Оформление трудовой книжки — одна из важнейших кадровых процедур. Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работника. Хотя с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему сохраняет свою актуальность. Работодатели обязаны продолжать вести бумажные трудовые книжки для тех сотрудников, которые ранее подали заявление об отказе от перехода на ЭТК, а также по-прежнему отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку сотруднику, приведем наглядный пример заполнения и рассмотрим важные нюансы, о которых должен знать каждый кадровик и руководитель.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем перейти к конкретному примеру, необходимо вспомнить базовые правила, установленные Постановлением Правительства РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

• Записи производятся аккуратно, без помарок и сокращений.
• Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).
• Записи нумеруются в пределах соответствующего раздела. Вы должны внести запись в соответствии с нумерацией, которая следует из ранее внесенных данных в этой графе.
• Новый работодатель не обязан перепроверять или исправлять записи предыдущих работодателей.
• Все сведения заверяются подписью работодателя и печатью (при наличии).

Оформление трудовой книжки впервые (для нового сотрудника)

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку. Для этого используется бланк строгой отчетности.

ьный лист

На ьном листе указываются персональные данные работника:

1. Фамилия, Имя, Отчество — в точном соответствии с паспортом.
2. Дата рождения.
3. Образование — на основании документа об образовании (диплома, аттестата).
4. Профессия, специальность — если указана в документе об образовании.
5. Дата заполнения.
6. Подпись работника.
7. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации.

Пример внесения записи о приеме на работу

Самый частый случай оформления — запись о приеме на работу. Она вносится в раздел «Сведения о работе».

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу.
• Графа 3 (Сведения о приеме…): В виде заголовка пишется полное и сокращенное наименование организации. Под ним вносится запись о должности и структурном подразделении.
• Графа 4 (Наименование, дата и номер документа…): Указывается реквизиты приказа о приеме.

Наглядный пример заполнения

Предположим, сотрудник Иванов Иван Иванович принимается на должность инженера-программиста в ООО «ТехноСтарт» 23 мая 2026 года.

Запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

• Графа 1: 11 (следующий номер после последней записи)
• Графа 2: 23 05 2026
• Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСтарт» (ООО «ТехноСтарт»)
  Принят в отдел разработки на должность инженера-программиста.
• Графа 4: Приказ от № 15-к

Пример внесения записи об увольнении

Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». При этом обязательно указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.

Пример заполнения при увольнении по собственному желанию

Сотрудник увольняется 15 июня 2026 года по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.

• Графа 1: 12
• Графа 2: 15 06 2026
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
• Графа 4: Приказ от № 24-к

После внесения записи об увольнении необходимо заверить все записи, сделанные в данной организации. Для этого ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации. Работник также ставит свою подпись в личной карточке и в трудовой книжке.

Важные нюансы в эпоху электронных трудовых книжек

Как уже упоминалось, с 1 января 2026 года завершается переход на ЭТК. Что это значит для работодателя?

1. Сохранение бумажного формата: Если сотрудник ранее выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать ее вести параллельно с электронной.
2. Выдача бумажной книжки на время: Сотруднику на время надо выдать его бумажную трудовую книжку под роспись, если она ему необходима для оформления пенсии, социальных выплат или других подобных нужд. При этом в книгу учета движения трудовых книжек вносится соответствующая отметка.
3. Утрата бумажной книжки: Эксперты Роструда разрешили работодателю оформить дубликат трудовой книжки сотруднику, который перешел на электронный вариант и потерял бумажный оригинал. В дубликат переносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально.
4. Отчетность: Работодателям необходимо своевременно отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.

Ответственность за нарушение правил оформления

Нарушение правил ведения, хранения, учета или выдачи трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Правильное оформление трудовой книжки сотруднику — это не просто формальность, а гарантия защиты прав работника на будущую пенсию и подтверждение его профессионального пути. Приведенный выше пример оформления поможет избежать типичных ошибок. Внимательность, аккуратность и строгое следование нормативным актам — главные правила работы с этим важнейшим документом, даже в условиях постепенного перехода на электронный формат.