Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Её правильное оформление и своевременное заполнение являются обязательным условием для любой организации. В 2026 году процесс оформления претерпел значительные изменения, в частности переход на электронный формат. Ниже подробно рассматриваем, с чего начинается оформление трудовой книжки, какие правила необходимо соблюдать и как правильно вести её в электронном виде.

Общие требования к оформлению

Оформление трудовой книжки регулируется ТК РФ и инструкциями Министерства труда. Основные требования:

• Сроки выдачи – в течение пяти рабочих дней с даты приёма сотрудника.
• Цвет чернил – записи должны быть сделаны чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
• Хронологичность – все записи в книжке должны быть последовательными и не допускать «пропусков».
• Вкладыш – если в книжке заполняются все страницы одного раздела, допускается добавление вкладыша, который считается её неотъемлемой частью.

Какие сведения вносятся в книжку

В графе 13 (поле «Выдача на руки») указываются сведения, полученные на основании письменного заявления сотрудника о предоставлении информации о его трудовой деятельности. Подпись сотрудника ставится при получении книжки.

Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки

1. Сбор необходимых документов – паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом (или иные документы об образовании).
2. Оформление приёма на работу – подписание трудового договора и выдача приказа о приёме.
3. Заполнение титульного листа – ФИО, должность, подразделение, дата рождения, место рождения, сведения о семье (при необходимости).
4. Запись о приёме – в соответствующую графу вносится дата начала работы, место работы, должность, условия труда.
5. Ведение истории работы – при переводе, повышении, изменении условий или увольнении вносятся соответствующие записи.
6. Оформление дубликата – при потере оригинала заполняется новый титульный лист, а все прежние записи копируются в новый документ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года многие организации переходят на электронный формат. Электронная трудовая книжка имеет те же юридические свойства, что и бумажный вариант, но обладает рядом преимуществ.

Преимущества ЭТК

• Скорость выдачи и обновления данных.
• Удобный доступ к информации через Госуслуги и СФР.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Возможность автоматически формировать выписки и отчёты.

Как оформить ЭТК

1. Соберите документы, перечисленные в пункте 1.
2. Подайте заявление в отдел кадров или в ПФР через личный кабинет на портале Госуслуги.
3. После подтверждения приёма на работу система автоматически создаст ЭТК.
4. Сотрудник получает уведомление о готовности электронного документа и может скачать его в личном кабинете.
5. При необходимости – запросить выписку через Госуслуги, МФЦ или СФР.

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена следующими способами:

• Через портал Госуслуги – в разделе «Трудовая книжка» выбираете «Получить выписку» и указаете период.
• В МФЦ – обращаетесь к специалисту, который формирует документ на месте.
• В ПФР – через личный кабинет на сайте ПФР.
• У работодателя – запрос в кадровый отдел.

Частые ошибки при оформлении

• Неправильный цвет чернил – записи должны быть сделаны только чёрным, синим или фиолетовым.
• Пропуск дат или неверное указание места работы.
• Отсутствие подписи сотрудника в графе 13.
• Неправильное оформление вкладыша – он должен быть оформлен в соответствии с тем же стандартом, что и основной документ.
• Несоблюдение сроков выдачи – документ должен быть выдан в течение пяти рабочих дней.

Оформление трудовой книжки – важный процесс, требующий внимательности и соблюдения установленных норм. В 2026 году работодатели могут выбрать между традиционной бумажной формой и её электронным аналогом. Главное – своевременно собрать необходимые документы, правильно заполнить титульный лист и вести хронологию записей. При правильном подходе трудовая книжка станет надёжным подтверждением трудового стажа сотрудника и будет востребована в любой административной или судебной процедуре.

Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: КонсультантПлюс, Портал Госуслуг, Служба федеральной регистрации и Трудовой кодекс РФ.