Реорганизация юридического лица — это сложный процесс, который затрагивает не только учредительные документы и структуру компании, но и напрямую влияет на кадровый учет. Одним из самых важных вопросов, с которым сталкиваются работодатели и работники, является статус и оформление трудовой книжки после реорганизации. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести записи, что делать с электронными форматами и как избежать ошибок, которые могут стоить сотруднику будущей пенсии.
Что такое реорганизация и как она влияет на трудовые отношения?
Согласно Трудовому кодексу РФ, реорганизация компании (в форме слияния, присоединения, разделения, выделения или преобразования) не является основанием для расторжения трудовых договоров. Трудовые отношения с сотрудниками продолжаются автоматически. Сотрудник не увольняется и не принимается заново, если только он сам не отказывается продолжать работу в реорганизованной компании (ст. 75 ТК РФ).
Однако смена работодателя (даже автоматическая) требует обязательного отражения в документах, подтверждающих стаж. Именно поэтому трудовая книжка нуждается в особом оформлении.
Оформление бумажной трудовой книжки
Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих сотрудников сохраняются бумажные экземпляры. Если работник не подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой, работодатель обязан продолжать вносить в нее записи.
Пошаговая инструкция внесения записей
- Запись о реорганизации (переименовании работодателя): В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается новое полное наименование организации. В графы 1 и 2 при этом ничего не вносится (они останутся пустыми до следующего события — например, перевода или увольнения).
- Запись о продолжении работы: Под заголовком с новым названием компании в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2, дата внесения записи. В графе 3 делается запись: «Организация реорганизована в форме [указать форму: присоединения, слияния и т.д.], трудовой договор не расторгнут» или «Наименование должности (профессии), структурного подразделения изменено в связи с реорганизацией». В графе 4 указывается основание, приказ о реорганизации или иной документ.
Особенности при присоединении
Если одна организация присоединяется к другой, сотрудники присоединяемой компании могут не увольняться. В этом случае в их трудовых книжках делается запись о том, что компания реорганизована в форме присоединения. Если в присоединяемой организации есть сотрудники-иностранцы, работающие на патенте по срочному договору, их также можно не увольнять, достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, указав нового правопреемника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) при реорганизации
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют преимущественно электронные трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности теперь передаются в Социальный фонд России (СФР) посредством формы ЕФС-1;
Как отразить реорганизацию в ЭТК?
- Смена регистрационного номера: При реорганизации компании-правопреемнику присваивается новый регистрационный номер в СФР. Именно под этим номером теперь будут подаваться отчеты ЕФС-1 на сотрудников.
- Информирование СФР: В СФР неоднократно поступали вопросы о том, нужно ли вносить в сведения формы ЕФС-1 информацию о переименовании должностей или самой компании в связи с реорганизацией. Ответ: да, работодатель-правопреемник обязан подать актуальные сведения, чтобы данные в электронной книжке сотрудника соответствовали реальности.
- Контроль со стороны работника: С помощью электронной цифровой книжки (выписки из СФР) россияне всегда могут проверить, передает ли новый работодатель сведения в Социальный фонд России корректно и вовремя.
Дубликаты, утерянные документы и подтверждение стажа
Неправильное оформление трудовой книжки (как бумажной, так и несвоевременная подача данных для ЭТК) может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии, поскольку этот документ является одним из ключевых подтверждений стажа.
Что делать, если нужна замена документа?
При оформлении пенсии подтвердить стаж работы можно не только с помощью записей в бумажной трудовой книжке. Выписка из электронных данных СФР имеет ту же юридическую силу.
Если бумажная трудовая книжка была утеряна в процессе реорганизации (например, из-за халатности кадровой службы при передаче архивов), оформить дубликат стало проще. Напомним, что с 1 января 2024 года при оформлении дубликата трудовой книжки работодатель использует данные из Фонда (СФР), что значительно ускоряет процесс восстановления информации.
Сотрудники, отказавшиеся от бумажной книжки
Если новый сотрудник, пришедший в процессе реорганизации (или переводимый внутри новой структуры), на предыдущем месте отказался от ведения бумажной трудовой книжки, при увольнении ему будет выдана форма СТД-Р. Бумажный бланк ему не выдается. Работодатель обязан вести его учет только в электронном виде.
Финансовые и организационные нюансы
Иногда процесс реорганизации сопровождается дополнительными расходами. Важно помнить: если работодатель берет на себя оплату расходов сотрудника на оформление новой трудовой книжки (например, если старая ветхая или была утеряна), а также оплачивает коммунальные услуги или иные бытовые нужды в рамках корпоративной поддержки при переезде (если реорганизация связана со сменой региона), эти суммы не облагаются страховыми взносами в части, не превышающей установленные лимиты.
Реорганизация компании, это не повод для паники ни для кадровиков, ни для работников. Главное правило — не увольнять сотрудников принудительно и своевременно отразить изменения в документах. Бумажная трудовая книжка должна содержать четкую запись о реорганизации и продолжении работы, а данные в Социальный фонд России (форма ЕФС-1) должны быть переданы новым работодателем-правопреемником без задержек. Это гарантирует сохранность трудового стажа и избавит сотрудников от проблем при будущем оформлении пенсии.