увольнении должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью работодателя (если печать имеется).

Рекомендации для кадровых служб

1. Создать чек‑лист приёма документов, включающий проверку наличия трудовой книжки или согласия на ЭТК.
2. Использовать шаблоны записей в трудовой книжке, утверждённые приказом Минтруда, чтобы избежать разночтений.
3. Регулярно проводить обучение сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (особенно после поправок 2024‑2025 годов).
4. При переходе на электронный формат вести журнал согласий на ведение ЭТК и хранить их в личном деле сотрудника.
5. В случае обнаружения ошибки сразу же оформлять исправительную запись и уведомлять работника.

Оформление трудовой книжки после заключения трудового договора – процесс, требующий внимательности и знания нормативных актов. Соблюдение установленных сроков, правильное заполнение титульного листа и записей о приёме на работу гарантирует защиту прав сотрудника и минимизирует риски для работодателя. Независимо от выбора формата – бумажного или электронного – ключевым остаётся точность, своевременность и документальное подтверждение каждого этапа трудовой деятельности.