Самое главное помнить: Отсутствие у соискателя трудовой книжки (ТК) не является законным препятствием для приема на работу и заключения трудового договора. Работодатель обязан рассмотреть кандидата на общих основаниях. Однако этот факт создает определенные procedural и правовые нюансы, которые необходимо понимать обеим сторонам.

Правовая основа: почему можно принять без ТК

Ключевым нормативным актом является Постановление Правительства РФ № 1635 (п. 1.6), которое прямо указывает, что представление трудовой книжки не входит в перечень обязательных документов при приеме на работу (ст. 65 Трудового кодекса РФ);

Это положение подтверждается и разъяснениями контролирующих органов. Так, в Письме Роструда от № ПГ/30991-6-1 указано, что если работник потерял ТК в период неработаемого времени и имеет заявление о ведении сведений в электронной форме (ЭТК), это не является основанием для отказа в приеме на работу.

Алгоритм действий для работодателя при приеме сотрудника без ТК

Если кандидат заявляет, что потерял бумажную трудовую книжку, работодателю следует действовать по следующему плану:

1. Принять письменное заявление от соискателя. В нем он должен указать причины утраты ТК и подтвердить, что ранее не подавал заявление на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) и не получал дубликат.
2. Заключить трудовой договор. Отсутствие ТК не является препятствием. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» трудового договора (или в отдельном документе) нужно сделать соответствующую запись об отсутствии ТК у работника.
3. Оформить новую (дубликат) бумажную трудовую книжку. Поскольку у работника нет предыдущей ТК, новый работодатель обязан выдать ему дубликат (Минтруд разъяснил эту процедуру). Это новая, пустая книжка, в которую будут вноситься записи о работе в данной организации.
4. Учесть предыдущий стаж. Критически важный момент: Если у работника нет ни самой ТК, ни выписки из нее (СТД-Р), ни заявления об ЭТК, то его предыдущий трудовой стаж для нового работодателя не будет подтвержден и учтен. Работодатель будет вести учет только с момента приема на работу в его организации. Это напрямую влияет на расчет отпусков, увольнения по сокращению и будущую пенсию работника.

Что должен сделать соискатель, потерявший трудовую книжку?

Чтобы минимизировать проблемы и сохранить свой стаж, соискателю необходимо:

• Обратиться к последнему работодателю. Это первое и основное действие. По закону, в случае утраты ТК (вкладыша) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня утраты для получения дубликата или выписки (п. 1.6 Постановления № 1635).
• Обратиться в Пенсионный фонд (ПФР) или МФЦ («Мои документы»). Если прошлый работодатель не реагирует или его нет, можно запросить выписку из индивидуального лицевого счета (СЗВ-СТАЖ) в ПФР. Этот документ содержит информацию о страховом стаже, но не заменяет полностью трудовую книжку, так как в нем нет записей о конкретных должностях и местах работы в деталях.
• Подать заявление на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК). Это современная и удобная практика. Заявление подается через портал Госуслуг или лично в ПФР. После этого все будущие сведения о работе будут храниться в электронном виде, а бумажная ТК перестает быть необходимой.

Основные риски и нюансы

Риск для работодателя:

Кандидат может «лукавить» о потере ТК, чтобы скрыть факт продолжения работы по месту предыдущей занятости (что является нарушением и основанием для увольнения) или наличие неблагоприятных записей (например, увольнение за прогул). Это создает риски при последующих проверках или спорах.

Риск для соискателя:

Главный риск — утрата подтвержденного трудового стажа. Если не восстановить выписку или дубликат с предыдущих мест работы, новый работодатель не сможет зачесть этот стаж. Это приведет к:

• Увеличению количества дней для оплачиваемого отпуска.
• Уменьшению размера выходного пособия при увольнении по сокращению;
• Неправильному расчету пенсионных коэффициентов в будущем.

1. Работодатель: Принимайте на работу без ТК, но оформите дубликат. Требуйте от соискателя письменное заявление об утрате. Учитывайте, что предыдущий стаж без документов подтвержден не будет.
2. Соискатель: Не тяните с восстановлением. В первую очередь ищите последнего работодателя для получения дубликата или выписки. Параллельно подайте заявление на ЭТК в ПФР. Сохраняйте все полученные документы.
3. Идеальный вариант: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). Она исключает проблемы с утерей, повреждением и необходимостью восстановления бумажного носителя. Все сведения хранятся в защищенной базе ПФР.

Информация в статье актуальна на 21 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 1635) и официальных разъяснениях Роструда и Минтруда.