Смерть сотрудника – это не только трагический случай, но и юридическое событие, которое требует правильного оформления в трудовой книжке. В этой статье мы разберём пошагово, какие записи необходимо сделать, какие документы подготовить и как оформить выдачу книжки родственнику.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, должности, начисления и увольнения работника. При смерти работника она становится «завернутой» записью о прекращении трудового договора.

Основные юридические требования

• Федеральный закон от  № 439-ФЗ «О трудовой книжке».
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок 2022).
• Форма приказа об увольнении в связи со смертью работника.
• Форма расписки о передаче трудовой книжки родственнику.

Шаги по заполнению трудовой книжки после смерти работника

Получение свидетельства о смерти

Свидетельство о смерти – основной документ, подтверждающий факт и дату смерти. Важно иметь оригинал или нотариально заверенную копию.

Издание приказа об увольнении

После получения свидетельства работодатель издаёт приказ об увольнении. В приказе указывается:

• Номер и дата приказа.
• Дата и место смерти.
• Причина увольнения – «в связи со смертью».

Запись в трудовую книжку

В трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора. Пример оформления:

№ 1Порядок: 1
Содержание: Работа прекращена в связи со смертью.
Дата и номер приказа: № 001/2026
Свидетельство о смерти: № 12345 от 

В графе 3 указывается «Работа прекращена в связи со смертью», а в графе 4 – дата и номер приказа. В графе 5 указывается дата смерти, а в графе 6 – сведения о свидетельстве (номер, дата выдачи).

Запись в книгу учета движения трудовых книжек

Если трудовая книжка была передана родственнику, в книгу учета движения трудовых книжек необходимо внести запись:

• Дата выдачи.
• ФИО родственника.
• Сведения о передаче (расписка).

Сдача формы ЕФС‑1 в СФР

На следующий рабочий день после издания приказа об увольнении работодатель обязан сдать в СФР форму ЕФС‑1, заполненную в подразделе 1.1 для умершего работника.

Выдача трудовой книжки родственнику

Подготовка расписки

При выдаче книжки родственнику оформляется расписка. Пример формы (подготовлен для системы «ГАРАНТ», март 2025):

Я, ФИО, паспорт серия ___ № ___, выдан ___, код подразделения ___,
зарегистрированный по системе ГАРАНТ,
принимаю трудовую книжку умершего работника
ФИО работника, дата рождения ___, дата смерти ___,
свидетельство о смерти № ___ от ___;

Что включать в расписку

• ФИО и паспортные данные родственника.
• Сведения о передаче (дата, место).
• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, дата смерти).
• Сведения о свидетельстве о смерти.

Что делать, если трудовая книжка не востребована

Если родственники не пришли за книжкой, последующие графы книги учета движения трудовых книжек (графы 12–13) остаются незаполненными. В этом случае в трудовой книжке остаётся только запись о прекращении трудового договора.

Пример заполнения всех документов

Приказ об увольнении

ПРИКАЗ
об увольнении

№ 001/2026
от 

В связи со смертью работника
ФИО работника
дата рождения ___
дата смерти 
прекращаем трудовой договор с ним
с 

Запись в трудовой книжке

№ 1
Порядок: 1
Содержание: Работа прекращена в связи со смертью.
Дата и номер приказа: № 001/2026
Свидетельство о смерти: № 12345 от 

Расписка о передаче

Я, ФИО родственника, паспорт серия ___ № ___, выдан ___,
принимаю трудовую книжку умершего работника
ФИО работника, дата рождения ___, дата смерти ,
свидетельство о смерти № 12345 от .

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли оставить трудовую книжку в архиве? – Да, если родственники не пришли за ней, книжку можно хранить в архиве, но в книге учета движения трудовых книжек необходимо указать дату и причину хранения.
• Нужно ли сдать форму ЕФС‑1 в СФР? – Да, это обязательное действие после увольнения в связи со смертью.
• Как оформить выдачу книжки, если родственник не имеет паспортных данных? – В таком случае оформляется доверенность от наследников.
• Можно ли изменить запись в трудовой книжке после смерти? – Любые изменения возможны только в случае ошибки, но они должны быть документально подтверждены.

Правильное оформление трудовой книжки после смерти работника – важный элемент соблюдения законодательства. Следуйте приведённым шагам, используйте готовые формы из «КонсультантПлюс» и «ГАРАНТ», и убедитесь, что все документы оформлены корректно. Это избавит работодателя от возможных штрафов и обеспечит законность передачи книжки родственнику.