Согласно действующему законодательству РФ (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О страховых пенсиях», нормативные акты Пенсионного фонда и разъяснения Роструда) отсутствие у кандидата трудовой книжки не является абсолютным препятствием для заключения трудового договора. Однако работодатель должен соблюсти определённые процедуры, чтобы избежать рисков и возможных штрафов.

Когда закон допускает отсутствие трудовой книжки

• Утрата, повреждение или уничтожение трудовой книжки сотрудником (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
• Первое трудоустройство после 31 декабря 2020 года – сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде (ЭТК).
• Работа по совместительству – трудовая книжка находится у работника на основном месте работы, поэтому при оформлении совместительства её предъявление не требуется.
• Отказ сотрудника предъявить книжку по личным причинам (например, не хочет делать запись о новом месте работы) – в этом случае работодатель может оформить трудовые отношения, но обязан обеспечить ведение учёта в электронной форме.

Порядок действий работодателя при отсутствии трудовой книжки

1. Запрос документов, подтверждающих трудовой стаж:
   • Справка о трудовой деятельности (СТД‑СФР) – можно получить в МФЦ, отделении СФР или на портале госуслуг.
   • Заверенная копия приказа о предыдущем приёме на работу, трудовой договор, выписка из приказов о переводе/увольнении.
   • Если документа нет – запрос в Пенсионный фонд РФ о предоставлении сведений о стаже (бесплатно, на бумажном носителе).
2. Оформление заявления сотрудника о отсутствии трудовой книжки (указывается причина: утрата, повреждение, первое трудоустройство и т.д.).
3. Решение о способе ведения трудовой книжки:
   • Если у сотрудника уже есть бумажная книжка – оформить дубликат или новую книжку на основании заявления и предоставленных справок.
   • Если сотрудник впервые устраивается после 2020 года или предпочитает электронный формат – завести электронную трудовую книжку (ЭТК) через личный кабинет на портале «Работа в России» или через работодателя (сдача формы СЗВ‑ТД в ПФР).
4. Оформление трудового договора с указанием, что ведение трудовой книжки будет осуществляться в электронной форме (или что будет выдан дубликат бумажной книжки).
5. Сдача отчётности:
   • Форма СЗВ‑ТД (сведения о приёме, переводе, увольнении) – подаётся в ПФР не позднее следующего рабочего дня после события.
   • При наличии бумажной книжки – внесение записи о приёме в неё и заверение подписью работодателя и печатью организации.

Особенности оформления электронной трудовой книжки

С 1 января 2021 года ведение трудовой книжки в электронном виде стало обязательным для всех новых сотрудников, принятых после этой даты. Работодатель обязан:

• Получить согласие сотрудника на ведение ЭТК (можно оформить в заявлении о приёме).
• Передать сведения о приёме, переводе или увольнении в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
• Обеспечить доступ сотрудника к своей электронной книжке через личный кабинет на портале госуслуг или через работодателя (выдача справки СТД‑СФР по запросу).

Если сотрудник отказывается от ЭТК и настаивает на бумажном варианте, работодатель должен оформить дубликат бумажной трудовой книжки на основании предоставленных справок и заявления.

Ответственность работодателя за нарушение порядка оформления

Несоблюдение требований по ведению трудовой книжки может повлечь:

• Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
• Возможные трудовые споры: сотрудник может потребовать восстановления нарушенных прав (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии).
• Риски при проверках со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и Пенсионного фонда.

Чтобы минимизировать риски, рекомендуется:

1. Завести внутренний регламент приёма на работу без трудовой книжки.
2. Обучить кадровую службу работе с формой СЗВ‑ТД и порталом госуслуг.
3. Хранить копии всех подтверждающих документов (справки, заявления, приказы) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.
4. Регулярно проводить внутренний аудит соблюдения порядка ведения трудовых книжек (бумажных и электронных).

Практический пример: оформление приёма сотрудника с утратой трудовой книжки

1. Сотрудник сообщает, что трудовая книжка утеряна.
2. Он подаёт заявление об утрате и предоставляет справку СТД‑СФР, полученную в МФЦ.
3. Кадровик проверяет справку, оформляет дубликат бумажной трудовой книжки (или соглашается на ведение ЭТК, если сотрудник согласен).
4. Оформляется трудовой договор с указанием формы ведения книжки.
5. В день приёма подаётся форма СЗВ‑ТД в ПФР.
6. Дубликат книжки заверяется печатью и подписью директора; копия хранится в личном деле.

Приём на работу без трудовой книжки возможен и законен при соблюдении определённых условий:

• Наличие уважительной причины отсутствия книжки (утрата, повреждение, первое трудоустройство после 2020 года, работа по совместительству).
• Получение и оформление документов, подтверждающих трудовой стаж (справка СТД‑СФР, заверенные копии приказов и т.д.).
• Оформление заявления сотрудника о причине отсутствия книжки.
• Выбор формы ведения трудовой книжки (бумажная дубликат или электронная) и последующее внесение записи о приёме;
• Своевременная сдача формы СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд.
• Соблюдение требований по хранению документов и недопущение административной ответственности.

Следуя данному алгоритму, работодатель сможет легально оформить трудовые отношения, избежать штрафов и обеспечить защиту прав сотрудника на подтверждение своего трудового стажа.